Оформляем пенсионное свидетельство работнику

Г.А. Соколова, юрист юридического департамента ООО «Орион-Эстейт»

Кадровая служба и управление персоналом предприятия

В любом случае, когда пенсионное свидетельство по каким-либо причинам отсутствует, работник может обратиться к своему работодателю. Однако это совсем не означает, что работодатель в каждой ситуации обязан ­предпринимать те или иные действия для выдачи пенсионного свидетельства.

Рассмотрим, что такое страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования, для чего оно необходимо, какие именно сведения в нем отражены, порядок его выдачи при первичном трудоустройстве, правила замены и выдачи дубликата, а также некоторые вопросы, возникающие на практике и вызывающие определенные затруднения у работодателей.

Общие положения

Чтобы более полно показать, для чего, собственно, необходимо пенсионное свидетельство, стоит сказать несколько слов о существующей в нашей стране системе пенсионного обеспечения.

В основе новой модели пенсионного обеспечения в Российской Федерации лежит обязательное пенсионное страхование, суть которого заключается в уплате страховых пенсионных взносов. Из этих взносов впоследствии и формируются определенные виды пенсий, которые выплачиваются при наступлении одного из страховых случаев:

 —  достижения пенсионного возраста,

 —  наступления инвалидности,

 —  потери кормильца.

Соответственно, граждане и работодатели поделены на две большие группы — застрахованные лица, т.е. лица, за которых платят взносы, и страхователи, непосредственно уплачивающие эти взносы.

Для реализации застрахованными лицами своих прав на получение пенсии в будущем Пенсионный фонд РФ (ПФР) ведет индивидуальный учет сведений о каждом застрахованном лице (сведения о стаже, о страховых взносах и др.). Такой учет осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее — Закон № 27-ФЗ) и Инструкцией о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей обязательного пенсионного страхования, утвержденной постановлением Правительства РФ от 15 марта 1997 г. № 318 (далее — Инструкция).

Первым шагом персонифицированного учета является регистрация граждан в ПФР в качестве застрахованных лиц, которую по общему правилу осуществляют страхователи (т.е. работодатели). После регистрации на каждого застрахованного ПФР открывает индивидуальный лицевой счет с постоянным страховым номером и оформляется страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования,где указывается этот страховой номер.

Таким образом, наличие свидетельства подтверждает тот факт, что человек уже является застрахованным и на его имя открыт индивидуальный лицевой счет, куда стекается вся информация, необходимая для последующего пенсионного обеспечения. В пенсионном свидетельстве указываются:

 —  страховой номер,

 —  фамилия, имя, отчество,

 —  дата и место рождения,

 —  пол и

 —  дата регистрации в системе обязательного пенсионного страхования.

Форма пенсионного свидетельства утверждена постановлением Правления ПФР от 21 октября 2002 г. № 122п. Свидетельство действительно только при предъявлении ­паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

Выдаем пенсионное свидетельство при устройстве на работу впервые

При заключении трудового договора или договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому начисляются пенсионные взносы, работодатель вправе потребовать пенсионное свидетельство, а устра­ивающийся на работу обязан его предъявить (ст. 15 Закона № 27-ФЗ, п. 21 Инструкции). Если у соискателя на конкретную должность пенсионное свидетельство есть, то работодателю остается только снять с него копию и в дальнейшем указывать обозначенный на свидетельстве страховой номер при предоставлении сведений о работнике в ПФР. Само свидетельство должно храниться у работника.

Самая распространенная причина отсутствия у соискателя на должность пенсионного свидетельства — это устройство на работу впервые. Так, согласно ст. 7 Закона № 27-ФЗ, лицо, впервые поступившее на работу по трудовому договору или заключившее договор гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому начисляются пенсионные взносы, получает пенсионное свидетельство через работодателя.

По сути, получается, что такой работник не зарегистрирован в ПФР, и работодателю необходимо произвести все действия по его начальной регистрации как застрахованного лица. Для этого:

 —  работодатель в течение двух недельс даты заключения договора предоставляет в территориальный орган ПФР анкету застрахованного лица (форма анкеты утверждена постановлением Правления ПФР от 21 октября 2002 г. № 122п; анкета представляется по месту ­регистрации работодателя в качестве страховщика);

 —  анкета проверяется и подписывается работником. Если работник не может лично подписать анкету в связи с длительным (свыше одного месяца) нахождением в командировке, длительной болезнью или по иной причине, работодатель указывает эту причину в анкете и сам заверяет ее;

 —  вместе с анкетой работодатель представляет в территориальное отделение ПФР опись документов (форма описи документов утверждена постановлением Правления ПФР от 21 октября 2002 г. № 122п).

