Об особенностях и практике совершенствования процесса ЭДО в органах власти рассказывает Светлана Борматова, генеральный директор АО «Гринатом Простые Решения» (входит в контур Росатома).
Внедрение систем электронного документооборота и повышение эффективности управленческого аппарата — ключевая проблема, с которой сегодня сталкиваются государственные учреждения разного уровня.
Практика показала, что, с одной стороны, ни одно решение не проходит мимо подобных систем, а с другой — их внедрение не всегда проходит гладко. Даже наоборот, могут возникать дополнительные трудозатраты, ведь теперь нужно обучаться работе в новой программе, обслуживать ее, по-другому вносить данные.
Однако при грамотной настройке СЭД помогает значительно оптимизировать операционные процессы в органах власти. В 2023 году АО «Гринатом Простые Решения» вместе с партнерами реализовали проект по комплексному улучшению и переустройству (реинжинирингу) процессов системы электронного документооборота в одном из крупных государственных учреждений. Расскажу о проблемах и решениях на основе этого опыта.
Зачем проводить реинжиниринг СЭД в госучреждениях
За последние два года российский рынок СЭД претерпел серьезные изменения. На смену привычным и понятным западным цифровым сервисам пришли новые российские решения.
Отечественные платформы начали активно развиваться в сторону перенастройки под изменения в законодательстве, так как электронный документооборот на государственном уровне опирается на целый ряд нормативно-правовых актов и методических рекомендаций. При этом кадровые и технические вопросы учитываются в меньшей степени. А ведь они зачастую и тормозят полноценный переход на ЭДО.
В процессе отказа от бумажных носителей и внедрения СЭД госучреждения обычно проходят шесть основных этапов:
формирование проектной команды,
анализ процессов и описание схемы,
автоматизация процессов и описание особенностей,
подготовка автоматизированной системы,
тестирование системы,
внедрение в эксплуатацию.
Но в момент перехода от блока анализа процессов к блоку автоматизации чаще всего возникает информационный провал. Одна из причин — в ожиданиях руководящего состава, что персонал сможет самостоятельно перестроиться на новую СЭД и скоро начнет выполнять свои обязанности на базе нового ПО.
В реальности происходит иначе — сотрудники не всегда быстро привыкают к новому функционалу, действия могут дублироваться, возникают ошибки.
Анализ ситуации выявил и еще один недостаток. В ряде крупных госучреждений, где в процессе согласования задействовано множество исполнителей, сотрудники разного уровня столкнулись с тем, что стандартные IT-платформы не учитывают специфику их работы, включая требования к эргономике. В результате количество рутинных операций, повторяющихся задач и других тормозящих работу действий только возрастает.
Как перенастройка СЭД влияет на операционные процессы
Реинжиниринг подразумевает реализацию простых изменений в структуре СЭД для исключения лишних действий пользователей при работе с системой. В частности, из процесса ЭДО удаляются лишние этапы, исключаются лишние документы, блокируются ненужные участники. Такая тактика позволяет точечно оптимизировать работу и значительно сократить трудозатраты персонала.
В реальности это выглядит так: в 2023 году в секретариате одного из государственных органов контролеры получали множество одинаковых отчетов об исполнении поручений от различных внешних исполнителей, например, из регионов. Это увеличивало объем повторяющихся операций, которые вынуждены были совершать работники секретариатов.
В результате перенастройки СЭД получаемые отчеты сгруппировали и сократили действия пользователей до нескольких кликов в системе. Таким образом, секретариат госоргана сократил трудоемкость контроля исполнения поручений на 30%.
Еще пример: в процессе работы с документами сотрудникам одного из госучреждений приходилось вручную открывать карточку каждого следующего документа на подписание (согласование, ознакомление). Реинжиниринг исключил этот этап, и в масштабах всей организации, с учетом количества повторений таких операций, потери времени уменьшились более чем на 50 рабочих дней.
Хочу отметить, что при работе над таким проектом важно выстроить слаженную работу экспертов по реинжинирингу и представителей госаппарата.
Контролировать весь процесс должны профильные специалисты, но в проектную команду по поиску проблем важно включать сотрудников госучреждения, знакомых с особенностями работы в конкретной СЭД.
Только так могут быть выработаны подходящие рекомендации по реинжинирингу и автоматизации, эффективные для конкретного госучреждения.
Кому реинжиниринг СЭД необходим в первую очередь
Проект по улучшению СЭД может быть полезен органам исполнительной власти любого уровня, ведомственным организациям, а также компаниям с обширным документооборотом. Особенно актуальна его реализация для тех, кто находится в процессе перехода на ЭДО или в процессе смены СЭД, так как при переходе на любые цифровые системы важно выстроить их в единую цепочку и предотвратить потери времени и качества.
Создание новой функциональности и устранение ошибок путем точечного изменения уже имеющегося в эксплуатации ПО оптимизирует операционные процессы и сокращает временные и трудовые издержки.
Кроме того, исполнительные органы власти всегда могут обратиться со своими проблемами и предложениями к оператору СЭД, получить обратную связь и увидеть результаты.
Начать дискуссию