Управление персоналом

Правильно организованное мероприятие поможет в достижении правильно поставленных целей

Зачем компаниям event-маркетинг? Все зависит от профиля деятельности и формата компании. С помощью мероприятий можно привлечь новых клиентов или удержать старых, получить внимание СМИ и управлять общественным мнением. Надо понимать, что event-management включает в себя совершенно разные виды мероприятий. Например, для клиентов — открытия новых офисов, презентации продуктов и услуг. Для партнеров и подрядчиков — конференции, форумы, приемы.

Зачем компаниям event-маркетинг?

Все зависит от профиля деятельности и формата компании. С помощью мероприятий можно привлечь новых клиентов или удержать старых, получить внимание СМИ и управлять общественным мнением. Надо понимать, что event-management включает в себя совершенно разные виды мероприятий. Например, для клиентов — открытия новых офисов, презентации продуктов и услуг. Для партнеров и подрядчиков — конференции, форумы, приемы. Для представителей СМИ и блогеров — пресс- и блог-туры, пресс-конференции, брифинги, показы, тесты товаров и услуг. А день рождения компании, к примеру, вообще универсальный праздник — он может быть ориентирован на совершенно любую аудиторию. Не стоит забывать и про спонсоринг — когда организатором события является другая компания, но можно поучаствовать в качестве партнера или спонсора.

Как event-мероприятия помогают в создании положительного имиджа организации?

Если в целях мероприятия было обозначено создание положительного имиджа организации, то это может проявляться в различных формах. Например, организация посадки деревьев в парке может показать компанию, как социально-активную. Или правильно оформленная пресс-конференция поможет получить публикации в нужной тональности. Внутрикорпоративные мероприятия позволяют укрепить командных дух организации, напомнить о ее ценностях. Здесь многое зависит от аудитории и того, что конкретно компания хочет подчеркнуть своим ивентом.

Любой проект, в том числе и event-мероприятие, требует грамотного управления. Так можно ли организовать его силами самих сотрудников или все же лучше обратиться к специалистам?

Конечно, можно сделать событие силами сотрудников. Например, корпоратив. Но если вам нужен корпоратив на 500 человек, с привлечением звезд, с оригинальной концепцией — лучше пригласить агентство, здесь большое количество совершенно разных задач, люди не имеющие опыта в организации мероприятий могут и не справиться с этим. Еще вы можете сами сделать пресс-тур для представителей СМИ и блогеров, если у вас сильный хороший пиарщик. А если нет? Можно или поручить организацию пресс-тура PR-агентству, или хотя бы заказать в агентстве концепцию пресс-тура, описание его хода, идеи, — а воплотить это в жизнь уже самостоятельно.

Если личный помощник руководителя сам занимается подготовкой мероприятия, с чего ему нужно начать? И как организовать все так, чтобы потом не быть уволенным?

И опять же — зависит от формата. Что может попробовать сделать личный помощник? Небольшой корпоратив или, к примеру, собрать пресс-конференцию из представителей лояльных СМИ. В обоих этих случаях начать надо с концепции мероприятия — что мы хотим сделать, какой длительности, для кого и в каком количестве будут гости? Если с этим определились, то считаем смету расходов. Стараемся внести в смету все вплоть до бумаги, бензина, уборки помещения и расходов на сотовую связь. А то потом может выясниться, что требуется еще 20 000 рублей на покрытие вот таких «забытых» статей, а деньги брать уже и неоткуда. Когда есть концепция, смета и «добро» на проведение события - составляем календарный план решения задач по подготовке мероприятия. Важно на этом этапе не забыть ничего, записать даже самые мелкие задачи, типа «купить 10 бутылок воды без газа». Рекомендую использовать для этого плана формат диаграммы Ганта. Это идеальная форма для систематизации большого количества задач. Образец диаграммы легко можно найти в Интернете, это очень популярный инструмент. Но заполняйте не только графы с задачами и датами, но и обязательно пропишите ответственных в каждой строке, кто конкретно отвечает за выполнение вот этой задачи.

