Бизнес-психология

Как составить эффективное HR-письмо

Эйчар зачастую ещё и «корпоративный писатель»: он отстукивает терабайты писем сотрудникам и руководителям. Но читают ли их те? Доходит ли смысл таких посланий до адресатов? Дают ли они нужный эффект? Как не работать «на корзину», рассказывает Антон Краснобабцев.

Эйчар зачастую еще и «корпоративный писатель»: он отстукивает терабайты писем сотрудникам и руководителям. Но читают ли их те? Доходит ли смысл таких посланий до адресатов? Дают ли они нужный эффект? Как не работать «на корзину», рассказывает Антон Краснобабцев.

Число писем, ежедневно падающих в наш электронный ящик, выросло за последние годы в разы. Писать их приходится и эйчарам. Самый частый адресат — сотрудники. Как сделать так, чтобы HR-письма не затерялись в море деловых посланий, чтобы их вовремя читали и следовали их букве?

Совет № 1. Осознайте, что ваше письмо не самое важное

В некоторых компаниях руководители получают в день по 200 писем. Разумеется, приоритет отдается тем, которые связаны с ключевыми рабочими вопросами, посланиям от руководства и клиентов, и только потом — от HR-службы. Каким бы грустным нам это ни казалось, но такова бизнес-реальность.

Совет № 2. Цените время и силы адресата

Получатели чаще и быстрее отвечают на письма:

  • С вопросами исключительной важности (крупный заказ, серьезная проблема с рабочим процессом, персональное распоряжение директора и так далее);

  • С вопросами, которые решаются быстро и легко.

Если же вопрос, по поводу которого написано письмо, второстепенен, а сам текст многословен и туманен, то такое письмо откладывается до лучших времен (и о нем частенько забывают).

Конечно, «исключительно важным» наше письмо просто так не станет, но... если оно будет лаконичным, а просьба в нем — несложной для исполнения, то это однозначно повысит его шансы.

Совет № 3. Пусть тема говорит о сути письма

«Информация»«к сведению» — плохие варианты. Нам нужно, чтобы сообщение уже своим заголовком выражало простоту и конкретность:

  • «Даты отпусков»;

  • «Сотрудники на тренинг»;

  • «Новый PR-менеджер — Петр Иванов»;

  • «График работы в праздники»;

  • «Как подать заявку на внешнее обучение».

Совет № 4. Опускайте несущественное, выражайтесь кратко и доступно

Скажите, что вам нравится больше? Читать такой текст:

«Согласно решению руководства, в мае будет проведен ассессмент-центр для сотрудников департамента продаж. В связи с необходимостью проведения ассессмент-центра силами консалтинговой компании, прошу вас ознакомиться с прилагаемым профилем компетенций для линейного уровня и высказать ваше мнение. Обращаю ваше внимание, что дальнейшие обучающие мероприятия будут ориентированы на развитие компетенций по данному профилю».

Или этот:

«В мае профконсультанты оценят каждого сотрудника из отдела продаж и дадут рекомендации по развитию. 

Прошу убедиться, что в прилагающийся список включены все качества, которые требуются вашим подчиненным для хорошей работы».

Чем проще слова и предложения, тем проще разобраться в письме. Не заставляйте получателя письма напрягаться там, где можно без этого обойтись.

Примечание. Хорошо, если весь текст письма занимает не более одного экрана.

Совет № 5. Вложения — только для вторичной информации

Люди ненавидят читать вложения, поэтому не заставляйте их это делать.

Вся первичная, необходимая для ознакомления информация должна быть в теле письма.

Вложения полезны, когда в них:

  • Обоснование вашего сообщения или просьбы (приказ и т. п.);

  • Форма или таблица для заполнения;

  • Материал, который действительно интересен, но включать его в тело письма нецелесообразно (длинный прайс-лист, актуальная статья, буклет фитнес-клуба).

Совет № 6. Мотивируйте

Объясните адресату, зачем ему нужно:

  • внимательно ознакомиться с содержанием письма,

  • изменить свои действия на работе,

  • ответить на ваше письмо и при этом уложиться в срок.

Например, мы просим всех составить график отпусков на 2015 год и отправить нам до 10 апреля.

Во-первых, это нужно:

  • чтобы распланировать отпуска с учетом загрузки и избежать аврала в подразделениях;

  • чтобы тренинги приходились на рабочие периоды, а не на отпуска.

Во-вторых, это необходимо сделать сейчас, так как уже в апреле много желающих уйти в отпуск.

Как правило, убеждают людей следующие доводы:

  • забота об удобстве — их лично и всего коллектива;

  • предотвращение неприятностей для них и коллектива;

  • влияние на компанию в целом;

  • нужды клиентов и забота о них;

  • следование общепризнанным ценностям.