После получения указанных документов территориальное отделение ПФР в течение трех недель совершает одно из следующих действий:

1) открывает лицевой счет на работника и оформляет пенсионное свидетельство;

2) направляет работодателю запрос об уточнении полученных сведений (например, в случаях, когда не все графы анкеты заполнены, ­заполнены с ошибками, есть расхождения в поданных сведениях и т.п.);

3) принимает решение об отказе в регистрации и сообщает об этом работодателю и работнику. Причиной отказа может быть наличие лицевого счета с идентичными анкетными данными.

Вариант № 1. Лицевой счет открыт, свидетельство из территориального отделения ПФР передано работодателю.

Если у территориального отделения ПФР нет дополнительных вопросов по переданным данным, пенсионное свидетельство передается ­работодателю в течение трех недель вместе с сопроводительной ведомостью.

После получения пенсионных свидетельств работодатель обязан выдать их работнику в недельный срок.Работник должен подтвердить факт передачи ему свидетельства, подписавшись в сопроводительной ведомости. В случаях, когда работодатель не имеет возможности выдать свидетельство в связи с длительным (свыше одного месяца) нахождением работника в командировке, длительной болезнью или по иной причине, работодатель сам проверяет правильность сведений, указанных в свидетельстве, и ­подписывается за работника в сопроводительной ведомости.

Если в свидетельстве есть какие-либо ошибки, например, неверно указаны фамилия, имя, отчество, дата рождения и др., работник должен заполнить листок исправлений (форма такого листка утверждена постановлением Правления ПФР от 21 октября 2002 г. № 122п); в случае длительного отсутствия работника листок исправлений заполняет работодатель.

Затем в течение месяца работодатель возвращает в ПФР сопроводительную ведомость, листки исправлений и свидетельства, которые не были востребованы работниками или в которых есть ошибки. В трехнедельный срок после этого территориальное отделение ПФР отмечает в лицевом счете застрахованного факт выдачи свидетельства или на основании полученного листка исправлений выдает новое пенсионное свидетельство.

Вариант № 2. Территориальным отделением ПФР работодателю ­направлен запрос об уточнении полученных сведений.

Запрос об уточнении сведений территориальное отделение ПФР направляет работодателю также в трехнедельный срок после получения анкеты. В течение месяца работодатель должен передать в ПФР ответ на запрос с указанием запрашиваемой информации. Через три недели после получения уточнений территориальное отделение ПФР оформляет пенсионное ­свидетельство и передает работодателю.

Далее работодатель в недельный сроквыдает его работнику с соблюдением правил, указанных выше (подпись в сопроводительной ведомости и др.).

Вариант № 3. Территориальным отделением ПФР принято решение об отказе в регистрации и выдачи пенсионного свидетельства.

Согласно действующему законодательству такой отказ может иметь место в тех случаях, когда работник уже был зарегистрирован в ПФР в качест­ве застрахованного лица и по каким-то причинам не получил пенсионное свидетельство. Работник мог этого не знать при трудоустройстве на работу, не придавать значения наличию или отсутствию «пенсионной карточки» или умолчать об этом для того, чтобы не иметь лишних «хлопот» с получением дубликата пенсионного свидетельства.

Однако если работодателем была направлена анкета для первоначальной регистрации такого работника и пришел отказ, то именно на работодателя ложится обязанность по получению дубликата. Так, в течение месяца после поступления решения об отказе в регистрации работодатель должен передать в территориальное отделение ПФР заявление работника о выдаче дубликата пенсионного свидетельства. Срок для передачи дубликата из ПФР работодателю — три недели.

Принимаем работника, утратившего пенсионное свидетельство

Имеют место случаи, когда соискатель, устраивающийся на работу, уже имеет определенный опыт трудовой деятельности, подтвержденный официально, но пенсионное свидетельство у него отсутствует по причине его утраты (например, потеряно или испорчено).

На практике возникает вопрос, должен ли работодатель сам предпринимать действия по восстановлению утраченного пенсионного свидетельст­ва при приеме такого работника? Особенно это актуально для тех фирм, где большая текучесть кадров. В данном случае возможно два варианта поведения.

