Штатная ситуация

Не просто перечень

Все началось с того, что однажды мой работодатель, Иван Баранкин, сказал, что нам нужно будет разработать штатное расписание. Честно признаться, эта просьба меня удивила и озадачила. Ведь необходимость иметь штатное расписание предусмотрена статьей 57 Трудового кодекса, и речь в ней однозначно идет только о штатном расписании организации.

Своими сомнениями я поделилась с Иваном Борисовичем. Однако он ответил, что дело не в требованиях законодательства, а в потребностях нашего производства. Иван Борисович сказал, что в последнее время его бизнес по производству замороженных полуфабрикатов идет в гору, и он собирается расширять производство. В частности, будет закупать дополнительное оборудование и нанимать новых работников.

– Возможно, что я даже приглашу соинвестора и зарегистрирую ООО, – делился планами Баранкин. – Поэтому я хочу составить бизнес-план. А для этого мне нужно рассчитать общее количество сотрудников исходя из планируемых объемов производства, определить необходимое количество работников в разрезе их специальностей и квалификации, установить предполагаемые оклады, чтобы иметь представление о сумме предстоящих расходов на оплату труда. Из штатного расписания будет наглядно видно структуру предприятия, кто кому подчиняется и кто за что отвечает. Так что штатное расписание – это не просто формальность, а документ, необходимый в работе. И еще я недавно прочитал, что сейчас Дума рассматривает проект поправок в Трудовой кодекс, – добавил начальник. – В нем предложено заменить понятие «организация» на понятие «работодатель». Это сделано специально для того, чтобы нормы трудового законодательства одинаково применялись всеми хозяйствующими субъектами. И фразу «в соответствии со штатным расписанием организации» из статьи 57 предложено изложить в формулировке «в соответствии со штатным расписанием». Если эти поправки будут приняты, то «штатку» придется составлять всем работодателям. И если у нас не будет этого документа, нас могут оштрафовать по статье 5.27 Кодекса об административных правонарушениях.

– Не думала, что вы такой юридически подкованный, – съязвила я.

– Поэтому я и процветаю, – с серьезным видом заявил Баранкин.

Расписываем штаты

Итак, мы приступили к составлению штатного расписания. Сначала мой начальник подсчитал, сколько новых работников нам понадобится, и на какие должности. Затем я на альбомном листе «изобразила» предполагаемую организационную структуру нашего будущего ООО. И уже эту схему я стала преобразовывать в таблицу, а точнее, заполнять унифицированную форму № Т-3 «Штатное расписание».

Вопросы начали возникать у меня с первых же минут заполнения формы. Меня смутила формулировка «Штатное расписание на период с “__” ____20__ г.». Я всегда думала, что если речь идет о периоде, то у него должны быть сроки начала и окончания. То есть не только «с», но и «по». В форме Госкомстата никакого «по» не было. Я задумалась: надо ли определять срок действия штатного расписания, например, с 1 января по 31 декабря 2006 года и затем ежегодно утверждать «штатку» заново? Или достаточно просто установить, что расписание вступает в действие с конкретной даты на неопределенный срок?

Я позвонила своей знакомой, которая работает руководителем службы делопроизводства одного банка. Она сказала, что они определяют только дату начала действия штатного расписания. Если в банке вводятся новые должности или происходят другие изменения в штате структурных подразделений (например, увеличение окладов), то они просто вносят изменения в штатное расписание. Оформляют их приказом руководителя. Количество изменений, которые можно вносить в «штатку», закон никак не ограничивает. «А когда их накапливается слишком много, то мы утверждаем новое расписание с учетом всех этих изменений», – подытожила подруга. Я решила, что буду делать так же, тем более что частых передвижек у нас не предполагалось.

Еще подруга обратила мое внимание на графу «Должность (специальность, профессия...)». Она сказала, что наименование должностей и специальностей предприятие может устанавливать самостоятельно. Но если федеральные законы предусматривают льготы или устанавливают какие-либо ограничения для определенных должностей, специальностей или профессий, то, по статье 57 Трудового кодекса, их наименования должны соответствовать наименованиям, указанным в квалификационных справочниках, которые утверждает Министерство труда.

«На прежнем месте работы кадровичка записала всех сотрудников хозяйственного управления под общим наименованием “специалисты хозуправления” – 16 единиц, – привела пример подруга. – Среди них были водители, уборщицы, сторож, завскдладом, снабженцы, которые закупали мебель, хозинвентарь и канцтовары. Потом долго пришлось объяснять проверяющим, почему отдельным “специалистам” мы выдали спецодежду, а некоторым из них еще и зимний комплект обмундирования».

Я на всякий случай не стала изобретать велосипед и написала должности работников так, как они указаны в справочниках, например в выпуске 49 Единого тарифно-квалификационного справочника, раздел «Производство мясных продуктов», который утвержден постановлением Минтруда от 5 марта 2004 г. № 33.

Остальные графы я заполняла с помощью Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденных постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1.

В частности, графу 4 «Количество штатных единиц» по должностям, на которые мы хотели взять совместителей, я заполнила в долях (например, маркетолог – 0,25, экспедиторы – 2,5).

Оплату сотрудникам отдела сбыта мы установили по системе «оклад плюс проценты». Поэтому графу 5 «Тарифная ставка (оклад) и прочее» по таким работникам я заполнила следующим образом «5000 руб./месяц + 2% от объема реализованной продукции».

В графе «Надбавки» мы предусмотрели доплату 800 рублей в месяц сотрудникам производственного цеха, которые имеют профильное образование (например, технолог продуктов общественного питания). Для «увеличения лояльности сотрудников отдела сбыта», а точнее, для того, чтобы они не перешли со всей своей клиентской базой к другому производителю, мы установили надбавку 10 процентов от оклада за каждый проработанный год.

Расписание поможет вычету

Предпринимателям или небольшим фирмам, у которых нет главного бухгалтера, штатное расписание может понадобиться для того, чтобы их покупатели могли получить вычет по НДС. Дело в том, что инспекторы могут отказаться признавать счета-фактуры, на которых отсутствует подпись главного бухгалтера. Поэтому выдавать такие счета-фактуры лучше сразу же в комплекте с письмом о том, что в штате фирмы отсутствует бухгалтер. Обычно этого бывает достаточно, чтобы снять претензии налоговиков.

Если же дело дойдет до суда, имейте в виду: судьи считают, что если в штате фирмы нет бухгалтера, то «его подписи на указанных выше счетах-фактурах не может и не должно быть» (постановления ФАС Поволжского округа от 12 апреля 2005 г. № А72-10062/04-12/284 и от 1 марта 2005 г. № А65-11609/04-СА1-32).

Должность — не помеха для расходов

Некоторые налоговые инспекторы считают, что если в штатном расписании предусмотрена должность, например, юриста или маркетолога, то расходы на оплату услуг сторонних юристов или маркетологов учесть при налогообложении фирма уже не может. Но соглашаться с ними не стоит. Для учета расходов при расчете налога на прибыль достаточно, чтобы услуги были оказаны в рамках производственной или коммерческой деятельности, направлены на получение дохода и подтверждены документально (ст. 252 НК). Арбитражная практика это подтверждает (постановление ФАС Московского округа от 4 июля 2005 г. № КА-А40/5566-05, Северо-Западного округа от 12 января 2006 г. № 42-13583/04-2, Западно-Сибирского округа от 28 февраля 2005 г. № Ф04-654/2005(8619-А27-37)).