Споры о том, является ли путевой лист документом, подтверждающим расход топлива, ведутся достаточно давно.
В комментируемом Определении ВАС РФ от 30.08.2013 № ВАС-11880/13 коллегия судей отказалась передавать данное дело на рассмотрение в Президиум ВАС, тем самым оставив в силе Постановление ФАС ПО от 21.05.2013 № А55-23291/2012, принятое не в пользу налогоплательщика.
Отметим, что предметом спора стал отказ налогового органа принять в составе расходов для целей исчисления налога на прибыль стоимость горюче-смазочных материалов, поскольку в путевых листах отсутствовало подробное описание мест следования автомобиля.
Напомним, что согласно п. 1 ст. 247 НК РФ объектом обложения налогом на прибыль организаций признается, соответственно, прибыль, полученная налогоплательщиком. Причем прибылью признаются доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов. Расходы, в свою очередь, должны быть обоснованны и документально подтверждены, а также направлены на получение дохода – это следует из ч. 1 ст. 252 НК РФ.
К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ относит расходы налогоплательщика на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного транспорта и иных его видов), расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».
Часть 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.
Первичным документом, подтверждающим произведенные расходы на горюче-смазочные материалы, является путевой лист, унифицированная форма (форма 3 «Путевой лист легкового автомобиля») которого была утверждена Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».
Так как с 01.01.2013 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными для применения, организации должны утвердить в учетной политике самостоятельно разработанные формы, в которых должны содержаться следующие обязательные реквизиты (ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ):
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
7) подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Кроме того, следует учитывать, что Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 утверждены Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов. Согласно п. 3 разд. 2 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:
1) наименование и номер;
2) сведения о сроке действия;
3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4) сведения о транспортном средстве;
5) сведения о водителе.
Поясним, что сведения о транспортном средстве включают в себя (п. 6 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов):
1) тип и модель транспортного средства (если грузовой автомобиль используется с прицепом или полуприцепом – модель прицепа, полуприцепа);
2) государственный регистрационный знак;
3) показания одометра (количество полных километров пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и при его заезде в гараж (депо);
4) дату и время выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку.
В то же время при заполнении путевого листа нельзя забывать о разделе, отражающем информацию о маршруте следования автомобиля, несмотря на то что из Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов следует, что маршрут следования не является обязательным реквизитом путевого листа.
В Письме Минфина РФ от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161 говорится, что путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, утвержденные Приказом Минтранса РФ № 152, может являться одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.
Кроме того, в Письме УФНС по г. Москве от 30.12.2009 № 16-15/139308 отмечено, что при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля необходимо учитывать нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте, введенные в действие Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р. В отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, следует руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля.
Согласно Письму Минфина РФ от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129 первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании было возможно судить об обоснованности произведенного расхода. В письме указано, что отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не говорит о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции.
Другими словами, если путевой лист не содержит в составе своих реквизитов информацию о месте следования автомобиля, то названный факт не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.
Данный вывод налоговиков подтверждается и судебной практикой. Так, в Постановлении ФАС ЗСО от 04.05.2012 № А27-10606/2011 суд установил, что представленные организацией путевые листы не содержат информацию о конкретном маршруте следования, показания спидометра транспортного средства на начало и окончание рабочего дня. Транспортные средства использовались работниками вне рабочего времени. При этом указано, что отсутствие в путевом листе информации о маршруте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля работниками организации в служебных целях, обоснованности расходов организации по горюче-смазочным материалам. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции.
В Постановлении ФАС СЗО от 28.03.2011 № А66-2808/2010 отмечено, что основанием для списания горюче-смазочных материалов является надлежащим образом оформленный путевой лист. Путевые листы также подтверждают экономическую обоснованность и производственную направленность затрат, связанных с использованием автотранспорта.
Однако относительно документального подтверждения расходов на горюче-смазочные материалы имеется и другая арбитражная практика. Но следует учитывать, что налоговые органы при проверках обязаны учитывать сложившуюся арбитражную практику и особенно решения ВАС. Таким образом, теперь при проверках налоговые органы будут исключать из состава расходов затраты на горюче-смазочные материалы в случае предоставления на проверку путевых листов без подробного заполнения маршрута следования автомобиля.
