Бюджетный учет

Учет канцтоваров: справочник бухгалтера-бюджетника

Как отразить в бухгалтерском учете расходы на приобретение канцелярских принадлежностей? На какие КВР и коды КОСГУ они относятся?
Учет канцтоваров: справочник бухгалтера-бюджетника

Как отразить в бухгалтерском учете расходы на приобретение канцелярских принадлежностей? На какие КВР и коды КОСГУ они относятся? Как учитываются указанные объекты: в составе основных средств или материальных запасов? Ответы на эти вопросы — в статье.

Основные средства или материалы?

Отнесение материальных ценностей к соответствующей группе нефинансовых активов (основные средства или материальные запасы) входит в компетенцию образовательного учреждения, которое самостоятельно принимает решение исходя из установленных в учетной политике способов ведения бухгалтерского (бюджетного) учета, функциональной и экономической направленности производимых расходов, принимая во внимание положения инструкций №157н[1], 162н[2], 174н[3], 183н[4], СГС "Основные средства"[5] и СГС "Запасы«[6].

Главным критерием в данном случае будет срок полезного использования. Если он превышает 12 месяцев, то канцелярские принадлежности включаются в состав основных средств, если нет — в состав материальных запасов.

Особенности учета канцтоваров

Учет в составе основных средств

Канцтовары, отнесенные к основным средствам (калькуляторы, дыроколы, брошюровщики, переплетчики бумаги, ножницы, лотки для бумаги, подставки для канцелярских мелочей и другие аналогичные принадлежности, которые используются более года), учитываются на счете 0 101 06 000 «Инвентарь производственный и хозяйственный» (п. 53 Инструкции №157н).

Формирование первоначальной стоимости канцтоваров осуществляется на счете 0 106 01 000 «Вложения в основные средства» (п. 130 Инструкции №157н).

Расходы на их приобретение отражаются по КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» в увязке со статьей 310 «Увеличение стоимости основных средств» КОСГУ (п. 48.2.4.4 Порядка №85н[7], 11.1 Порядка №209н[8]).

Канцтовары, стоимость которых не превышает 10 000 руб., при выдаче их в эксплуатацию списываются с балансового учета и отражаются на забалансовом счете 21 «Основные средства в эксплуатации» (п. 39 СГС «Основные средства», п. 50, 373 Инструкции №157н). Принятие таких объектов к забалансовому учету осуществляется на основании ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) либо накладной на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (ф. 0504102) одним из следующих способов:

— в условной оценке «один объект — один рубль»;

— по балансовой стоимости введенного в эксплуатацию объекта, если такой способ оценки предусмотрели в учетной политике.

На канцтовары стоимостью от 10 000 до 100 000 руб. начисляется амортизация в размере 100 % балансовой стоимости при выдаче их в эксплуатацию (п. 39 СГС «Основные средства», п. 92 Инструкции №157н). Внутреннее перемещение этих объектов в учреждении оформляется требованием-накладной (ф. 0315006).

Выбытие канцтоваров как с балансового, так и с забалансового учета производится на основании акта приема-передачи объектов нефинансовых активов (ф. 0504101) либо акта о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0504104).

За счет субсидии на выполнение государственного задания образовательное учреждение (является автономным) приобрело у сторонней организации брошюровщик на сумму 8 000 руб. Оплата товара произведена с лицевого счета, открытого учреждению в ОФК. Комиссией по поступлению и выбытию активов принято решение учитывать брошюровщик в составе основных средств (код 330.28.99.11 ОКОФ). Он используется в основной деятельности учреждения, не облагаемой НДС.

Согласно Инструкции №183н в бухгалтерском учете данные операции отразятся следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Отражены вложения в объект основных средств — брошюровщик

4 106 31 310

4 302 31 734

8 000

Погашена задолженность перед сторонней организацией

4 302 31 834

4 201 11 610

Забалансовый счет 18

8 000

Принят к учету брошюровщик

4 101 36 310

4 106 31 310

8 000

Выдан брошюровщик в эксплуатацию

4 109 80 271*

4 101 36 410

8 000

Отражено увеличение забалансового счета

Забалансовый счет 21

 

1

* Предусмотрен учетной политикой учреждения.

