Автоматизация с 1С: какие подводные камни есть в проектах?

Совет № 1: разъясните максимально подробно все этапы автоматизации

Современный рынок предлагает множество инструментов для автоматизации учета. Чтобы выбрать наиболее эффективное решение, необходимо:

1. составить дорожную карту в соответствии с требованиями, которые были выдвинуты клиентом;
2. определить проблемные участки, при автоматизации которых компания может столкнуться с трудностями и проработать их до выбора финального решения;
3. рассчитать стоимость внедрения инструмента и сопровождения системы;
4. сравнить различные решения и помочь клиенту определить оптимальное.

Совет № 2: не обещайте невозможное

Самый распространенный вопрос, который заказчики обычно задают провайдеру, — можно ли ускорить сроки проекта? Ситуация усложняется, если компания переходит от одного провайдера к другому. В этом случае сроки проекта зависят от согласованности действий трех сторон, поэтому нужно учитывать существующие договоренности между старым провайдером и клиентом. Например, в какие сроки и в каком виде будет передана база данных.

Самый первый шаг в любом «сетапе» — подробное обсуждение всех деталей плана со всеми участниками, которые вовлечены в проект. Важно прийти к пониманию того, как именно будет реализовываться автоматизация. Только после этого можно запускать проект.

Пример

Клиент просит осуществить перевод компании с внешней системы SAP на систему 1С ЗУП 3.1. со штатом в 1 500 сотрудников за три месяца. Из своей практики мы знаем, что такой проект в рамках заданного бюджета занимает минимум семь месяцев — требуется заложить время на согласование технического задания, этапы разработки и тестирование пилотного проекта, учесть неизбежно возникающие форс-мажоры, связанные с человеческим фактором.

В этой ситуации важно объяснить:

• сколько времени уходит на сбор требований, написание технического задания и его последующее согласование;
• сколько времени занимает разработка с учетом переданных данных в том формате, который обязуется предоставить заказчик;
• сколько времени нужно отвести на тестирование.

Если для клиента критически важно запустить проект в сжатые сроки, то заказчику и поставщику нужно согласовать новые условия. Ускорение работ неизбежно приведет к росту стоимости проекта и невозможности реализации всего оговоренного функционала.

Задача провайдера и клиента — прийти к соглашению, учитывая интересы сторон и обговорив проблемы, о которых на этапе утверждения проекта часто забывают.

Например, распространенная ошибка, которая вызывает отклонения по срокам в процессе выполнения проекта, — несвоевременное предоставление или предоставление недостоверной информации со стороны заказчика. Чтобы обе стороны могли выполнить свои обязательства по задачам без нарушений, важно добиться утверждения реалистичного плана проекта именно на этапе планирования.

Совет № 3: вовлекайте сотрудников заказчика в проект

Обязательное условие, которое необходимо соблюсти на этапе согласования сроков, — добиться вовлеченности сотрудников заказчика в проект. Часто встречаются ситуации, когда провайдер с клиентом достигли договоренностей, согласовали и подтвердили объемы работ, но при этом не все участники проекта вникли в план проекта или требования.

В результате ряд задач вынужденно откладывается, потому что ответственный, например, за тестирование или согласование сотрудник выполняет работы с задержкой или делает это поверхностно. Чтобы этого избежать, стоит еще до старта проекта провести офлайн встречу со всеми участниками, обсудить предстоящие задачи и практические вопросы.

Совет № 4: объясните заказчику, что сроки проекта зависят от качества переданных данных

На этапе тендера у провайдера обычно нет возможности оценить качество предоставляемых клиентом данных — т. е. то, насколько переданная информация полная, достоверная и в каком формате она представлена. Этот фактор оказывает сильное влияние на сроки реализации проекта.

Пример

Например, к нам обратилась компания для перевода данных из «1С: Управление производственным предприятием» в «1С: Комплексная автоматизация». На этапе первичной оценки система казалось правильной и логичной, и только при переносе данных обнаружилось, что прежний провайдер вел двойной учет:

• бухгалтерские данные в отчетах не соответствовали данным в системе;
• присутствовали серьезные расхождения между бухгалтерским и управленческим учетами.

Как итог, заказчик получал отчеты без полноценного учета в разрезе номенклатур. Поэтому провести прямой перенос данных из одной учетной системы в другую, как это планировалось изначально, было невозможно, требовалось провести дополнительную трансформацию данных. Это отложило финальное завершение проекта еще на пять месяцев.

Итоги

Таким образом, затраты, прогнозируемые на начальном этапе проекта, могут оказаться не меньше фактических расходов и ресурсов, которые потребуются на этапе выполнения работ. Поэтому компаниям, которые решили автоматизировать свои бизнес-процессы, необходимо проводить более глубокий и тщательный анализ поставщиков, ресурсов, данных, сроков — всего, что может повлиять на успешное выполнение проекта.

Герои рождаются там, где плохо спланированы сроки, поэтому не стоит экономить усилий и времени на предварительной аналитике.