1С и Документооборот

На рынке автоматизации документооборота России и стран СНГ появилось несколько новых, достаточно интересных решений на базе платформы «1С:Предприятие 8.2».

Сегодня мы расскажем об одной из них – о системе электронного документооборота (СЭД) «Документооборот Проф». Данная система интересна тем, что предоставляет не только стандартный набор средств автоматизации документооборота, но и может являться центром, из которого возможен доступ ко всем приложениям на базе «1С:Предприятие 8.2» развернутым на предприятии.

Установленная на предприятии СЭД «Документооборот Проф» позволяет организовать прозрачный online-доступ к документам, справочникам и отчетам других конфигураций «1С». Настройка такого доступа не требует привлечения программистов (и запуска «1С:Конфигуратора»), пользователям достаточно просто указать к каким объектам внешних конфигураций «1С» требуется доступ из системы документооборота.

При работе с системой внешние справочники, документы, отчеты открываются внутри основного окна системы документооборота, соответственно пользователи не испытывают каких-либо неудобств при работе с внешними объектами.

Непосредственно в системе документооборота можно отредактировать справочник спецификаций для «1С:Управление производственным предприятием» и тут же оформить документ «Авансовый отчет» из конфигурации «1С:Бухгалтерия» или посмотреть отчет о расходе ГСМ в подключенной отраслевой конфигурации.

Для выполнения всех этих операций пользователю достаточно выбрать нужный объект в основном окне СЭД «Документооборот Проф», при этом пользователю совсем не требуется знать где расположены эти внешние приложения.

Возможности интеграции баз данных "1С:Предприятие 8.2" с системой документооборота представляет используемая разработчиками технология DCOM.

Как работает интеграция с конфигурациями «1С»

Рассмотрим более подробно работу системы с внешними конфигурациями «1С:Предприятие 8.2». На рисунке ниже показан пример настройки подключения системы к  базе данных «1С:Бухгалтерия Корп» (обе конфигурации работают на платформе «1С:Предприятие 8.2»).

Рисунок 1. Подключение информационной базы «1С»

Аналогичным способом могут быть подключены и другие базы данных, например «1С:Управление производственным предприятием» («1С:УПП»), «1С:Комплексная автоматизация», «1С:Управление небольшой фирмой» или «1С:Управление торговлей». Кроме того, к системе документооборота могут быть подключены различные отраслевые базы данных, а так же индивидуальные разработки на платформе «1С» версии 8.2. Для подключения таких конфигураций необходимо только внести названия нужных объектов из списка их метаданных.

Внешние информационные базы данных могут быть расположены на локальном компьютере, на обычном файловом сервере или на SQL-сервере (возможно использование отказоустойчивых кластеров серверов). Количество подключаемых внешних баз данных не ограничено.

После подключения внешних баз данных, пользователям системы документооборота «Документооборот Проф», становится возможным обращение к объектам этих баз данных так же, как и к обычным объектам системы документооборота.На рисунке ниже показан пример открытия журнала приходных накладных бухгалтерской системы внутри главного окна системы документооборота «Документооборот Проф».

Рисунок 2. Открытие журнала документов по DCOM

При работе с подключенными внешними базами данных возможно не только открытие журналов и справочников из системы документооборота, но и непосредственно указание ссылок на элементы справочников и конкретные документы внешних баз данных в корпоративных документах СЭД «Документооборот Проф». Например, пользователи могут указать ссылку на конкретную бухгалтерскую накладную во внутреннем корпоративном документе, как показано на рисунке ниже.

Рисунок 3. Открытие документа внешней системы из корпоративного документа системы документооборота

Работа со ссылками на внешние документы, справочники и другие объекты для пользователей системы документооборота ни чем не отличается от работы с внутренними объектами.

Расширение возможностей типовых конфигураций без их изменения

Система документооборота «Документооборот Проф» позволяет расширить возможности типовых конфигураций «1С:Предприятие 8» за счет встраивания их объектов в корпоративные бизнес-процессы, запущенные в системе документооборота.

Организовать прохождение по утвержденным маршрутам бухгалтерских или каких-либо других специфических документов в их «родных» базах данных не всегда возможно, а если и возможно, то это потребует затратных мероприятий по дополнительному конфигурированию таких систем. Кроме того, дополнительное конфигурирование приведет к сложностям в установке обновлений. Альтернативный путь, предлагаемый разработчикам - настройка бизнес-процессов в системе документооборота и подключение к ним по ссылкам внешних объектов.