Учет в составе материалов

Канцтовары, отнесенные к материальным запасам (бумага, ручки, карандаши, стержни, папки, скрепки и иные материалы, которые используются 12 месяцев и меньше), учитываются на счете 0 105 06 000 «Прочие материальные запасы» (п. 118 Инструкции №157н).

Для учета вложений в объеме фактических затрат учреждения в материальные ценности (канцтовары) при их приобретении используется счет 0 106 04 000 «Вложения в материальные запасы» (п. 133 Инструкции №157н).

Расходы на их покупку отражаются по КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» в увязке с подстатьей 346 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов» КОСГУ (п. 48.2.4.4 Порядка №85н, п. 11.4.6 Порядка №209н).

В зависимости от порядка приобретения и (или) использования канцтовары можно учитывать (п. 8 СГС «Запасы», Письмо Минфина РФ от 01.08.2019 №02-07-07/58075):

— в номенклатурных (реестровых) единицах;

— партиями, однородными (реестровыми) группами запасов.

Номенклатурную единицу целесообразно применять в случае необходимости ведения раздельного аналитического учета однородных материальных запасов, выпущенных разными производителями, имеющих разные артикулы, торговые марки, размеры, сорт.

Учет партиями ведется при массовых продажах. К уникальным товарам данная единица учета не применяется.

Однородная группа материальных запасов позволяет оптимизировать учетные процедуры, уменьшить затраты, связанные с ведением учета. Например, бумагу для офисной техники разных торговых марок при совпадении количества листов в пачках и формата можно учитывать по однородной группе «Бумага для офисной техники формата A4».

Выбранный способ учета канцтоваров следует закрепить в учетной политике учреждения.

Аналитический учет канцтоваров ведется по группам (видам), наименованиям, сортам и количеству в разрезе материально ответственных лиц и (или) мест хранения в карточках количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041) (п. 119 Инструкции №157н).

В целях перемещения канцелярских товаров внутри учреждения оформляется требование-накладная (ф. 0504204).

Списание канцтоваров с балансового учета при выдаче в эксплуатацию осуществляется по фактической стоимости каждой единицы или по средней фактической стоимости на основании ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) или акта о списании материальных запасов (ф. 0504230). Способ списания закрепляется в учетной политике учреждения.

Казенное дошкольное образовательное учреждение приобрело через подотчетное лицо канцтовары (бумагу, папки-скоросшиватели, ручки, блокноты). Подотчетные средства в размере 5 000 руб. были зачислены на банковскую карту учреждения, выданную работнику. Работник снял с карты наличные деньги через банкомат и приобрел канцтовары на сумму 4 950 руб. Неиспользованные денежные средства в сумме 50 руб. внесены работником на карту через банкомат и в этот же операционный день зачислены на лицевой счет учреждения. На основании авансового отчета канцтовары были приняты к учету, а потом выданы в пользование сотрудникам учреждения.

В соответствии с Инструкцией №162н в бюджетном учете отразятся следующие записи:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Перечислена на банковскую карту учреждения подотчетная сумма на покупку канцтоваров

1 210 03 561

Забалансовый счет 17

1 304 05 346

5 000

Получена работником подотчетная сумма через банкомат

1 208 34 567

1 210 03 661

Забалансовый счет 18

5 000

Приняты к учету канцтовары на основании авансового отчета

1 105 36 346

1 208 34 667

4 950

Внесен неиспользованный остаток подотчетной суммы на банковскую карту

1 201 23 510

Забалансовый счет 17

1 208 34 667

50

Зачислены неиспользованные денежные средства на лицевой счет учреждения

1 304 05 346

1 201 23 610

Забалансовый счет 18

50

Списаны на расходы выданные канцтовары

1 401 20 272

1 105 36 446

4 950

* * *

Отнесение канцтоваров к соответствующей группе нефинансовых активов (основные средства или материальные запасы) входит в компетенцию образовательного учреждения, которое принимает решение по данному вопросу в соответствии с положениями действующих нормативных правовых актов по ведению учета и несет ответственность за правильность принятого им решения.