Вариант № 1. Дубликат пенсионного свидетельства получает соискатель.

При приеме на работу работодатель вправе потребовать предъявление пенсионного свидетельства, а при его отсутствии — «отправить» работника получать дубликат самостоятельно в территориальном отделении ПФР по месту его жительства. Так, согласно абз. 4 п. 5 ст. 7 Закона № 27-ФЗ, застрахованное лицо, не работающее по трудовому договору или не заключившее гражданско-правовой договор, на вознаграждение по которому начисляются страховые взносы, и не зарегистрированное в качества страхователя, обязано самостоятельно обратиться с заявлением о восстановлении свидетельства в территориальное отделение ПФР по месту жительства.

Для получения свидетельства работнику нужно будет подъехать в территориальное отделение ПФР в приемные часы с паспортом, заполнить анкету и написать заявление. В течение месяца ПФР выдает дубликат свидетельства.

Для того чтобы убедиться, что соискателем предприняты необходимые меры для получения пенсионного свидетельства, можно попросить его принести копию заявления о выдаче дубликата с входящим регистрационным номером, после чего оформлять с ним трудовые отношения или заключать гражданско-правовой договор, на вознаграждение по которому начисляются страховые взносы.

Вариант № 2. Дубликат пенсионного свидетельства получает работодатель.

Как правило, когда работодатель заинтересован в данном сотруднике или нет времени ждать, пока соискатель представит копию заявления о выдаче дубликата, работодатель принимает работника без пенсионного свидетельства. Однако после заключения договора обязанность по получению дубликата ложится на работодателя, а работник вправе потребовать выдать ему дубликат утраченного пенсионного свидетельства.

В этом случае работодатель должен в двухнедельный срок передать заявление о выдаче дубликата в территориальное отделение ПФР. В свою очередь ПФР в течение месяца принимает решение о выдаче дубликата или об отказе в его выдаче. Соответственно, если принято решение о выдаче дубликата, работодатель в недельный срокпередает его работнику.

В выдаче дубликата может быть и отказано, например, в случаях, когда в заявлении указан неверный номер лицевого счета или когда фамилия, имя и отчество, указанные в заявлении, не соответствуют сведениям, ­содержащимся в лицевом счете.

На практике довольно часто при приеме на работу (особенно при заключении договоров гражданско-правового характера) работодатель просто спрашивает у работника номер его пенсионного свидетельства, не утруждая себя получением дубликата. Или использует в работе страховой номер уже открытого лицевого счета, указанный в полученном им решении ПФР об отказе в регистрации работника.

Но если работник обратится к работодателю с заявлением о выдаче дубликата пенсионного свидетельства, работодатель в соответствии с действующим законодательством обязан предпринять все предписанные действия.

Принимаем работника, не получившего пенсионное свидетельство по прежнему месту работы

Бывают ситуации, когда соискатель при устройстве на работу утверждает, что по прежнему месту работы пенсионное свидетельство он не получал. Такой вариант возможен, когда регистрация работника в ПФР была произведена, лицевой счет на него открыт, но свидетельство до работника по каким-либо причинам не дошло. В данном случае работник может получить свое свидетельство самостоятельно, обратившись в территориальное отделение ПФР по месту жительства.

Либо работодатель при отсутствии гарантии, что работник по предыдущему месту работы все-таки был зарегистрирован, подает анкету для первоначальной регистрации и опись документов в ПФР, после чего:

 —  получает отказ в регистрации, так как индивидуальный лицевой счет уже открыт (и, соответственно, из отказа узнает действующий страховой номер), а затем предпринимает действия для получения дубликата свидетельства, либо

 —  получает подтверждение о регистрации работника и ­пенсионное свидетельство вместе с сопроводительной ведомостью.

Заменяем или выдаем дубликат пенсионного свидетельства уже принятому работнику

В указанных выше ситуациях были рассмотрены варианты поведения работодателя при приеме соискателя на работу. Однако пенсионное свидетельство может потерять или привести в негодное состояние уже принятый и успешно трудящийся работник. Казалось бы, работодателю уже не так важно, есть ли в наличии у работника эта «пенсионная карточка», по­скольку страховой номер пенсионного свидетельства такого работника уже известен и страховые пенсионные взносы регулярно уплачиваются в ПФР. Но, согласно ст. 7 Закона № 27-ФЗ и положениям Инструкции, получение нового свидетельства является обязанностью работодателя.

