Ведение бизнеса

От А до Я: важность разработки методологии внедрения электронного архива документов

Прогресс в автоматизации бизнес-процессов очевиден. Подтверждение этому — рост количества организаций, которые активно используют в работе различные инструменты и готовые решения, помогающие снизить количество рутинных операций и повысить эффективность деятельности компании в целом. 
От А до Я: важность разработки методологии внедрения электронного архива документов
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Один из таких популярных инструментов, особенно у компаний с большим объемом документов, — система электронного архива, которая представляет собой единое цифровое пространство для хранения и управления документами в онлайн-режиме в соответствии с законодательством РФ и регламентами компании.

Конечно, внедрение электронного архива является лишь рекомендацией, а не обязательным требованием со стороны государства.

Однако с учетом роста объема информации, а также частых нововведений со стороны регулирующих органов компании понимают, насколько электронные хранилища упростят работу с документами и помогут избежать ненужных рисков.

Помимо этого, к преимуществам электронного архива относятся:

  • Обеспечение хранения документов любого вида (ОРД, кадровых, бухгалтерских и т. д.) и доступа к ним 24/7.

  • Оперативность подготовки документов для аудиторской проверки и взаимодействия с ФНС.

  • Целостность и юридическая значимость документов на протяжении всего срока хранения.

  • Сокращение стоимости хранения с учетом минимальных требований к оборудованию и централизации процессов в едином пространстве.

  • Обеспечение защиты от непреднамеренного удаления и повреждений документов.

  • Упрощение формирования налоговой отчетности благодаря снижению трудозатрат.

В связи с этим предприятия активно ищут подходящие варианты платформ, чтобы оперативно организовать электронный архив и улучшить работу с документами. И здесь, в первую очередь, важно уделить внимание методологии, которая является ключевым аспектом для корректного внедрения системы электронного архива.

Как подойти к формированию требований

Организация электронного архива на предприятии представляет комплексный проект, требующий глубокого понимания документооборота и бизнес-процессов самой компании. Для успешной реализации электронного хранилища важно изучить весь жизненный цикл документов от А до Я и получить ответы на такие вопросы, как:

  • В какой системе генерируется документ, поступает ли он извне?

  • Требуется ли входная обработка документа (извлечение и контроль данных, определение вида документа, его атрибутов)?

  • Что происходит с документом по завершении маршрута обработки, отправляется ли он в другие подразделения или внешним контрагентам

  • Какой срок хранения у документов конкретного вида?

Ответы на эти и другие вопросы помогут понять жизненный цикл документов, сформировать правильные требования к внедрению электронного архива — еще одного шага на пути к цифровой трансформации компании.

На данном этапе, если компания хочет получить нужные результаты, к разработке методологии лучше привлекать профессиональных экспертов, которые глубоко разбираются в предметной области и помогут разрешить любые сложности, с которыми можно столкнуться в начале пути реализации проекта.

Тот самый подход к внедрению электронного архива

Зачастую при формировании электронного архива компания сталкиваются с рядом трудностей в процессе оцифровки. Многообразие различных форматов документации, территориальное распределение филиалов предприятия, потребность в разного рода сканирующем оборудовании, а также отдельных специалистах, обслуживающих данный процесс — все эти составляющие легко можно усложнить при непонимании заказчиком возможностей системы электронного архива, требований к источникам и объектам данных.

Это свойственно в первую очередь крупным предприятиям со сложной организационной структурой и множеством отделов.

Например, на проекте по созданию системы архивного хранилища для крупного предприятия нефтехимической отрасли мы столкнулись с большим массивом файлов (около 20 Тб), накопленных годами, не содержащим атрибутов для загрузки в архив.

Погрузившись в бизнес-процессы компании, проанализировав текущую работу с документами, специалисты RAMAX Group в течение 1 года автоматизировали процесс обработки скан-образов, провели их обогащение набором атрибутов в зависимости от типа документа. Помимо этого, мы доработали SAP, обеспечив взаимодействие с архивным хранилищем Docsvision для поддержки работы 8700 пользователей.

Более чем за 30 лет плодотворной работы мы выработали собственную методологию внедрения электронного архива для предприятий различных отраслей и стали успешными партнерами многих отечественных вендоров, в числе которых Directum, 1С, Docvision.

Наш подход к внедрению электронного архива обязательно включает в себя построение индивидуальной дорожной карты, которая учитывает особенности ИТ-ландшафта компании, требования систем заказчика и основные бизнес-процессы, которые будут так или иначе связаны с работой электронного архива.

Рассмотрим пример дорожной карты проекта.

