Вопрос: Банк, руководствуясь действующими нормативными документами о служебных командировках, при направлении сотрудников в командировки на территории Российской Федерации оформляет приказ о направлении работника в командировку, командировочное удостоверение и служебное задание по унифицированным формам NN Т-9 (Т-9а), Т-10 и Т-10а, утвержденным постановлением Госкомстата России N 1 от 05.01.2004 г. При этом только форма служебного задания предусматривает наличие трех подписей, а именно: работника, руководителя структурного подразделения и руководителя организации, а приказ и командировочное удостоверение имеют одно и то же назначение.
Банк, являясь многофилиальным банком, направляет значительное количество сотрудников в командировки. В этой связи оформление вышеуказанных документов влечет за собой существенные трудовые затраты и неоправданно большой объем документооборота. Информация, содержащаяся в приказе о направлении работника в командировку и в командировочном удостоверении, в значительной степени дублирует друг друга, а оформление служебного задания сопровождается необходимостью его подписания не только руководителем организации, но еще и руководителем структурного подразделения. При этом в случае отъезда в командировку руководителя, заместителя руководителя организации предусмотренная подпись руководителя структурного подразделения в форме служебного задания Т-10а невозможна, так как руководитель структурного подразделения не определяет задание и цель командировки руководителю организации. С другой стороны, все предусмотренные унифицированной формой позиции должны быть заполнены.
В связи с вышеизложенным, и, исходя из положения ст. 166 Трудового кодекса Российской Федерации служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы, во избежание дублирования документов полагаем, что направление сотрудника в командировку должно производиться на основании приказа организации без оформления командировочного удостоверения. При этом служебное задание должно подписываться одним из руководителей: либо руководителем/заместителем руководителя структурного подразделения либо руководителем организации или уполномоченным лицом в зависимости от должности сотрудников, направляемых в командировку.
По нашему мнению, такой состав документов, оформленных в вышеуказанном порядке, наряду с авансовыми отчетами, проездными билетами и другими первичными документами, подтверждает обоснованность и производственный характер расходов на командировки, что соответствует требованиям налогового законодательства, правилам бухгалтерского учета и не влечет правовых и налоговых рисков.
Исходя из вышеизложенного и в соответствии с п. 2 постановления Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 г. N 749 просим подтвердить позицию банка.
Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу документального подтверждения расходов на командировки в целях налогообложения прибыли и сообщает следующее.
Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. При этом такие расходы должны удовлетворять критериям признания расходов в целях налогообложения прибыли, предусмотренным статьей 252 НК РФ, и, в частности, должны подтверждаться документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации (при выдаче таких документов в соответствии с законодательством Российской Федерации).
В соответствии со статьей 313 НК РФ налоговым учетом является система обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным НК РФ.
Налоговый учет осуществляется в целях формирования полной и достоверной информации о порядке учета для целей налогообложения хозяйственных операций, осуществленных налогоплательщиком в течение отчетного (налогового) периода, а также обеспечения информацией внутренних и внешних пользователей для контроля за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью исчисления и уплаты в бюджет налога.
Таким образом, к налоговому учету принимается информация о хозяйственных операциях, содержащаяся в первичных документах. По командировочным расходам хозяйственной операцией является списание задолженности работника перед организацией на сумму выданного ему аванса.
Первичным документом, на основании которого принимается к учету данная хозяйственная операция, является утвержденный руководителем организации авансовый отчет (утверждается при наличии письменного отчета о выполненной работе в командировке, согласованного с руководителем структурного подразделения работодателя). Датой признания расходов на командировки согласно подпункту 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ является дата утверждения авансового отчета.
Действующий порядок оформления документов, связанных с командированием работников, установленный Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки", в качестве неотъемлемого приложения к авансовому отчету предусматривает наличие следующих оправдательных документов:
- командировочного удостоверения, оформленного надлежащим образом. Форма командировочного удостоверения утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (форма N Т-10). Указанный документ не оформляется только при командировании за пределы Российской Федерации (кроме поездок в государства - участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы). В случаях командировок по территории Российской Федерации и в указанные государства - участники СНГ заполнение реквизитов "прибыл-убыл" предусматривается в случаях, если местом командирования является юридическое лицо;
- о найме жилого помещения;
- о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);
- об иных расходах, связанных с командировкой.
Указанные оправдательные документы, являющиеся необходимым приложением к авансовому отчету, должны быть надлежащим образом оформлены, т.е. составлены по унифицированным формам, если таковые установлены, а в иных случаях - должны быть заполнены по формам, предусмотренным организацией-продавцом (исполнителем) и содержащим реквизиты, поименованные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". При этом согласно Постановлению Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 в утвержденные Госкомстатом России унифицированные формы документов организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты, а также менять форматы бланков. Исключение отдельных реквизитов из унифицированных форм или их изменение не допускается.
Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) влечет несоответствие авансового отчета требованиям законодательства Российской Федерации, и, соответственно, указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли как не имеющая надлежащего документального подтверждения.
Заместитель директора Департамента
С.В. Разгулин
Вот это удача! Да это же отличный шанс стать первым, кто прокомментирует!
Упс, комментировать могут только зарегистрированные пользователи, пожалуйста, авторизуйтесь.