В частности, застрахованное лицо (работник) вправе обратиться к работодателю с заявлением об обмене пенсионного свидетельства или о выдаче его дубликата в случаях:

 —  изменения фамилии, имени, отчества, даты рождения, места рождения или пола, установления неточности или ошибочности в сведениях, содержащихся в пенсионном свидетельстве;

 —  утраты пенсионного свидетельства или его непригодности для использования.

После получения такого заявления работодатель должен в двухнедельный срок передать заявление в территориальное отделение ПФР вместе с описью документов.

В течение месяца ПФР принимает решение:

 —  об обмене свидетельства или о выдаче дубликата (при этом страховой номер остается прежним)

 —  либо об отказе в обмене свидетельства или выдаче дубликата. Отказ может быть вызван неверным указанием номера лицевого счета или тем, что фамилия, имя и отчество, указанные в заявлении, не соответствуют сведениям, содержащимся в лицевом счете. Поэтому при смене личных данных все индивидуальные сведения нужно подавать на «старую» фамилию, поскольку именно под этой фамилией ­работник состоит на учете в ПФР.

Кроме того, в качестве одной из обязанностей работодателя Закон № 27-ФЗ указывает обязанность контролировать соответствие реквизитов страхового свидетельства реквизитам документов, удостоверяющих личность работника (ст. 15). Это значит, что если у кого-то из работников поменялись имя, фамилия, отчество, пол, дата или место рождения, то не нужно ждать, когда работник соберется менять свои документы. Следует напомнить такому работнику о необходимости написать заявление об обмене пенсионного свидетельства.

Выдаем пенсионное свидетельство иностранному гражданину

Еще одним вопросом, вызывающим сложности у работодателей, является выдача пенсионного свидетельства иностранным гражданам. Для ответа на него следует обратиться к ст. 7 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации», в соответствии с которой к застрахованным лицам, кроме граждан РФ, также относятся постоянно или временно проживающие на территории РФ иностранные граждане и лица без гражданства.

Таким образом, перед регистрацией указанных граждан и лиц в ПФР в качестве застрахованных (и выдачи им по результатам регистрации пенсионного свидетельства), необходимо установить статус их проживания в России. Согласно Федеральному закону от 25 июля 2002 г. № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» различают иностранных граждан и лиц без гражданства:

 —  постоянно проживающих, 

 —  временно проживающих,

 —  временно пребывающих.

Для иностранных граждан и лиц без гражданства, постоянно проживающих в РФ, документом, подтверждающим такое проживание, является вид на жительство. Вид на жительство содержит следующие сведения: фамилию, имя, дату и место рождения, пол, гражданство иностранного гражданина, номер и дату принятия решения о выдаче, срок действия вида на жительство, наименование органа исполнительной власти, его выдавшего, и оформляется в виде документа установленной формы. Вид на жительство выдается иностранному гражданину на пять лет. По окончании срока действия вида на жительство данный срок по заявлению иностранного гражданина может быть продлен еще на пять лет. Количество продлений срока действия вида на жительство не ограничено. Вид на жительство, выданный лицу без гражданства, является одновременно документом, удостоверяющим его личность.

Что касается иностранных граждан, временно проживающих в РФ, они должны иметь разрешение на временное проживание. Такое разрешение подтверждает право иностранного гражданина или лица без гражданства временно проживать в РФ до получения вида на жительство. Разрешение оформляется в виде отметки в документе, удостоверяющем личность иностранного гражданина или лица без гражданства, либо в виде документа установленной формы, выдаваемого в РФ лицу без гражданства, не имеющему документа, удостоверяющего его личность. Срок действия разрешения на временное проживание составляет три года.

Иностранные граждане, временно пребывающие в РФ, в том числе осуществляющие разрешенную им трудовую деятельность, не могут быть зарегистрированы в ПФР в качестве застрахованных лиц и не имеют права на получение пенсионного свидетельства. Временно пребывающий в РФ иностранный гражданин — это лицо, прибывшее в РФ на основании визы или в порядке, не требующем получения визы, и не имеющее вида на жительство или разрешения на временное проживание. Срок временного ­пребывания определяется сроком выданной ему визы.