  • Этап 1. Подготовка проекта.

Проведение обследования текущих бизнес-процессов, изучение форматов документов, особенностей их создания, обработки и хранения. Подведение итогов обследования, выбор архива и сопутствующих систем.

  • Этап 2. Проектирование системы электронного архива.

Разработка и согласование архитектуры будущей системы, создание проектных решений, концепции ролей и полномочий для работы с будущим электронным архивом.

  • Этап 3. Проектирование интеграции.

Определение модели интеграции и списка интегрируемых систем. Разработка требований к источникам данных для передачи в целевые системы.

  • Этап 4. Организация поддержки системы.

Разработка и утверждение регламента работы с будущей системой электронного архива.

  • Этап 5. Реализация запуска проекта.

Установка, настройка систем электронного архива и интеграция с ИТ-инфраструктурой, подготовка сценариев тестирования, инструкций пользователей, а также материалов для обучения.  Проведение предварительных испытаний для проверки готовности системы, устранение замечаний.

  • Этап 6. Передача системы в опытную эксплуатацию.

Перенос настроек и разработок в продуктивную среду, загрузка данных, настройка доступа для ключевых пользователей, проведение обучения системе ключевых пользователей и передача сопровождающей документации.

  • Этап 7. Запуск системы в промышленную эксплуатацию.

Устранение замечаний по итогам опытной эксплуатации, создание учетных записей, настройка допуска в систему электронного архива. Передача системы в продуктивную эксплуатацию и осуществление поддержки в период начального сопровождения.

Стоит отметить, что очень важна последовательность выполнения шагов и включение в проект специалистов со стороны заказчика.

Разработанная методология внедрения электронного архива позволяет более плавно и безболезненно достигать нужных результатов, учитывая различные потребности и задачи заказчика.

Так, например, наш подход помог успешно реализовать проект формирования единого информационного пространства для ГУП «Петербургский метрополитен».

В интеграционный контур проекта вошли КИСУ на платформе SAP ERP, архив документов на платформе Docsvision ECM, которые были подключены к централизованной системе управления НСИ на платформе 1С. Инструментом интеграции между ними выступила корпоративная сервисная шина данных DATAREON ESB.

Заказчику было важно не только хранить документы во внешнем хранилище, но и обеспечить незаметность происходящих изменений в системе с точки зрения бизнес-процессов для ее пользователей. Для этого мы разработали специальный интеграционный модуль бесшовной работы SAP ERP с архивным хранилищем Docsvision.

На сегодняшний день мы продолжаем накапливать опыт реализации различных проектов внедрения и сопровождения электронных архивов и придерживаемся концепции правильно выстроенной методологии, которая позволяет учесть все нюансы и сложности проекта, избежав тем самым ошибок и дополнительных финансовых затрат компании. 

Реклама: АО «РАМАКС ИНТЕРНЕЙШНЛ», ИНН 7804018868, erid: LjN8K7KNa

📈 Бухгалтер на аутсорсе: полный мануал для выхода из найма

✔ Научитесь искать клиентов и увеличивать доход

✔ Поднимите свой чек и грамотно проводите переговоры

✔ Оформите договоры для безопасной работы

✔ Получите удостоверение на 72 ак. часа, внесем в госреестр Рособрнадзора

Скидка до 54%! Только сегодня!

14 900 ₽ 32 500 ₽

Запишитесь сейчас и начните зарабатывать от 150 000 ₽ в месяц!

🚀 Записаться на курс

Начать дискуссию

  • No
    Этот комментарий удален.


Похожие материалы

С 01.03.2025 налоговые не будут принимать доверенности по формату версии 5.01

Новый формат доверенности позволяет дать полномочия сразу нескольким представителям, также в ней есть право последующего передоверия.

АУСН

📃 С 1 марта АУСН можно применять в ДНР

Донецкая Народная Республика с 01.03.2025 вводит на своей территории специальный налоговый режим АвтоУСН.

За оформление наследства нет госпошлины, если наследник и наследодатель жили вместе

За выдачу свидетельства о праве на наследство уплачивается госпошлина 0,3% от стоимости имущества (дети, родители, супруги) или 0,6% (остальные наследники). Но госпошлины может не быть.

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Ипотека

Просроченная задолженность по ипотеке достигла рекордных 95 млрд рублей (данные ЦБ)

Это пока не угрожает финансовой стабильности банков и по-прежнему не превышает 1% в общем ипотечном портфеле.