«Я не припомню мероприятия, которое не стало бы событием. Остальные я забыл все». А если ваше мероприятие запоминается каким-то форс-мажором или скандалом — расценивать это как успех (запомнилось же!) или провал?

В иных случаях, провал — это успех. Например, когда на корпоративе все пошло не так, но в итоге всем было весело и все довольны. Довольны гораздо больше, чем если бы всем пришлось чинно сидеть на своих местах и слушать пламенные речи директора организации, а потом песни в караоке Татьяны Ивановны из бухгалтерии. Ведь провал — это отклонения от первичного замысла. Если первичный замысел был плох, отклонения от него — это здорово! А вот если вы запланировали конференцию для партнеров, пригласили 100 человек, подготовили спикеров и арендовали зал, а пришли 15 человек — это да, провал в худшем смысле этого слова. Провал, который запомнится всем. И надо просто проанализировать допущенные ошибки, сделать выводы на будущее, а сейчас принять меры и организовать все так, чтобы хотя бы те, кто есть в зале, остались довольны. Например, сменить большой полупустой зал на уютный зал для презентаций, который как раз вместит в себя всех присутствующих, а пустых мест будет не так много.

«Выжить после...» — как контролировать ведение проекта и не сойти с ума? Можно ли делегировать задачи сотрудникам?

Используйте для контроля всю ту же диаграмму Ганта. Она ведь может вмещать в себя задачи не только по подготовке события, но и что конкретно и когда надо сделать во время события. Обязательно назначьте ответственного на каждую задачу и дедлайн решения задачи. Убедитесь, что у сотрудника, которому вы делегировали задачу, есть полномочия, чтобы ее решать. Делегировать тоже надо правильно. Обязательно контролируйте выполнение самых важных узлов в подготовке. За день-два до события, может быть, есть смысл сделать «прогон» мероприятия — либо собрать всех участвующих в организации и спросить по пунктам, все ли у них готово, либо самостоятельно представить весь ход мероприятия от и до и проверить, все ли на своих местах. Проверять надо вообще все: что готовы и подписаны нужные «служебки», что аппаратура работает, что все документы в порядке, и все задействованные в мероприятии знают, что конкретно и когда им делать. Ни в коем случае не думайте, что если вы просто делегируете задачи другим, а сами будете ждать результата, — то все все сделают сами. Если у вас нет опыта как в event-management, так и в делегировании, велики шансы, что на выходе будет все ужасно.

Как не выйти за рамки бюджета? На чем можно сэкономить в первую очередь?

Чтобы не выйти за рамки бюджета — этот самый бюджет надо правильно составить. Не пишите в смету цифры «от балды». Если вам надо что-то напечатать в типографии, позвоните и узнайте, сколько это будет стоить. И сколько будет стоить аренда зала тоже можно узнать заранее. И так большинство пунктов. Если вы не знаете, куда звонить сейчас, то как же вы планируете решать эту задачу потом? Ну и добавьте в смету 10% от получившейся суммы на экстренные платежи и страховой запас.

Рассмотрите возможность работы с партнерами. Ведь если вы делаете мероприятие сами, то на вас ложатся все 100% сметы. А если ивент делают две компании — можно затраты разделить. В большей степени это касается организации партнерских мероприятий для клиентов, если у компаний одинаковая целевая аудитория (презентации, вечера), или корпоративов. Выезжать на корпоратив двумя компаниями по 25-50 человек часто интереснее и веселее, чем одной. И там, где раньше бюджета хватало только на шашлыки и палатки, с партнером бюджета может хватить и на организацию целого пейнтбольного турнира. В качестве партнеров можно использовать как любую дружественную руководителю компании организацию, так и компании подрядчиков, а иногда и конкурентов. Представьте, как весело пострелять в конкурентов из пейнтбольного оружия. Азарт и военный дух гарантированы.

Все же корпоративное мероприятие — повод отдохнуть или потратить деньги?

