Массовый подбор, как и любой HR-процесс имеет свои «подводные камни» – нюансы, незнание которых может усложнить процесс подбора или сделать его неэффективным. Чтобы обезопасить себя и «обойти» острые углы важно с самого начала обдумать все шаги процесса подбора и грамотно составить алгоритм его реализации.
Такая подготовительная работа позволит четко понять, какие действия и кем должны быть выполнены, хватает ли в организации собственных ресурсов для самостоятельного поиска без привлечения кадровых агентств, сколько будет стоить вся процедура, в какие сроки реально можно будет закрыть вакансии и т. д.
Чтобы ответить на данные вопросы и подготовиться к массовому подбору необходимо:
- поставить цель подбора: определить количество и должности, на которые потребуется набор персонала;
- составить график выхода персонала на работу;
- разработать требования к кандидатам совместно с непосредственным руководителем;
- провести мониторинг средней зарплаты на рынке по требуемым должностям;
- разработать бюджет проекта;
- выбрать ответственных за подбор;
- разработать план формирования потока кандидатов;
- подготовиться к процедуре подбора: решить организационные вопросы.
Каждый из данных шагов имеет свои нюансы. Например, при постановке цели важно четко определить, какие должности требуются в организацию и сколько сотрудников на каждую из них необходимо принять. Данную информацию должны предоставить руководители будущих сотрудников. Причем полученный список должностей и их количество необходимо не просто согласовать с руководителем службы персонала, а перепроверить с учетом существующих человеческих ресурсов, предполагаемого объема работ и целей развития компании. В противном случае задание на подбор будет не корректным.
Часто именно нежелание, непонимание руководителей значимости их роли в процессе, приводит к серьезным потерям времени и усилий рекрутеров, а также средств компании. Поэтому если почувствуете сопротивление и нежелание руководителей участвовать в данном процессе, объясните важность качества подбора и приведите в аргумент стоимость подбора и увольнения новичка во время испытательного срока.
При этом сразу обсудите участие руководителей в следующих этапах подбора. Предупредите, что их помощь особенно понадобиться:
- при составлении календарного график выхода сотрудников. Данный график позволяет понять сроки, отведенные на подбор персонала, оценить ресурсы организации, выбрать ответственных за подбор, исключить дезинформацию кандидатов и простой набранного персонала;
- разработке требований к сотрудникам и составлении заявки на подбор. Четкие критерии отбора, совместно разработанная процедура подбора – гарант качественного отбора кандидатов;
- разработке инструментов отбора: вопросов для оценки кандидатов, кейсов, пробных заданий и т.д.;
- принятии решения о приеме сотрудника.
Поэтому заранее обсудите данные задачи с руководителями и попросите запланировать на них время.
После разработки требований к кандидатам необходимо соотнести созданный на основании заявки на подбор образ кандидата и состав его компенсационного пакета с предложениями рынка труда. Проверьте, может ли рынок предложить таких кандидатов в установленные сроки и предлагаемую зарплату: проведите анализ зарплаты и условий труда, которые предлагают для аналогичных должностей конкуренты и партнеры.
Результат такого анализа также позволит понять, как сделать рекламную кампанию по свободным вакансиям более эффективной и актуальной, какие для этой цели необходимы средства. Эти расходы необходимо внести в бюджет на подбор персонала. Составление такого бюджета один из важных этапов массового подбора. Исключить возможные ошибки в данном процесс позволит четкое понимание того кто, кого, в какие сроки и с помощью каких источников и инструментов поиска планируется осуществить подбор кандидатов.
Важно сразу оценить есть ли в организации необходимые ресурсы для самостоятельного выполнения массового подбора либо же необходимо заключить договор с кадровым агентством. Если служба персонала организации обладает достаточным количеством специалистов по подбору, имеющих необходимое количество времени и соответствующий опыт, можете организовать поиск персонала силами организации. Это удобнее, поскольку сотрудники организации лучше, чем внешние рекрутеры, понимают, какие специалисты ей необходимы.
В случае же нехватки у специалистов по подбору времени на обработку входящих сообщений от кандидатов подключите к процессу других сотрудников организации: специалистов службы персонала, секретаря, диспетчеров и т. п. Либо установите автоответчик, на который запишите принципиально важную информацию о вакансии.
Если по ряду причин это сделать невозможно, наймите временных сотрудников для выполнения работы, например, операторов call-центра, рекрутеров, фрилансеров, либо заключите договор с кадровым агентством. При этом необходимо выбрать агентство специализирующееся на массовом подборе именно той категории сотрудников, которая вам необходима: продавцов, строителей и т.п., потому что подбор тех или иных специалистов может иметь свои нюансы.
В случае подбора кандидатов силами специалистов организации необходимо быть готовым к большому потоку кандидатов и заранее продумать этапы его формирования. Как правило, чтобы качественно и эффективно организовать работу с кандидатами, ответственным за подбор необходимо:
- регулярно размещать и обновлять объявления в различных источниках;
- вести базы по подбору персонала;
- участвовать в ярмарках вакансий;
- организовать расклейку объявлений в районах размещения мест работы кандидатов;
- следить за наличием полиграфических материалов, информирующих о вакансиях;
- принимать звонки от претендентов;
- искать резюме кандидатов на работных сайтах;
- отвечать на все отклики и письма соискателей;
- осуществлять «холодные звонки» по резюме, найденным в Интернете;
- проводить телефонные интервью;
- проводить массовые презентации;
- пересмотреть имеющийся резерв кандидатов и т. д.
Данный список задач не конечный, в зависимости от выбранных источников поиска и стратегии поиска он может меняться. В любом случае продумайте, как распределить данные обязанности среди ответственных за подбор, и далее запланируйте действия для проведения оценки: важно помочь рекрутерам организовать свою работу так, чтобы они не мешали друг другу. Например, если в организации только одно небольшое помещение для встреч с кандидатами, необходимо составить график его использования, как вариант: в первой половине дня его использует один специалист по подбору, вторую половину дня – другой. Чтобы не было путаницы во входящих звонках от кандидатов, рекомендуется каждому ответственному предоставить свою телефонную линию и т. п.
Также важно грамотно выбрать источники поиска. Сделать это необходимо с учетом целевой аудитории, например, при поиске молодого персонала без особых требований к опыту работы, лучше использовать работу с вузами и различные социальные сети, при поиске продавцов, объявления в СМИ, на баннерах, объявления в местах работы потенциальных кандидатов.
Составьте план проведения рекламных кампаний. Подберите промоутеров и способы проверки качества их работы. После этого продумайте последовательность оценки кандидатов. Методы оценки разработайте совместно с непосредственными руководителями будущих сотрудников. Выстройте четкий алгоритм оценки. Обсудите, на каком из этапов руководители будут присутствовать на процедуре.
Разработайте систему хранения данных о кандидатах и шаблон сводных таблиц для фиксирования результата оценки претендентов на разных этапах отбора.
Создайте шаблоны электронных писем, придумайте стандартные формулировки для финальной беседы, с помощью которых можно оперативно поблагодарить кандидатов и (или) отказать в работе, пригласить на новый этап собеседования или сразу на работу.
Все вышеприведенные советы позволят учесть и исключить возможные «подводные камни» процесса. Поэтому рекомендуется приступать непосредственно к процедуре подбора только после того, как были решены данные задачи подготовительного этапа. При этом будьте внимательны и гибки: все предугадать не возможно. Важно в любой ситуации четко помнить о цели процесса, грамотно оценивать ресурсы и свои возможности.
Начать дискуссию