В Постановлении ФАС СКО от 14.05.2012 № А25-1314/2011 суд опроверг мнение налогового органа о том, что отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования служебного автомобиля не позволяет говорить об использовании автомобиля в служебных целях сотрудниками организации. Путевой лист, в котором отсутствует информация о маршруте следования автомобиля и почтового адреса пункта назначения, не подтверждает расходы на приобретение горюче-смазочных материалов. При этом в обоснование своего вывода суд указал, что в представленных организацией путевых листах имеются все обязательные реквизиты (номер, дата путевого листа, наименование организации, марка автомобиля, государственный знак, отметки о его технической исправности, фамилия и инициалы водителя, задание водителю, в том числе подразделение (лицо), в распоряжение которого выделен автомобиль, адрес подачи с наименованием пункта по району, время выезда, время возвращения время простоев, отметка о сдаче автомобиля, наименование и количество используемого топлива, показания спидометра, указаны населенные пункты района, куда заезжал автомобиль, конечным пунктом является пункт, в котором осуществлялась подача автомобиля и совершен выезд, подведены результаты работы автомобиля за смену, имеются подписи). Получается, что данные сведения подтверждают использование автомобиля в производственных целях и количество израсходованного горючего. Отмечено, что доказательства обратного инспекция не представила.
В Постановлении ФАС ВСО от 01.02.2011 № А33-13602/2008 рассмотрена следующая ситуация. По мнению ИФНС, путевые листы, не содержащие информации о конкретном месте следования автомобиля с указанием наименования организации и ее адреса, не позволяют судить о факте использования автомобиля в служебных целях и не могут являться подтверждением расходов на приобретение горюче-смазочных материалов. Однако суд пришел к выводу, что позиция ИФНС неправомерна в связи с отсутствием легального нормативного определения понятий «место отправления» и «место назначения» и что в силу ст. 3 НК РФ довод ИФНС о документальном неподтверждении расходов по приобретению горюче-смазочных материалов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, подлежит отклонению.
В Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 26.08.2010 № 09АП-15769/2010-АК судом отмечено, что помимо путевых листов расходы на горюче-смазочные материалы подтверждаются авансовыми отчетами и кассовыми чеками, то есть отражение пути следования автомобиля, а также адрес в маршруте не являются обязательными реквизитами путевых листов, в связи с чем у инспекции отсутствовали основания для отказа в принятии спорных расходов.
А в Постановлении ФАС ПО от 14.05.2008 № А06-1544/07-13 и вовсе указано, что наличие путевого листа необязательно. Иными словами, утверждение налогового органа, что для включения в расходы сумм, затраченных на покупку горюче-смазочных материалов для арендованного транспорта, необходимо наличие путевых листов, не основано на законе и правомерно признано несостоятельным. При этом отмечено, что действующее налоговое законодательство не предусматривает наличие путевых листов в качестве обязательного условия для включения в расходы затрат на покупку горюче-смазочных материалов. Понесенные расходы подтверждены налогоплательщиком первичными документами (кассовыми чеками, в которых отражено наименование товара, его количество и цена).
Несмотря на рассмотренную нами практику, считаем, что реквизиты «место отправления», «место назначения» в путевом листе должны присутствовать. Кроме того, согласно разъяснениям Росстата, изложенным в Письме от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257, в части описания маршрута следования в путевом листе, связанного с выполнением перевозок или служебного задания, делается запись по всем пунктам следования автомобиля. Это связано с тем, что информация о месте отправления и месте назначения в путевом листе должна указывать на производственный характер использования автомобиля.
Напомним: конкретных рекомендаций о том, что должно содержаться в графах «место отправления», «место назначения», ни один нормативно-правовой акт не содержит. Указание конкретного адреса тоже не является обязательным, но наличие такой информации сможет уберечь организацию от возможных претензий со стороны налоговых органов.
Комментарии
1