Как ИП выбрать кассовый аппарат

О переходе на онлайн-кассы для ИП в 2022 году

Отсрочки по онлайн-кассам для ИП перестали действовать 1 июля 2021 года. Напомним, что до указанного срока кассовые аппараты могли не применять ИП, у которых нет работников и которые продают товары собственного производства, оказывают услуги, выполняют работы (ст. 2 закона от 06.06.2019 № 129-ФЗ).

К последним относятся ИП, работающие только с организациями и другими ИП по безналичному расчету. А именно посредством перечисления денег на счета организаций и ИП в банках. Если же у ИП появляются расчеты банковской картой или смартфоном с использованием POS-терминала, то по ним нужно использовать ККТ (п. 9 ст. 2 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Есть и другие категории ИП, имеющие право вести деятельность без ККТ. При этом условием неприменения кассовых аппаратов может выступать:

• вид деятельности ИП;
• применяемая система налогообложения;
• место ведения деятельности.

Кому не нужна онлайн-касса в 2022 году: льгота по виду деятельности

В законе указан целый список видов деятельности, ведение которых позволяет ИП не применять ККТ (п. 2 ст. 2 закона № 54-ФЗ). Их можно сгруппировать.

Торговля

ИП может продавать без использования ККТ:

1. газеты и журналы на бумажном носителе. При этом не имеет значения, где именно идет торговля (Письмо Минфина от 25.07.2018 № 03-01-15/52308);
2. сопутствующие товары в газетно-журнальных киосках (исключение — товары, подлежащие обязательной маркировке). Но доля продажи газет и журналов должна составлять не менее 50% товарооборота. При этом учет торговой выручки от сопутствующих товаров и от газет/журналов должен вестись отдельно (абз. 2 п. 2, п. 8.1 ст. 2 закона № 54-ФЗ);
3. ценные бумаги;
4. бахилы в розницу;
5. различные товары на розничных рынках, ярмарках, выставках и т.д. (исключение — товары, подлежащие обязательной маркировке). Но если в таком месте организованной торговли ИП ведет торговую деятельность в магазине, павильоне, киоске, палатке, автолавке или на иной торговой точке, где обеспечивается демонстрация и сохранность товара, то он должен применять ККТ (абз. 6 п. 2, п. 8.1 ст. 2 закона № 54-ФЗ);
6. продовольственные и непродовольственные товары с рук, то есть заниматься разносной торговлей вне стационарной торговой сети. За некоторым исключением, например, нельзя продавать таким образом технически сложные товары, а также товары, подлежащие обязательной маркировке (абз. 7 п. 2, п. 8.1 ст. 2 закона № 54-ФЗ);
7. изделия народных художественных промыслов. Но реализовывать их должен изготовитель;
8. мороженое в киосках, а также в розлив безалкогольные напитки, молоко, питьевую воду;
9. квас, молоко, растительное масло, живую рыбу, керосин из автоцистерн;
10. сезонные овощи в развал;
11. входные билеты и абонементы в театры — государственные и муниципальные учреждения, при условии продажи с рук или лотка, но не через Интернет (п. 14 ст. 2 закона № 54-ФЗ).

Также льготой не могут воспользоваться продавцы подакцизных товаров (п. 8 ст. 2 закона № 54-ФЗ).

Услуги

ИП вправе без применения онлайн-касс оказывать такие услуги:

1. обеспечение питанием образовательных организаций, реализующих основные общеобразовательные программы;
2. прием от населения стеклопосуды и утильсырья, кроме металлолома, драгметаллов и драгоценных камней;
3. ремонт и окраска обуви;
4. изготовление и ремонт металлической галантереи и ключей;
5. присмотр и уход за детьми, больными, престарелыми и инвалидами;
6. вспашка огородов и распиловка дров;
7. услуги носильщиков на железнодорожных вокзалах, автовокзалах, в аэропортах и др.;
8. сдача в аренду жилых помещений, в том числе вместе с машино-местами, расположенными в многоквартирных домах, при условии, что указанные объекты находятся в собственности ИП.

Далее речь пойдет о предпринимателях, которые могут не применять онлайн-кассы при условии применения определенных налоговых режимов.

Нужен ли кассовый аппарат при патенте в 2022 году

ИП на патенте в большинстве своем также освобождены от необходимости применять ККТ. Льгота увязана с видом деятельности, которым занимается ИП. Это, к примеру, ремонт мебели и предметов домашнего обихода, услуги в области фотографии, сдача в аренду жилых помещений, нежилых помещений, земельных участков и др. (п. 2.1 ст. 2 закона № 54-ФЗ).