Ипотека

«Домклик»: ставки по ипотеки будут постепенно снижаться

На фоне высокой ключевой ставки покупатели не рискуют оформлять ипотеку. В течение года рынок недвижимости может столкнуться с отложенным спросом, тогда ставки начнут падать.

Банки

Инициативы и прогнозы ЦБ, озвученные на ежегодной встрече с банкирами

Мы подготовили обзор других важных инициатив и прогнозов ЦБ, представленных на ежегодной встрече с банкирами.

Ольга

Требование налоговой

Индивидуальный предприниматель на УСН Д-Р занимается купле-продажей недвижимого имущества и земли (далее объекты). За 2023 год ИП отчитался по УСН и включил все...

Читать полностью

Эксперты:

Надежда Камышева и еще 1

Александр Анищенко
Эксперт

Добрый день!

По срокам спорить бессмысленно. Почти все суды считают сроки проверок «резиновыми».

Спорить нужно по существу. Пишите возражения на...

Читать полностью

От суммы отсрочки или рассрочки по налогам зависит место подачи заявления

Налоговики напомнили порядок предоставления отсрочки или рассрочки по уплате налогов для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

ГК РФ

Кабмин определил пять критериев для особого проведения общих собраний акционеров

С 25.02.2025 акционерные общества, соответствующие одному из пяти критериев, получили право применять особый порядок проведения общих собраний.

⚡️ В справке о сальдо ЕНС появились расчет сумм пени, детализация отрицательного сальдо и другие подробности. «Ночной бухгалтер» № 1880

Справка о сальдо стала более детальной. Запросить в налоговой можно всю справку или отдельные приложения к ней.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Первоначальную стоимость НМА можно завышать в два раза, если это российское ПО

Применять повышающий коэффициент 2 для расходов при расчете налога на прибыль допустимо только при первоначальном создании или приобретении программ для ЭВМ, но не при их последующей доработке.

⚡️ Итоги дня: Ozon увеличил оборот на 64%, цены на масло стали падать, а больше всего пивных магазинов в Краснодарском крае

Подготовили обзор главных событий дня — 27 февраля 2025 года. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

У банка Ozon могут появиться кредитные карты

Ozon Fintech пока что не раскрывает детали проекта с кредитными картами. В 2025 году компания также установит первые собственные банкоматы.

Обучение для бухгалтеров

Не забудьте уплатить налоги в составе ЕНП — завтра крайний срок!

Завтра, 28 февраля, крайний срок уплаты налога на имущество, земельного и транспортного налога за 2024 год, НДФЛ за период с 1 по 22 февраля 2025 года, ежемесячных страховых взносов и др. Рассказываем, как правильно рассчитать и уплатить налоги в составе ЕНП по новым нормам 2025 года.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
ВЭД

Кабмин утвердил программу по продвижению российских брендов за рубежом

Участникам программы «Сделано в России» помогут выйти на зарубежные рынки, предоставят льготные кредиты и помощь с логистикой и сертификацией товаров.

Сальдо ЕНС

В справке о сальдо ЕНС теперь есть новые данные

С февраля 2025 изменились форма и формат справки о сальдо ЕНС.

Общество

🥞 А какой ты блинчик? Поздравляем «клерков» с Масленицей + опрос

Празднуем Масленицу с понедельника вовсю. Даже интерактив запустили — какой ты блинчик сегодня? Участвуете?

9 индикаторов риска помогли Роструду восстановить права 8 тысяч сотрудников

Мониторинг предбанкротных состояний позволяет трудовым инспекторам заранее предупреждать нарушения и защищать права сотрудников еще до того, как они начнут жаловаться на работодателя.

НДФЛ

С 2024 года срок владения для НДФЛ при перепланировке квартир считают по-новому

В общем случае срок владения жильем для целей НДФЛ идет от даты госрегистрации права собственности на него. Но в прошлом году задним числом внесли поправки в НК по сроку владения квартирами после глобальной перепланировки (разделении, объединении).

Требования налоговиков о даче пояснений в рамках камеральной проверки. Что и как отвечать, чтобы избежать доначислений в 2025 году

«Золотое правило», которое стоит помнить каждому налогоплательщику:  в рамках камералки: нельзя истребовать допматериалы и пояснения, если этого не предусматривает пункт 7 статьи 88 НК РФ или если в Кодексе не установлено, что документы надо представлять вместе с декларацией.

Интересные материалы

Кадры

Московские таксисты с 1 марта начнут проходить обязательную аттестацию

Водители должны были в течение шести месяцев пройти тестирование на знание столицы, правил перевозки и действий при ЧС. Те, кто не успел, не должны выходить в рейс.