Смотря какие цели ставил организатор события. Причем, под организатором мы имеем в виду два субъекта — именно организатора (агентство, личного помощника, пиарщика или отдел) и заказчика мероприятия (директора или компанию). В идеале у них должно быть единое понимание цели, хотя так бывает не всегда. Но давайте все же предположим, что у обеих сторон единое представление о том, что и зачем делается. В этом случае, корпоративное мероприятие может быть поводом повеселиться и отдохнуть с пользой — поднять корпоративный дух, познакомиться, адаптировать новичков и всякие другие полезные для внутрикорпоративного настроения вещи. А можно бездумно подойти к ивенту, взять дорогущую звезду и четыре ящика шампанского, а потом удивляться, почему вложенные деньги не дали нужного эффекта. Правильно организованное мероприятие позволяет достигнуть правильно поставленных целей. Все просто.

Беседовала Наталья Селиверстова

Автор: Вероника Кириллова. Генеральный директор PR-агентства Zebra Company и центра онлайн-курсов "Медиатека". Практикующий PR-специалист с 2004 года, преподаватель СПбГУ и ВШЭ, спикер и модератор ряда конференций и форумов. Автор и ведущая встреч питерских практикующих пиарщиков #ZebraDay и авторского подкаста о практическом PR Black&White.

💖 Love is... когда обучение — не обязанность, а удовольствие!

🔥 Главбух на УСН
Освойте УСН с любовью и минимизируйте риски. Эксклюзивная программа с учётом налоговой реформы-2025! 💰 Рассрочка: 3 725 ₽ × 4 месяца

🔥 Бухгалтер с нуля: учет, налоги, 1С
Начните с нуля и обретите профессию с открытым сердцем. Всё, что нужно для успешного старта, за 4 месяца! 💰 Рассрочка: 2 725 ₽ × 4 месяца

🔥 Бухгалтер на ОСНО
Освойте отчетность на ОСНО с заботой о каждой детали. Избегайте ошибок и штрафов с помощью уникальной практики от экспертов! 💰 Рассрочка: 1 725 ₽ × 4 месяца

✨ Вкладывайте в знания с любовью — ваш успех начинается здесь!

Посмотреть все курсы

Начать дискуссию


Похожие материалы

Медицина

Минздрав отменил виагру. Как поднимать страну?

Об исчезновении известного препарата с российского рынка.

Зарплата

Сбер: в России выравнивается рост зарплат

В 2024 году доходы граждан страны в среднем увеличились на 17,7%.

Кабмин направил 2,5 млрд рублей на помощь аграриям Курской области

20 сельхозпроизводителей получат компенсацию ущерба от утраты животных и аквакультур.

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
ЭДО

Налоговое требование теперь считается полученным на 6-й день после отправки по ТКС

С 5 февраля 2025 года вступили в силу поправки в НК, которые освобождают налогоплательщиков от обязанности направлять квитанции о получении электронных документов от ИФНС.

Инвестиции

🔥Позвонил так позвонил. Итоги 13 февраля на Московской бирже

Основное геополитическое событие прошло вчера после закрытия основной торговой сессии — это долгожданный телефонный звонок Трампа нашему президенту.

Блогеру Блиновской сократили исковые требования на 300 млн рублей

Налоговые доначисления Елене Блиновской снизили на 300 млн. Теперь блогер должна вернуть в бюджет больше 580 млн рублей.

mos-mo
Перевод

перевод денег ИП себе на карту

Подскажите, пожалуйста, насколько корректно переводить деньги ИП себе на карту с кодом заработная плата?
В том банке, в котором у нас открыл зарплатный проект - нет...

Читать полностью

Эксперт:

Надежда Камышева

Надежда Камышева
Эксперт

Жалобы ни к чему не приведут. Банки сами устанавливают правила ПОД/ТФ и этот банк считает ИП подозрительным. Потому что деньги проходят чисто...