Вместе с тем, хотя такой ИП и не обязан выдавать своим покупателям чек ККТ, он должен предоставить иной документ, подтверждающий факт расчетов и содержащий обязательные реквизиты. Таковыми являются (п. 1 ст. 4.7 закона № 54-ФЗ):

• наименование и номер документа;
• дата, время и место расчета (адрес);
• ФИО предпринимателя;
• ИНН предпринимателя;
• система налогообложения — ПСН;
• признак расчета (приход, возврат прихода, расход, возврат расхода);
• наименование товаров, работ, услуг, их количество, цена за единицу;
• сумма расчета;
• форма расчета — наличными деньгами или в безналичном порядке;
• фамилия лица, проводившего расчет. Обычно это сам ИП.

Нужна ли онлайн-касса ИП-самозанятым

ИП, уплачивающие налог на профессиональный доход, освобождены от обязанности применять онлайн-ККТ в отношении доходов, полученных в рамках НПД (п. 2.2 ст. 2 закона № 54-ФЗ). Самозанятые формируют свои чеки в приложении «Мой налог», передают их покупателям, а также в налоговые органы.

Следовательно, оформлять отдельно еще и чеки ККТ таким ИП нет никакого смысла.

Кто не обязан иметь кассу в 2022 году по географическим причинам

Если ИП ведет расчеты с покупателями в удаленных или труднодоступных местностях, он может не применять ККТ. Но по требованию покупателя должен выдать документ, подтверждающий факт расчета между ним и ИП. В документе так же, как и в случае с ИП на ПСН, должны быть все обязательные реквизиты.

Есть еще местности, удаленные от сетей связи, территории военных объектов, объектов органов ФСБ, органов госохраны, органов внешней разведки. ИП, ведущие деятельность в таких местах, вправе использовать кассовые аппараты, которые не передают в онлайн-режиме фискальные данные в налоговую. Перечень «удаленных местностей» также определяют власти субъектов РФ (п. 7 ст. 2 закона № 54-ФЗ).

Кому еще не нужно ставить кассовые аппараты в 2022 году

Полный список оснований для неприменения ККТ приведен в ст. 2 закона № 54-ФЗ. В том числе для юридических лиц, государственных и муниципальных учреждений.

Что касается ИП, то помимо случаев, перечисленных выше, вправе не применять ККТ те предприниматели, которые ведут деятельность через механические торговые автоматы, принимающие оплату только монетами (п. 1.1 ст. 2 закона № 54-ФЗ). Например, аппараты по продаже жевательной резинки.

Кому необходима ККТ: резюме по онлайн-кассам для предпринимателей

ИП должен применять онлайн-кассу, если в ходе предпринимательской деятельности у него возникают:

• расчеты с организациями или ИП наличными деньгами, посредством банковской карты или смартфона (Письмо Минфина от 29.05.2019 № 03-01-15/39015);
• расчеты с гражданами любыми способами оплаты, в том числе только безналично (Письмо ФНС от 18.11.2020 № АБ-4-20/18887).

Если у вас есть такие расчеты и под исключения, установленные законом № 54-ФЗ, вы не подпадаете, значит, должны применять ККТ.

Как накажут ИП за работу без онлайн-кассы

За неприменение ККТ предпринимателю грозит штраф в размере от 25% до 50% суммы расчета, но не менее 10 тыс. руб. Такой же штраф могут применить и к тем ИП, которые не предоставили покупателю документ, подтверждающий расчет, взамен чека. Например, к ИП на патентной системе налогообложения.

Сколько стоит касса для ИП

Сегодня на рынке онлайн-касс представлено довольно много моделей. И отличаются они друг от друга не только производителем и набором выполняемых функций.

Наиболее привычный для бизнеса вариант — стационарная касса. Она может быть установлена в магазине, кафе, парикмахерской, офисе и т.д. Такая касса нужна при проведении расчетов с клиентами в конкретном месте. Все модели стационарных онлайн-касс, которыми сегодня можно пользоваться, указаны в реестре ККТ на сайте ФНС (п. 1, п. 9 ст. 3 закона № 54-ФЗ).

Если же ИП получает все платежи от покупателей через Интернет (к примеру, занимается Интернет-торговлей), то ему подойдет и «облачная касса». Она похожа на приложение для мобильного устройства или программу на компьютере. По сути, ИП получает доступ к удаленной кассе, которая находится совершенно в другом месте — в дата-центре организации, предоставляющей эту кассу в аренду.

Ежемесячная арендная плата за «облачную кассу» начинается ориентировочно от 1 500 руб. Самая дешевая стационарная касса обойдется ИП также где-то в 1 500 руб. Однако за такие деньги можно купить ККТ опять же только без фискального накопителя, который придется приобретать отдельно.