Канцелярские принадлежности, которые планируется использовать в деятельности учреждения более года, учитываются в составе основных средств на счете 0 101 06000, расходы на их приобретение отражаются по КВР 244 и статье 310 КОСГУ. Принадлежности со сроком использования менее года — в составе материальных запасов на счете 0 105 06 000 с отнесением расходов на их приобретение на КВР 244 и подстатью 346 КОСГУ.


[1] Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

[2] Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.

[3] Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.

[4] Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.

[5] Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Основные средства», утв. Приказом Минфина РФ от 31.12.2016 № 257н.

[6] Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Запасы», утв. Приказом Минфина РФ от 07.12.2018 № 256н.

[7] Порядок формирования и применения кодов бюджетной классификации РФ,
утв. Приказом Минфина РФ от 06.06.2019 № 85н.

[8] Порядок применения классификации операций сектора государственного управления, утв. Приказом Минфина РФ от 29.11.2017 № 209н.

 

🔍 Узнайте то, чего нет в интернете!

💼 Главбух на УСН
Экспертные лайфхаки и методы, проверенные практикой.
💰 Цена: 4 500 ₽ 15 950 ₽
Подробнее

📊 ОСНО: налоговая отчетность
Тонкости отчетности от ведущих специалистов.
💰 Цена: 4 200 ₽ 15 990 ₽
Подробнее

🎓 Профессия бухгалтер с нуля
Секреты профессионалов для старта карьеры.
💰 Цена: 4 900 ₽ 19 900 ₽
Подробнее

🚀 Знания, которые вы не "нагуглите"! Начните обучение сейчас!

Каталог курсов

Начать дискуссию


Похожие материалы

С 01.03.2025 налоговые не будут принимать доверенности по формату версии 5.01

Новый формат доверенности позволяет дать полномочия сразу нескольким представителям, также в ней есть право последующего передоверия.

АУСН

📃 С 1 марта АУСН можно применять в ДНР

Донецкая Народная Республика с 01.03.2025 вводит на своей территории специальный налоговый режим АвтоУСН.

Госпошлина

За оформление наследства нет госпошлины, если наследник и наследодатель жили вместе

За выдачу свидетельства о праве на наследство уплачивается госпошлина 0,3% от стоимости имущества (дети, родители, супруги) или 0,6% (остальные наследники). Но госпошлины может не быть.

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Ипотека

Просроченная задолженность по ипотеке достигла рекордных 95 млрд рублей (данные ЦБ)

Это пока не угрожает финансовой стабильности банков и по-прежнему не превышает 1% в общем ипотечном портфеле.

Ипотека

«Домклик»: ставки по ипотеки будут постепенно снижаться

На фоне высокой ключевой ставки покупатели не рискуют оформлять ипотеку. В течение года рынок недвижимости может столкнуться с отложенным спросом, тогда ставки начнут падать.

Банки

Инициативы и прогнозы ЦБ, озвученные на ежегодной встрече с банкирами

Мы подготовили обзор других важных инициатив и прогнозов ЦБ, представленных на ежегодной встрече с банкирами.

Ольга

Требование налоговой

Индивидуальный предприниматель на УСН Д-Р занимается купле-продажей недвижимого имущества и земли (далее объекты). За 2023 год ИП отчитался по УСН и включил все...

Читать полностью

Эксперты:

Надежда Камышева и еще 1

Александр Анищенко
Эксперт

Добрый день!

