Перевод сотрудников на дистанционную работу: важные нюансы

Разберем основные правила перевода на удаленку. 

Как оформить перевод сотрудника на удаленную работу

Работник может трудиться удаленно:

• на постоянной основе;

• временно (до 6 месяцев непрерывно или чередуя дистанционную работу и работу в офисе).

По общему правилу, для перевода на удаленку как по инициативе работодателя, так и по инициативе работника нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. Исключение составляет случай временного перевода работника в соответствии со ст. 312.9 ТК РФ.

Дистанционная работа на постоянной основе

Сотрудник может начать трудиться дистанционно разными способами:

• работодатель может изначально принять его на удаленную работу;

• сотрудник может быть переведен на удаленку по своей инициативе;

• сотрудник может быть переведен по инициативе работодателя.

Разберем каждый вариант подробно.

Прием сотрудника на дистанционную работу

Дистанционная работа имеет для работодателя и сотрудника ряд преимуществ.

Во-первых, работодателю не нужно организовывать рабочие места, что позволяет сэкономить на аренде помещения, стоимости офисной мебели и так далее.

Во-вторых, удаленный сотрудник зачастую более эффективен, чем тот, что трудится в офисе, так как не обязан высиживать необходимое время, тратя его в том числе на бесполезные дела.

В-третьих, снимается транспортная проблема. Работодатель не должен заботиться о доставке персонала, а сотрудники, в свою очередь, не тратят время на дорогу.

Для приема на удаленку работодателю необходимо:

1) получить от будущего сотрудника обязательные документы, в частности: паспорт, трудовую книжку (в случае ее ведения) или сведения о трудовой деятельности, документ (в том числе электронный), подтверждающий его регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета (СНИЛС) и так далее (ст. 65 ТК РФ).

Работник, впервые заключающий трудовой договор, имеет право выбора самостоятельно получить СНИЛС или сделать это через работодателя (ч. 4 ст. 312.2 ТК РФ, письмо ПРФ от 28.06.2019 № 09-19/13246). Будущий сотрудник может направить необходимые документы в электронной форме. Работодатель имеет право затребовать их нотариально заверенные копии (ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ).

2) ознакомить поступающего на дистанционку с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его работой (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Это можно сделать, обменявшись электронными документами;

3) оформить трудовой договор (ч. 1 ст. 56, ст. 67, ч. 1 ст. 312.2 ТК РФ). Сделать это можно также электронно (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).

В договор должно быть обязательно включено условие о выполнении работником трудовой функции дистанционно (ч. 2 ст. 57, ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ). В нем нельзя прописывать условие о посещении работодателем сотрудника в течение рабочего дня для контроля рабочего процесса (письмо Роструда от 17.04.2021 № ПГ/08368-6-1).

4) издать приказ о приеме на работу (ч. 1 ст. 68 ТК РФ);

5) по желанию сотрудника внести запись о приеме на работу в трудовую книжку (в случае ведения). Если она утрачена, повреждена или ее нет по другой причине, сотрудник может написать заявление с просьбой оформить новую трудовую книжку. В нем следует указать причину отсутствия документа. Работодатель должен оформить новый документ (ч. 5 ст. 65, ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ, письмо Роструда от 31.03.2021 № ПГ/06237-6-1);

6) представить сведения о приеме на работу в ПФР (ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ).

Перевод работника на дистанционную работу по его инициативе

Сотрудник может выразить желание перевестись на дистанционку, например, по состоянию здоровья, в связи с необходимостью ухода за больным членом семьи и так далее. Для перевода ему необходимо написать заявление и указать в нем желаемый порядок удаленной работы (постоянно или временно). Если работодатель согласен на такой перевод, то стороны заключают допсоглашение к трудовому договору. В документе необходимо отразить способ выполнения дистанционной работы (непрерывное или периодическое выполнение), срок перевода (при наличии) (ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ).

Допсоглашение может быть оформлено путем обмена между работником и работодателем электронными документами с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи работодателя и усиленной квалифицированной электронной подписи или усиленной неквалифицированной электронной подписи работника (ч. 1 ст. 312.2, ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).

По письменному заявлению дистанционного сотрудника работодатель не позднее трех рабочих дней со дня получения такого заявления обязан направить ему оформленный надлежащим образом экземпляр допсоглашения на бумажном носителе (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ).