Обслуживание онлайн-касс: расходы на фискальный накопитель и прочее

Важной составляющей онлайн-кассы является фискальный накопитель (ФН). В нем хранятся данные обо всех расчетных операциях в зашифрованном виде, и их нельзя изменить. ФН «привязывается» к определенному кассовому аппарату и регистрируется в налоговой вместе с ним.

Фискальные накопители тоже бывают разные. В первую очередь они отличаются по сроку действия. Некоторые ИП могут использовать ФН только со сроком действия не менее 36 месяцев со дня регистрации ККТ в налоговых органах. Это предприниматели (абз. 1 п. 6 ст. 4.1 закона № 54-ФЗ):

• оказывающие услуги (независимо от применяемой системы налогообложения);
• перешедшие на специальные налоговые режимы — УСН, ЕСХН, ПСН.

Если к указанным категориям ИП не относится, то он должен применять ФН со сроком действия не менее 13 месяцев. Кассы с такими ФН должны использовать ИП (абз. 2 п. 6 ст. 4.1 закона № 54-ФЗ):

• торгующие подакцизными товарами;
• применяющие ОСН, в том числе при совмещении с ПСН;
• выполняющие функции платежных агентов или субагентов (Постановление Правительства от 25.01.2017 № 70);
• ведущие сезонную (временную) деятельность. При этом ИП сам определяет, можно ли отнести его деятельность к сезонной (Письмо ФНС от 23.05.2017 № ЕД-4-20/9679);
• использующие автономные ККТ, не передающие фискальные документы онлайн, поскольку находятся в местностях, отдаленных от сетей связи.

Очевидно, что ФН со сроком действия 36 месяцев стоит дороже. И начинающему ИП, к примеру, на УСН, нецелесообразно приобретать такой ФН. Однако по закону у него нет выбора (Письмо ФНС от 12.02.2018 № ЕД-4-20/2631).

ФН нужно заменить после истечения срока действия. Либо если память ФН заполнится быстрее, чем истечет срок. Такое тоже бывает. Старый фискальный накопитель необходимо хранить в течение 5 лет с даты окончания его использования.

Теоретически заменить ФН может и сам предприниматель (некоторые модели это позволяют), а затем зарегистрировать новый ФН вместе с прежней ККТ в ИФНС (п. 4 ст. 4.2 закона № 54-ФЗ). Но можно воспользоваться и услугами сервисного центра либо оператора фискальных данных (о нем ниже). Такие услуги платные.

Все возможные к применению ФН включены в реестр фискальных накопителей, который ведет ФНС. В нем указывается информация в том числе и о сроке действия ФН.

Выбор кассы и выбор ОФД

Моделей онлайн-касс множество. Поэтому главная задача ИП — выбрать тот вариант, который лучше всего подойдет его бизнесу. Кроме прочего, предпринимателю нужно учесть возможность совместимости кассы с другим оборудованием, например, если в деятельности используются весы, сканер штрихкода и т.д. А также с используемыми учетными программами. Если ИП торгует алкоголем, то для него будет иметь значение возможность подключения к ЕГАИС, а если продает маркированные товары, то — возможность использования ФН при таком виде деятельности. Даже скорость печати чеков играет свою роль, если у ИП ежедневно через магазин проходит большое количество покупателей.

Однако выбрав и купив кассу вместе с ФН (или кассу и ФН по отдельности), сразу начать выбивать чеки не получится. Сначала нужно заключить договор с оператором фискальных данных (п. 3 ст. 5 закона № 54-ФЗ) и, как вы уже поняли, зарегистрировать ККТ в налоговой.

Оператор фискальных данных (ОФД) — это организация, получившая разрешение на обработку фискальных данных. Онлайн-касса ИП передает данные ОФД, который перенаправляет их в налоговые органы и хранит их (п. 6 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ). Т.е. ОФД — это посредник между предпринимателем и ФНС. ИП не может передать сведения налоговикам напрямую, минуя ОФД. Вместе с тем, ФНС в любой момент может запросить сведения по расчетным операциям у ОФД.

Услуги ОФД тоже стоят денег. Цены начинаются ориентировочно от 2 500 руб. в год за один кассовый аппарат. Но если заключать договор сразу на несколько лет, то возможны скидки. Некоторые ОФД полностью автоматизировали процесс подключения к ним. Идти никуда не надо, заявление подается через Интернет, после чего с ИП заключается договор. Правда, может понадобиться квалифицированная электронная подпись.

Что касается регистрации ККТ, то некоторые ОФД берут эту обязанность на себя. Тогда эта услуга будет включена в ежегодное обслуживание кассы. Если нет, то ИП сможет зарегистрировать кассовый аппарат самостоятельно.