По срокам спорить бессмысленно. Почти все суды считают сроки проверок «резиновыми».

Спорить нужно по существу. Пишите возражения на...

Читать полностью

От суммы отсрочки или рассрочки по налогам зависит место подачи заявления

Налоговики напомнили порядок предоставления отсрочки или рассрочки по уплате налогов для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

ГК РФ

Кабмин определил пять критериев для особого проведения общих собраний акционеров

С 25.02.2025 акционерные общества, соответствующие одному из пяти критериев, получили право применять особый порядок проведения общих собраний.

⚡️ В справке о сальдо ЕНС появились расчет сумм пени, детализация отрицательного сальдо и другие подробности. «Ночной бухгалтер» № 1880

Справка о сальдо стала более детальной. Запросить в налоговой можно всю справку или отдельные приложения к ней.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Налог на прибыль

Первоначальную стоимость НМА можно завышать в два раза, если это российское ПО

Применять повышающий коэффициент 2 для расходов при расчете налога на прибыль допустимо только при первоначальном создании или приобретении программ для ЭВМ, но не при их последующей доработке.

Обзоры новостей

⚡️ Итоги дня: Ozon увеличил оборот на 64%, цены на масло стали падать, а больше всего пивных магазинов в Краснодарском крае

Подготовили обзор главных событий дня — 27 февраля 2025 года. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Кредитные карты

У банка Ozon могут появиться кредитные карты

Ozon Fintech пока что не раскрывает детали проекта с кредитными картами. В 2025 году компания также установит первые собственные банкоматы.

Обучение для бухгалтеров

Не забудьте уплатить налоги в составе ЕНП — завтра крайний срок!

Завтра, 28 февраля, крайний срок уплаты налога на имущество, земельного и транспортного налога за 2024 год, НДФЛ за период с 1 по 22 февраля 2025 года, ежемесячных страховых взносов и др. Рассказываем, как правильно рассчитать и уплатить налоги в составе ЕНП по новым нормам 2025 года.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
ВЭД

Кабмин утвердил программу по продвижению российских брендов за рубежом

Участникам программы «Сделано в России» помогут выйти на зарубежные рынки, предоставят льготные кредиты и помощь с логистикой и сертификацией товаров.

Сальдо ЕНС

В справке о сальдо ЕНС теперь есть новые данные

С февраля 2025 изменились форма и формат справки о сальдо ЕНС.

Общество

🥞 А какой ты блинчик? Поздравляем «клерков» с Масленицей + опрос

Празднуем Масленицу с понедельника вовсю. Даже интерактив запустили — какой ты блинчик сегодня? Участвуете?

Трудовые проверки

9 индикаторов риска помогли Роструду восстановить права 8 тысяч сотрудников

Мониторинг предбанкротных состояний позволяет трудовым инспекторам заранее предупреждать нарушения и защищать права сотрудников еще до того, как они начнут жаловаться на работодателя.

НДФЛ

С 2024 года срок владения для НДФЛ при перепланировке квартир считают по-новому

В общем случае срок владения жильем для целей НДФЛ идет от даты госрегистрации права собственности на него. Но в прошлом году задним числом внесли поправки в НК по сроку владения квартирами после глобальной перепланировки (разделении, объединении).

Требования налоговиков о даче пояснений в рамках камеральной проверки. Что и как отвечать, чтобы избежать доначислений в 2025 году

«Золотое правило», которое стоит помнить каждому налогоплательщику:  в рамках камералки: нельзя истребовать допматериалы и пояснения, если этого не предусматривает пункт 7 статьи 88 НК РФ или если в Кодексе не установлено, что документы надо представлять вместе с декларацией.

Интересные материалы

Кадры

Московские таксисты с 1 марта начнут проходить обязательную аттестацию

Водители должны были в течение шести месяцев пройти тестирование на знание столицы, правил перевозки и действий при ЧС. Те, кто не успел, не должны выходить в рейс.