Читать полностью

Суд при­знал банк «Га­рант-Ин­вест» банк­ро­том

Арбитражный суд города Москвы признал 12 февраля 2025 года КБ «Гарант-Инвест» (АО) (г. Москва) несостоятельным (банкротом).

К 2033 году прогнозируется удвоение рынка биотехнологий

Об этом сообщил член комитета Совета Федерации по экономической политике Иван Евстифеев при обсуждении перспектив развития промышленных производств на основе биотехнологий.

Если не сообщить в военкомат о переезде, смогут оштрафовать на 20 тысяч рублей

В Госдуме хотят с 10 до 20 тысяч рублей увеличить размер штрафа за нарушения сфере воинского учета.

ФНС заподозрит неладное, если после договоров ГПХ самозанятых приняли в штат. 👤«Ночной бухгалтер» № 1870

Придется объяснить налоговикам, почему ваши сотрудники раньше оказывали вам услуги в качестве самозанятых контрагентов.

ФНС заподозрит неладное, если после договоров ГПХ самозанятых приняли в штат. 👤«Ночной бухгалтер» № 1870

Как в 2025 году признавать доходы по разным договорам, в том числе прошлых лет

С 2024 года повышена ставка по налогу на прибыль. Это вызвало вопросы, связанные с учетом доходов по договорам прошлых лет. Ответ подготовили эксперты бератора Практическая энциклопедия бухгалтера.

Как в 2025 году признавать доходы по разным договорам, в том числе прошлых лет

⚡️ Итоги дня: брокеры отменяют заявки на покупку акций, DeepSeek регистрирует бренд в РФ, в Крыму национализируют еще 700 объектов

Подготовили обзор главных событий дня — 13 февраля 2025 года. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Налоговые каникулы ИП в 2025 году

Регионам предоставлено право освободить от налогов предпринимателей на патенте и на «упрощенке», при соблюдении ряда условий. В 2024 году был принят закон о продлении налоговых каникул до конца 2026 года, так что у ИП есть время воспользоваться льготой. Разберем, какие условия нужно соблюсти.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
НДФЛ

Нужно ли уведомлять налоговую, что доход для НДФЛ стал больше 5 млн. ФНС ответила

Физлицо может трудиться на нескольких работах, где-то по трудовому договору, а где-то договору ГПХ. И в совокупности доход за год может превысить 5 млн рублей.

📞 Работодатель не может обязать сотрудника использовать личный телефон в рабочих целях

Личный телефон можно использовать по работе, но только по согласованию с сотрудником. При этому ему нужно компенсировать расходы на связь.

УСН

Проценты по займу облагаются налогом по УСН, даже если заем – из целевых средств

В общем случае внереализационные доходы в виде процентов по договорам займа, кредита, банковского счета, банковского вклада, а также по ценным бумагам и другим долговым обязательствам учитывают при УСН.

Если компания решилась на переоценку ОС, это надо делать регулярно

Если организация вносит в учетную политику порядок последующей оценки в бухучете группы основных средств по переоцененной стоимости, то нужно проводить переоценку регулярно таким образом, чтобы балансовая стоимость объектов не отличалась существенно от их справедливой стоимости.

Обучение для бухгалтеров

Какие отчеты сдаем за 1 квартал 2025 года

Сделали для вас шпаргалку по отчетности в налоговую и СФР за 1 квартал 2025 года. Приложили новые формы деклараций с примерами заполнения, а также полезные материалы для подготовки.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

👔 Госдума изменит правила работы совета директоров

При наступлении определенных обстоятельств члены совета директоров могут считаться выбывшими. Их голоса перестанут учитывать.

Интересные материалы

Спорные ситуации для ставок 5, 7, 10 и 20% по НДС

Поправки-2025 предоставили компаниям возможность выбора: использовать текущие стандартные ставки или применять пониженные. Однако при выборе пониженных существуют определенные особенности, которые уже вызвали у бухгалтеров ряд вопросов.

Спорные ситуации для ставок 5, 7, 10 и 20% по НДС
5