Напомним, что вопрос относительно регистрации в качестве застрахованных иностранных граждан и лиц без гражданства, выдачи им пенсионного свидетельства и уплаты за них страховых взносов некоторое время оставался неурегулированным. Ясность была внесена Федеральным законом от 20 июля 2004 г. № 70-ФЗ, дополнившим ст. 7 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ. Так, с 2005 г. в состав застрахованных лиц включены иностранные граждане и лица без гражданства не только ­постоянно, но и временно проживающие в РФ.Порядок их регистрации в ПФР и выдачи им пенсионного свидетельства такой же, как и для российских граждан.

Особым статусом обладают граждане Беларуси, поскольку они пользуются равными гражданскими правами и свободами с гражданами России (ст. 3 Договора между РФ и Республикой Беларусь о равных правах граждан от 25 декабря 1998 г.). В связи с этим для регистрации граждан Беларуси требуются те же документы, что и для российских граждан.

Документы, связанные с выдачей пенсионного свидетельства

Пенсионное свидетельство является одним из элементов индивидуального (персонифицированного) учета, осуществляемого на основании документов, формы которых утверждены постановлением Правления ПФР от 21 октября 2002 г. № 122п. Указанным постановлением также утверждена Инструкция по заполнению утвержденных форм.

Отметим формы документов, касающиеся именно пенсионного свидетельства:

Таблица

Как видно, для регистрации работника в ПФР, выдачи пенсионного свидетельства, его дубликата или замены придется заполнить довольно большое количество различных бумаг. Данную работу облегчит то, что для всех документов разработаны и утверждены единые формы, а также ­требования к их заполнению.

По общему правилу анкета и заявление заполняются работником, при этом допускается их заполнение кадровыми либо другими службами организации, уполномоченными ее руководителем. Перед заполнением документов желательно ознакомиться с указанной выше инструкцией, поскольку некоторые из них имеют свои особенности. Следует обратить внимание на то, что заполнять документы необходимо чернилами, шариковой ручкой печатными буквами, при помощи пишущих машинок или средств вычислительной техники, без помарок и исправлений. При заполнении могут использоваться любые цвета, кроме красного и зеленого.

Ответственность за несвоевременное оформление пенсионных свидетельств

Действующее законодательство не предусматривает наступления ответственности непосредственно за несвоевременное оформление пенсионного свидетельства. Здесь правильнее говорить об ответственности, установленной ст. 17 Закона № 27-ФЗ. Она, в частности, предусматривает, что за непредставление в установленные сроки сведений, необходимых для осуществления индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, либо за предоставление неполных и (или) недостоверных сведений к страхователям применяются финансовые санкции в виде взыскания 10% годовых пенсионных платежей.

Так, особенность предоставляемой ПФР программы для передачи сведений для ведения индивидуального учета в электронном виде состоит в том, что она не позволяет задать какие-либо данные о работнике при отсутствии страхового номера. В результате работодатель не сможет передать сведения по таким работникам в ПФР.

Согласно п. 29 инструкции работодателю даются две недели для представления исправленных форм. Соответственно, при пропуске этого срока ПФР вправе в судебном порядке взыскать с работодателя сумму, равную 10% годовых пенсионных платежей.

Штраф должен быть взыскан с пенсионных платежей не за всех работников, а только за тех, о ком сведения не были поданы. Это однако не мешает органам ПФР обращаться в суды о взыскании штрафа именно с суммы всех пенсионных платежей организации. Неверность такого подхода органов ПФР к определению размера штрафа подтверждена в Информационном письме Президиума Высшего Арбитражного суда РФ от 11 августа 2004 г. № 79 «Обзор практики разрешения споров, связанных с применением законодательства об обязательном пенсионном страховании» (в частности, в п. 16 этого обзора рассмотрена ситуация, когда фирма, имевшая 456 работников, не представила сведения об 11 из них. Штраф, насчитанный ПФР, составил 1 720 042 руб. Суд пересчитал размер взыскания, исходя не из общего количества работников, а учитывая только 11 застрахованных лиц, сведения по которым не были предоставлены, что составило 752 руб. 44 коп.).

Таким образом, мы видим, что ни работодателю, ни работникам не следует недооценивать роль пенсионного свидетельства. Желательно держать этот вопрос на контроле, не откладывая в долгий ящик ни оформление свидетельств для вновь принятых сотрудников, ни выдачу дубликатов уже работающим.