Кадровый учет

Как регистрировать кадровые документы. Журналы, которые должны быть у каждого работодателя

Какие способы регистрации документов есть? Как оформлять кадровые журналы и какие из них обязательны, а какие нет?
Как регистрировать кадровые документы. Журналы, которые должны быть у каждого работодателя

Существует три способа регистрации документов:

  • простейший - в журналах;
  • более совершенный - с помощью картотеки;
  • наиболее совершенный, удобный и быстрый - с помощью соответствующих компьютерных программ.

Организация имеет возможность выбрать наиболее приемлемый для себя способ регистрации документов.

Регистрация кадровых документов может вестись только с использованием журналов, т.к. в случае возникновения трудового спора компьютерную регистрацию суд или государственная инспекция труда может не признать.

Все регистрационные журналы (как и книги учета) должны быть защищены от изъятий и вложений: страницы должны быть пронумерованы ручкой (не карандашом), журнал должен быть прошит и опечатан, заверен подписью руководителя организациии и ответственного за его ведение лица. Только в этом случае он может служить доказательством. Журналы и книги по учету кадров ведут для того, чтобы:

  • регистрировать документы и присваивать им порядковые номера;
  • организовать учет кадров и их движения (прием на работу, перевод, отпуск, увольнение);
  • наладить учет документов, которые выдаются работникам под расписку и не хранятся в организации (удостоверения, справки);
  • облегчить в дальнейшем поиск нужных документов.

Журналы регистрации кадровых документов, которые обязательно должны вестись в организации

  • Журнал регистрации трудовых договоров.

Кадровики, кроме того, иногда ведут отдельно журналы регистрации принятых и уволенных работников, каждый год начиная новую нумерацию, что позволяет быстро получить сведения о том, сколько работников было принято, уволено за год, сколько уволилось из принятых в текущем году.

  • Журнал регистрации личных карточек.
  • Журнал регистрации личных дел работников (если они ведутся в организации).
  • Журналы регистрации приказов (распоряжений).

Их количество определяется в зависимости от размеров кадрового документооборота. Все кадровые приказы могут регистрироваться в одном либо в нескольких журналах (вплоть до регистрации в отдельном журнале каждого вида приказов).

Поскольку приказы (распоряжения) по личному составу подразделяются по срокам хранения на два массива - «75 лет ЭПК» и «5 лет», кадровые службы должны формировать эти документы в разные дела и вести их регистрацию раздельно. При регистрации приказов (распоряжений) по личному составу со сроком хранения «75 лет ЭПК» (прием, перевод, увольнение и др.) им присваиваются порядковые номера с добавлением буквенных обозначений «к» или «л/с», например: «приказ № 1-к» или «№ 5-л/с».

Приказы (распоряжения) со сроком хранения «5 лет» (очередные и учебные отпуска, взыскания и др.) имеют регистрационные номера с другой буквой, например «о»: «приказ № 1-о».

Внутри каждого дела приказы (распоряжения) располагаются по номерам и датам издания. При большом объеме документов в деле (свыше 250 листов) дела с приказами (распоряжениями) разбиваются на тома (том 1, том 2) и т.д. с указанием на обложке каждого тома номеров и крайних дат включенных в него приказов (распоряжений).

  • Журнал регистрации актов (об отказах от ознакомления с документами, прогулах, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.п.).

Журналы учета на факультативной основе 

На факультативной основе ведутся журналы регистрации заявлений работников, докладных и объяснительных записок, связанных с кадровой работой. Такие журналы облегчают процесс урегулирования споров и разногласий.

Книги учета необходимы для того, чтобы фиксировать:

  • сверхурочные работы;
  • использованные и неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска;
  • предоставленные работникам отгулы и т.д.

В любом из этих регистрационных журналов или книг рекомендуется дополнять возрастающий в течение года порядковый номер документа буквенным индексом.

Во многих случаях Трудовой кодекс требует, чтобы работники были предупреждены о наступлении определенных событий не позднее указанного в нем срока. Поэтому рекомендуется вести картотеку предупреждений (бумажную или электронную) о следующих событиях:

  • об окончании срока испытания. Согласно ст. 71 ТК РФ увольнение работников, не выдержавших испытания, возможно только в случае, если они были об этом предупреждены в письменной форме с указанием причин не менее чем за три дня;
  • об истечении срока трудового договора. В соответствии со ст. 79 ТК РФ работодателю необходимо предупредить работника об истечении срока трудового договора в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения;
  • о ежегодных оплачиваемых отпусках. Согласно ст. 123 ТК РФ работник должен быть извещен о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала. Для этого издается приказ о предоставлении ежегодного отпуска, а подпись работника об ознакомлении с ним и будет являться предупреждением.

Помимо этого, кадровик может сделать себе «напоминалочки» о любых других событиях (днях рождения работников, юбилейных датах и т.п.).

Организация сама решает, какие журналы ей необходимо вести, исходя из своих особенностей и потребностей.