На основании допсоглашения работодатель должен издать приказ о переводе работника на удаленку. А также зафиксировать сведения о переводе в личной карточке работника.

Перевод сотрудника на удаленку не является кадровым мероприятием, поэтому не требует:

• внесения записи в трудовую книжку работника (при ее ведении) и в сведения о трудовой деятельности работника;

• представления сведений по форме СЗВ-ТД в органы ПФР (ст. 66, 66.1 ТК РФ, п. 2.4 ст. 11 Закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ, п. 1.4, пп. 2.5.3 порядка заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», утвержденного Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п).

Перевод работника на дистанционную работу по инициативе работодателя

По общему правилу, сотрудник может быть переведен на дистанционную работу по инициативе работодателя только при наличии согласия самого сотрудника (ст. 72 ТК РФ). Применяются те же правила, что и при переводе на удаленку по инициативе сотрудника, о которых мы рассказали выше.

Исключением из этого правила может служить случай, когда перевод происходит в связи с изменением организационных или технологических условий труда. Работодатель обязан уведомить об этом сотрудника, а также о причинах, вызвавших необходимость такого перевода, в письменной форме не позднее чем за два месяца (ч. 2 ст. 74 ТК РФ).

Если сотрудник не согласен на перевод, то работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся у него работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. Работодатель должен предложить все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях он обязан, если это предусмотрено коллективным или трудовым договором (ч. 3 ст. 74 ТК РФ, п. 16 Постановления Пленума Верховного Суда РФ «О применении судами Российской Федерации ТК РФ» от 17.03.2004 № 2).

При отсутствии вакансий или отказе работника от предложенных трудовой договор прекращается в соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (ч. 4 ст. 74 ТК РФ).

Если работник согласен перевестись на дистанционную работу, то стороны заключают допсоглашение к трудовому договору. На его основании работодатель издает приказ о переводе. Согласие работника на перевод может быть оформлено в самом приказе.

Временный перевод на удаленную работу

В исключительных случаях возможен временный перевод сотрудников на удаленку без их согласия. Под такими событиями понимают катастрофы, пожары, наводнения, землетрясения и тому подобное. Также перевод на удаленку может быть произведен по решению органа государственной власти или местного самоуправления (ч. 1 ст. 312.9 ТК РФ).

Перевод осуществляется только на период действия указанных обстоятельств. Вносить изменения в трудовой договор не требуется. По окончании срока перевода (но не позднее окончания обстоятельств, послуживших его основанием) работодатель обязан предоставить прежнюю работу  сотруднику, который должен приступить к ее выполнению (ч. 5 ст. 312.9 ТК РФ).

Для временного перевода на удаленку работодатель с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации должен принять локальный нормативный акт, содержащий

• причину перевода сотрудников на дистанционную работу, например, ссылку на нормативный акт региональных властей, предписывающий перевести на удаленку определенный процент персонала;

• список переводимых лиц;

• срок перевода, который не может превышать период наличия причины перевода;

• порядок обеспечения переводимых сотрудников оборудованием, программным оборудованием, средствами защиты информации;

• порядок организации труда на удаленке (периоды взаимодействия сотрудника и заказчика, порядок предоставления отчетов о проделанной работе);

• другие положения.

Работник, которого временно переводят на дистанционку, должен быть ознакомлен с указанным локальным нормативным актом способом, позволяющим достоверно подтвердить получение им такого акта (ч. 4 ст. 312.9 ТК РФ).

Работодатель должен обеспечить персонал оборудованием, программно-техническими средствами и средствами защиты информации. Это может быть ноутбук с установленными на него необходимыми программами и средствами защиты. При отсутствии такой возможности сотрудник может использовать свое оборудование. В этом случае работодатель должен выплачивать компенсацию или арендную плату за пользование таким оборудованием, а также покрывать другие расходы, связанные с удаленной работой. Например, оплачивать частично или полностью услуги связи (Интернет, телефон).

Временный перевод на удаленную занятость не может быть основанием для снижения зарплаты, а также не меняет порядок предоставления отпусков.

Если специфика работы не позволяет перевести сотрудника на удаленку либо работодатель не может обеспечить его необходимым оборудованием, время, в течение которого сотрудник не выполняет свою трудовую функцию, считается временем простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника. Больший размер оплаты может быть предусмотрен коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом (ч. 7 ст. 312.9 ТК РФ).