Например, к бизнес-процессу согласования может быть прикреплен (по ссылке) внешний документ «Счет на оплату». Бизнес-процесс проходит утвержденный маршрут согласования по сотрудникам предприятия (пользователям системы документооборота), соответственно и прикрепленный внешний документ «Счет на оплату» в нужный момент становится доступным для каждого, получившего задание согласования, пользователя системы документооборота.

Рисунок 4. Открытие согласуемого внешнего документа из корпоративного бизнес-процесса

Используя систему документооборота как ядро интегрированной системы, предприятие получает удобный механизм согласования счета на оплату либо другого документа внешней системы без какого-либо изменения конфигурации этой внешней системы. Вся работа с документом производится в специализированной системе документооборота «Документооборот Проф».

Подробнее о системе «Документооборот Проф» на базе «1С»

Система электронного документооборота (СЭД) «Документооборот Проф» работает на базе «1С:Предприятие 8.2». В системе реализована возможность работы через веб-интерфейс, а так же работа в режиме тонкого (предустановленного) клиента «1С:Предприятие 8.2».
Система электронного документооборота (СЭД) "Документооборот Проф" позволяет эффективно решать следующие задачи:

• Автоматизация бизнес-процессов для учета и контроля процессов предприятия
• Автоматизация управления документами для учета всех корпоративных документов

Программный продукт "Документооборот Проф" поставляется как готовый коробочный продукт и содержит следующий набор возможностей:

• Автоматизация бизнес-процессов предприятия с помощью настраиваемых бизнес-процессов на пользовательском уровне
• Ведение структурированного хранилища информации предприятия
• Учет документов в разрезе договоров, рабочих групп, пользователей, проектов, номенклатуры дел, организаций, корпоративных папок и других аналитических разрезов
• Ведение архива документов, учет документов по физическим местам их хранения
• Интеграция с конфигурациями «1С:Предприятие 8.2»
• Учет сроков действия документов, выполнение заданных автоматических действий с документами по истечении срока их хранения.
• Поддержка настраиваемых пользователями нумераторов документов
• Ведение номенклатуры дел по ГОСТ (с учетом дат открытия и закрытия дел)
• Интеграция с пакетом MS Office и OpenOffice (в том числе использование шаблонов документов)
• Широкие возможности по настройке внешнего вида документов  и бизнес-процессов пользователям без обращений к разработчикам.

Система электронного документооборота "Документооборот Проф" состоит из следующих подсистем:

• Подсистема "Актуальные документы". Подсистема содержит средства работы с документами предприятия.
• Подсистема "Задачи и процессы сотрудников". Подсистема содержит средства создания и управления бизнес-процессами, в том числе настройки ролевой адресации задач, настройки матрицы замены (замещения) сотрудников.
• Подсистема "Отчеты и статистика". Подсистема содержит набор аналитических отчетов для контроля работы сотрудников, а так же статистические отчеты по работе базы данных.
• Подсистема "Автоматическая обработка".  Подсистема содержит механизмы автоматической обработки (мониторинг файловых каталогов, выдача периодических заданий и прочее), выполняемой в фоновом режиме сервером, либо дополнительным сеансом «1С:Предприятие 8.2».
• Подсистема "Архив предприятия". Подсистема включает в себя средства передачи документов в архив, в том числе в другие базы данных.
• Подсистема "Обмен данными". Подсистема предназначена для управления обменом данными в распределенной структуре баз данных.
• Подсистема "Поиск информации". Подсистема содержит средства полнотекстового поиска данных, средства настройки списка избранных объектов, а так же механизм контроля за действиями пользователей в системе.
• Подсистема "Администрирование". Подсистема содержит средства настройки системы, в том числе настройки шаблонов корпоративных документов и процессов,  а так же средства установки индивидуальных настроек пользователей.
• Подсистема "Форум и общение". Подсистема содержит средства коллективной работы пользователей, в том числе корпоративный форум и корпоративные новости. Кроме того, в подсистеме размещена корпоративная база знаний.

Демо-версия и дополнительная информация

Дополнительная информация о СЭД «Документооборот Проф» и информация по её интеграции с различными конфигурациями на базе «1С:Предприятие 8.2» приведена на официальном сайте:

http://www.документооборот.net (если кириллистический домен не открывается попробуйте http://www.xn--90afdtkhdeabaxvge.net)

На этом сайте так же можно скачать демо-версию продукта, в которой реализованы все описанные в статье примеры, а так же полное руководство пользователя.

Дополнительную информацию о программе можно получить по телефону +7 (343) 222-01-50 и эл. почте welcome@1c-doc.ru
В следующей статье мы рассмотрим продукт «1С:Документооборот».