Оформление регистрационного журнала

 Прежде чем приступить к изготовлению обложки, нужно решить, как будут расположены страницы журнала - вертикально или горизонтально. Вертикальное расположение подходит для журналов с небольшим количеством граф, а горизонтальное расположение используется, если на странице журнала требуется отразить много разных сведений.

Так, у Журнала учета больничных листов может быть вертикальное (книжное) расположение страниц, поскольку в нем требуется отразить лишь сведения о работнике, номер больничного листа, его срок и название лечебного учреждения. А Журнал регистрации переводов работников лучше сделать в виде альбома, потому что в нем на одной странице нужно зафиксировать прежнее и новое места работы работника, старое и новое наименования его должности.

Для обложки лучше использовать плотную бумагу формата А4. На ней с помощью компьютера, печатной машинки или вручную пишут название организации, слово «журнал» или «книга» и наименование журнала (книги), ниже выделяют две строки для даты начала и даты окончания журнала (книги). Можно создать унифицированную форму и по ней делать обложки для всех журналов. Форма может быть, например, такой:

Далее необходимо разделить журнал на графы (лучше разграфить сразу все страницы). Чтобы защитить документ от изъятий и вложений, все страницы журнала нумеруют, журнал прошнуровывают и скрепляют печатью. Журнал заверяется подписью руководителя кадровой службы, заместителя генерального директора по работе с персоналом или генерального директора.

Внимание! Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них заверяет только руководитель организации.

В журнале должно быть указано лицо, ответственное за ведение журнала, и должна стоять его подпись. Подпись можно поместить на обложке (лицевой или оборотной стороне), или на последней странице журнала, или на каждой его странице.

Если при заполнении журнала была допущена ошибка, исправление в него можно внести одним из следующих способов:

1. Неверная запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а ниже, в той же графе, делается правильная запись. В графу «Примечания» (если эта графа есть в журнале) вносится запись: «Исправлено в графе такой-то», а ниже ставится подпись с расшифровкой и дата по следующему образцу:

2. Если в журнале нет графы «Примечания», можно воспользоваться порядком, который применяется для исправления неверно внесенных записей в трудовую книжку. В той же графе, где допущена ошибка, ничего не зачеркивается, ниже неверной записи пишется: «Запись за номером таким-то недействительна» и делается правильная запись.

Пока в учетном журнале не заполнены все страницы, он хранится у того работника, который его ведет. Когда все страницы журнала будут заполнены, на обложке ставится дата окончания и журнал сдается в архив организации.

🔍 Узнайте то, чего нет в интернете!

💼 Главбух на УСН
Экспертные лайфхаки и методы, проверенные практикой.
💰 Цена: 4 500 ₽ 15 950 ₽
Подробнее

📊 ОСНО: налоговая отчетность
Тонкости отчетности от ведущих специалистов.
💰 Цена: 4 200 ₽ 15 990 ₽
Подробнее

🎓 Профессия бухгалтер с нуля
Секреты профессионалов для старта карьеры.
💰 Цена: 4 900 ₽ 19 900 ₽
Подробнее

🚀 Знания, которые вы не "нагуглите"! Начните обучение сейчас!

Каталог курсов

Комментарии

2
  • НатальяС
    21 век, миллионы на автоматизацию тратятся, а всё в журналах регистрируем.
  • Olsama-3
    М-да, в штате 1человек, веди журнал! Кому это надо??? Штрафы собирать? Достало все это, сил нет!


Похожие материалы

Бухгалтера, скрывшего свою инвалидность, нельзя за это уволить

Перечень документов, которые сотрудник должен предъявить при трудоустройстве, приведен в статье 65 ТК. Справка об инвалидности в этот перечень не входит.

Увеличивать лимит дохода для самозанятых в 2,4 млн рублей не планируют

Для плательщиков НПД есть лимит дохода в 2,4 млн рублей. Это 200 тыс. в месяц, что в 2 раза больше, чем средняя зарплата в России.

ВЭД

Как бизнесу перевести деньги из России в Европу и обратно в 2025 году

С каждым новым пакетом санкций способов оплатить товары и услуги европейским партнерам и получить плату от них становится все меньше. Но пока такие возможности еще есть. Разбираемся, что учесть при переводах в Европу, сколько денег можно перевести, какие способы сейчас работают и что грозит за нарушение валютного законодательства.

Как бизнесу перевести деньги из России в Европу и обратно в 2025 году

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Регионам могут дать право предоставлять отсрочку по федеральным налогам

Минфин спросили о расширении возможностей предоставления отсрочек и рассрочек по налогам.

«Письма счастья» от ФНС: как налоговая проверяет наличные расчеты россиян с нерезидентами. Обзор прессы

Федеральная налоговая служба начала массовые проверки россиян, совершающих сделки с иностранцами за наличные. Владельцы автомобилей и недвижимости уже получают штрафы в размере до 40% от суммы сделки. Почему ФНС взялась за этот вопрос именно сейчас и как избежать санкций — в нашем обзоре.