Совет № 7. Будьте конкретны в своих просьбах

Тут помогает универсальная структура письма:

  1. Введение: приветствие и повод обращения;

  2. Основная часть: информация, аргументы;

  3. Резюме: выводы и действия, которых вы ждете от адресата.

Очень важная часть в больших письмах — резюме. Именно в ней мы четко формулируем, чего именно ожидаем от получателя: что ему нужно сделать, когда это нужно сделать, что и как написать в ответном письме.

Как в приведенном выше примере про ассессмент-центр, лучше писать не «прошу ознакомиться и высказать мнение», а «прошу подтвердить, что в список включены все важные качества и, при необходимости, дополнить его». Это делает нашу просьбу более конкретной и позволяет нам избежать долгой переписки.

Совет № 8. Пользуйтесь списками

Если вы просите адресата о нескольких действиях или передаете несколько пунктов информации, то список поможет ему понять вас быстрее и правильнее, а также ничего не забыть.

Неудачно:

«Для компенсации затрат на учебную командировку необходимо до 18 апреля занести в службу персонала визированное руководителем заявление с оригиналами и копиями чеков».

Пример со списком:

«Для компенсации затрат на учебную командировку необходимо:

  1. Завизировать заявление у руководителя.

  2. Передать в службу персонала документы:

  3. заявление с визой руководителя;

  4. оригиналы чеков;

  5. копии чеков.

Подать документы необходимо до 18 апреля».

Совет № 9. Назначайте сроки и следите за ними

Просьбу, для которой не обозначен срок исполнения, намного проще отложить в долгий ящик. Но важно помнить, что в тот же ящик попадают и просьбы с отдаленными сроками (выслать через неделю и более).

Поэтому, во-первых, всегда указывайте срок.

А во-вторых, разбивайте большие просьбы на этапы и пишите отдельные письма по каждому.

И если мы хотим, чтобы к нашим срокам относились серьезно, то сразу по их истечении нужно строго спрашивать: «Не получил от вас информацию. Вы высылали? Когда сможете выслать?»

Совет № 10. Подключайте другие каналы

Однажды я консультировал T&D-менеджера крупной IT-компании — на тему корпоративных стандартов переписки, и помогал ему разрабатывать учебный курс по деловой переписке. На последней встрече он попросил меня помочь составить письмо — приглашение на тренинг для руководителей отделов. Когда выяснилось, что все эти руководители работают в том же здании, что и T&D-менеджер, и их всего 5–7 человек, я порекомендовал встретиться с каждым лично.

Не стоит переоценивать деловую переписку. Иногда ей нужно и помогать — подключать другие каналы, например:

  • телефон,

  • личные встречи,

  • доски объявлений,

  • собрания,

  • корпоративный портал и т. п.

Источник: http://www.hr-journal.ru/articles/oc/Kak-sostavit-ehffektivnoe-HR-pismo.html 

Управленческий учет и финансы в 1С: УНФ

Только сегодня! Скидка 50%!

  • Автоматизируйте учет и финансы в 1С: УНФ
  • Настройте CRM, бюджетирование и платежный календарь
  • Управляйте денежными потоками и повышайте прибыль
7 900 ₽ (или 4 платежа по 1 975 ₽)
Записаться сейчас

Начать дискуссию


Похожие материалы

⚡️ Итоги дня: карту метро перевели на арабский, Минстрой хочет единую платежку ЖКУ, а мошенники разводят клиентов Wildberries

Подготовили обзор главных событий дня — 19 февраля 2025 года. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Как отражать операции в 1С селлерам с пониженными ставками НДС

С 2025 года упрощенцы с доходом от 60 млн руб. в год обязаны уплачивать НДС. При этом компании на УСН могут выбрать специальные ставки 5% и 7% или применять общеустановленную ставку 20%. Для тех, кто применят пониженные ставки, есть свои нюансы заполнения декларации и учета в 1С. Рассказываем, как работать с такими селлерами на обновленном онлайн-курсе.

Как отражать операции в 1С селлерам с пониженными ставками НДС

🔦 ФНС начнет автоматически получать информацию о резидентстве и загранпаспортах. Мнение налогового юриста об эффективности будущей системы

Налоговики будут собирать сведения о пересечениях границ физлицами, чтобы эффективнее определять их налоговое резидентство.

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
НДФЛ

Необлагаемую матпомощь можно выплачивать сотрудникам несколько раз в год

В ряде случае материальная помощь сотрудникам не облагается НДФЛ. И условия о том, что она должна быть только один раз в год, в НК нет.

Сопутствующие услуги войдут в базу по туристическому налогу, но только при одном условии

Если гостиница включила в цену номера стоимость дополнительных услуг, то они будут считаться в базе по турналогу.