«Письма счастья» от ФНС: как налоговая проверяет наличные расчеты россиян с нерезидентами. Обзор прессы

Счет-фактура в 2025 году: особенности и правила заполнения

Счет-фактура — ключевой документ в торговых сделках, необходимый как продавцу, так и покупателю. Для плательщиков НДС его выставление — обязательное требование, поскольку без него покупатель не сможет принять НДС к вычету.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Расходы по приобретению жилой недвижимости в целях коммерческой деятельности ИП на УСН (доходы минус расходы)

ИП на УСН (доходы минус расходы) планирует приобрести жилую недвижимость (квартиру) для сдачи ее в аренду. Стоимость этой квартиры можно будет отнести в расходы...

Читать полностью

Эксперт:

Александр Анищенко

Александр Анищенко
Эксперт

Добрый день!

Да, можно. Учет такой же, как и для прочих основных средств (п. 3 ст. 346.16, подп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Акция на онлайн-курсы для настоящих борцов со штрафами и кризисами

Именно бухгалтер стоит на защите компании от налоговых невзгод, внезапных проверок и претензий налоговой. Запаситесь самым мощным оружием на онлайн-курсах «Клерка». Воспользуйтесь выигрышной стратегией — покупайте обновленные курсы со скидками, укрепляйте свои знания, чтобы быть на шаг впереди налоговой!

Перевозка

Автомобильные перевозчики могут приостановить работу на месяц

Чтобы не собирать миллионные штрафы в период весенней просушки дорог, грузоперевозчики откажутся работать во время действия ограничений на проезд по региональным дорогам.

Как рассчитывать НДС рознице в 2025 году: смотрите на схемах и примерах

В статье мы разместили схемы, шпаргалки и примеры, которые помогут компаниям и ИП, связанным с розничной продажей товаров, правильно рассчитать НДС. Изучите все тонкости до сдачи декларации за I квартал, чтобы заранее обезопасить бизнес от претензий инспекторов.

Как рассчитывать НДС рознице в 2025 году: смотрите на схемах и примерах
1

Налоговая напомнила о штрафах за покупку авто у иностранцев за наличные

Как сообщили в ведомстве, такие расчеты нарушают валютное законодательство, и за них предусмотрены серьезные штрафы.

Что изменилось в уплате НДС при импорте с 1 января

В 2025 году в работе с НДС произошло много изменений. Расширился круг налогоплательщиков — теперь НДС платят еще и упрощенцы, появилась новая декларация по НДС и т. д. Разбираемся в том, как нововведения 2025 года отразились на учете ВЭД — кто теперь платит НДС и в каком объеме.

Что изменилось в уплате НДС при импорте с 1 января

Почти половина россиян не заметили разницы после перехода на российское ПО

7% признались, что отечественные программы оказались удобнее зарубежного софта, на котором они работали раньше.

РСВ

Обновили контрольные соотношения для РСВ

С 1 квартала 2025 года РСВ надо сдавать по новой форме. В связи с этим обновили и контрольные соотношения для него.

Защитите компанию от рисков и штрафов! Акция на онлайн-курсы для сильных духом бухгалтеров

Бухгалтер — защитник компании от налоговых бурь и отчетных невзгод. Пополните свой арсенал самым свежим вооружением на онлайн-курсах «Клерка». В программе курсов вся актуальная информация, которая поможет выстроить выигрышную стратегию и обойти опасности. Записывайтесь в ряды добровольцев, пока на онлайн-курсы действуют скидки до 78%.

Защитите компанию от рисков и штрафов! Акция на онлайн-курсы для сильных духом бухгалтеров

Только каждая десятая компания может взять льготный кредит. Будет еще меньше

Власти пересмотрели программу льготного кредитования малых и средних предприятий. Теперь воспользоваться ею смогут только представители пяти отраслей.

На что обращают внимание проверяющие в документации налогоплательщика?

Про налоговые проверки договоров налогоплательщика.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру

В России появится новая особая экономическая зона

В новой ОЭЗ «Горная Шория» Кемеровской области ждут инвесторов, которые построят туристические, спортивные и горнолыжные комплексы.

Субсидиарная ответственность лиц, получивших выгоду от банкротства: кто будет отвечать личным имуществом по долгам

Судебная практика подтверждает, что субсидиарная ответственность распространяется не только на руководителей компании-должника, но и на лиц, получивших выгоду от ее банкротства. Закон позволяет инициировать привлечение к субсидиарной ответственности и в отношении третьих лиц, контролировавших бизнес либо незаконно получавших его активы.

Введена отсрочка по уплате утильсбора. Но не для всех

Чтобы отечественные производители спецтехники могли сохранить оборотные средства, кабмин перенес срок уплаты утилизационного сбора на декабрь 2025 года.

Интересные материалы

💥Обзор новостей: ФНС подтвердила отказ от деклараций по НДФЛ, компании стали чаще нанимать сотрудников старше 40, 1 марта заработает сервис «Мои чеки онлайн»

Рассказываем о самых главных событиях, о которых писали и которые обсуждали в мире.