⚡️В поисках ответов: самое важное о VII Всероссийской бухгалтерской конференции «БухВесна-2025»

Нам начали приходить организационные вопросы от пользователей по VII Всероссийской бухгалтерской конференции «БухВесна-2025», которая пройдет 13 марта в Москве. Собрали все важное в одной статье: кто, что, как, куда, когда, во сколько, каким образом — все здесь! Забирайте в закладки, чтобы не потерять!

⚡️В поисках ответов: самое важное о VII Всероссийской бухгалтерской конференции «БухВесна-2025»
6
agafosha
НДС

Совмещение налоговых режимов

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, ИП работает на ОСНО (услуги грузоперевозки), но есть некоторые грузоперевозки этими же транспортными средствами без НДС, как...

Читать полностью

Эксперт:

Надежда Камышева

Надежда Камышева
Эксперт

Добрый день.

Никак не получится работать без НДС при ОСНО. Можно было бы купить патент (если ИП соответствует условию применения ПСН), но тогда...

Читать полностью
НДС на УСН

В каких случаях возможен вычет НДС при ставке 5%

Плательщики УСН с доходами свыше 60 млн рублей могут выбрать пониженные ставки НДС 5% и 7%, при которых нет права на вычет по покупкам.

В НК РФ могут внести нормы о глобальном минимальном налоге — «GloBE Rules»

22.01.2025 глава Минфина Антон Силуанов подписал обновленный План деятельности Федеральной налоговой службы на 2025 год и плановый период 2026-2030 годов.

Клиенты Райффайзенбанка не смогут покупать ценные бумаги на бирже

Банк меняет условия брокерского обслуживания для своих клиентов. Инвесторы не смогут покупать ценные бумаги на бирже.

НДС

При переходе с ОСНО на УСН восстановленный НДС по основным средствам можно учесть в расходах

Если организация с 01.01.2025 перешла с ОСНО на УСН с НДС 5%, она должна в 1 квартале 2025 года восстановить НДС по товарам и основным средствам.

👼 Декретные предложили платить с первых недель беременности. Эксперт по трудовым отношениям оценила шансы на принятие

Сейчас женщина уходит в отпуск по беременности и родам с 30-й недели беременности на 140 дней. Предложили этот срок сдвинуть и предоставлять отпуск по БиР со дня постановки на учет в женской консультации.

4

💲 Курс доллара упал до 89 рублей

На межбанковском рынке доллар торгуется ниже 90 рублей. Впервые с 14 февраля 2025 года.

Госкомпании нарастили закупки у самозанятых бухгалтеров и юристов

Если в 2019 году только 16 госкомпаний были готовы подписывать контракты с самозанятыми, то в 2024 году — уже 2 тысячи организаций.

Самозапрет на кредиты с 1 марта 2025 года: как защитить себя от мошенников и случайных долгов

С 1 марта 2025 года у всех россиян появится возможность полностью заблокировать возможность оформления на себя кредитов и займов. Это новый инструмент защиты, который поможет бороться с кредитным мошенничеством и защитит тех, кто не хочет рисковать. Разбираем, как работает самозапрет на кредиты, какие есть нюансы и как его установить.

Самозапрет на кредиты с 1 марта 2025 года: как защитить себя от мошенников и случайных долгов

Можно будет отслеживать ход рассмотрения жалоб на ИФНС

К декабрю 2025 года ФНС запланировала доработать свой интернет-сервиса «Узнать о жалобе».

УСН

Минфин рассказал, когда на УСН включать в расходы зарплатный НДФЛ

Сам НДФЛ, который работодатель удерживает с зарплаты сотрудников, не является расходом при УСН, но зарплата сотрудников, которая включает в себя НДФЛ – это расход.

АУСН

АУСН стала популярной у продавцов и специалистов по бухучету

6 тысяч компаний из сферы розничной торговли работают на АУСН. Этот налоговый режим также выбирают специалисты по праву и бухгалтерскому учету, разработчики ПО, риелторы и консультанты.

Самозанятые

Про объективную необходимость в привлечении самозанятого

«Мне бухгалтер сказал, что в договоре с самозанятым запрещено указывать фиксированную сумму выплаты! Как быть теперь?».

Премии

Госдума одобрила законопроект о прозрачности премиальных выплат

18 февраля 2025 года Госдума приняла в первом чтении законопроект, направленный на защиту прав работников при назначении премий.

Интересные материалы

Как организации на ОСНО отражать оформление КАСКО и ОСАГО

Если у организации на ОСНО есть лизинговое транспортное средство, то по нему не только нужно уплатить налог, но еще и оформить страховку. Рассказываем, как отразить оформление КАСКО и ОСАГО в учете.

Как организации на ОСНО отражать оформление КАСКО и ОСАГО