В каких случаях бухгалтеру применять учет собственного рабочего времени?

Руководители часто дают и без того занятым бухгалтерам дополнительные поручения – касаются ли они финансового анализа отчетности, или дня рождения коллеги по кабинету. В результате возникает вопрос – как обосновать свою загруженность в таких условиях, избежать сверхурочных и лишних проблем с начальством?

Бухгалтер занимается учетом деятельности предприятия, не всегда фиксируя свои собственные временные затраты. Проблема начинается тогда, когда руководство не может оценить время, затрачиваемое бухгалтером на ту или иную деятельность, и считает, что бухгалтеру можно было бы успеть и побольше. Как быть в этой ситуации?

1)      Составить список

Для начала рекомендуется составить список дел, которые бухгалтер выполняет, среди которых будут как основные его обязанности, так и дополнительные (например, полив цветов во всех кабинетах офиса). Затем следует разделить все дела на три группы. В первую войдут те, от которых можно безболезненно отказаться, во вторую – те, необходимость которых лучше обсудить с начальником, в третью – жизненно важные.

Затем следует отредактировать список, вычеркнув лишние пункты из первой группы и посоветовавшись с начальством о необходимости пунктов из второй. После этого на руках останется список тех важных для всей компании операций, которые выполняет бухгалтерия.

2)      Показать выгоду

Руководитель разговаривает, как правило, на языке приобретения выгод и сокращения издержек. Поэтому временные затраты рекомендуется обосновывать в свете того, как они повлияют на деятельность предприятия – например, чтение статьи об изменении законодательства в сфере налогообложения поможет избежать штрафов при подаче декларации по старой форме, а семинар по тайм-менеджменту – сократить время на составление отчетности и сделать работу бухгалтерии более продуктивной. Результаты труда в этой форме являются для начальства более наглядными.

Кроме того психологи рекомендуют отказаться от несовершенной формы глагола (делала, читала, рассчитывала), и заменить ее на совершенную (сделала, прочитала, рассчитала). Законченное действие будет восприниматься руководителем как более эффективное.

3)      Найти себе помощника

Не всегда бухгалтер должен работать в одиночку. Часто одной из дополнительных, не входящих в профессиональную деятельность бухгалтера, обязанностью является проведение финансового анализа. На подготовку отчета уходит несколько дней, кроме того, заполнять формы нужно так внимательно, что зачастую бухгалтер использует несколько черновиков. Все это отнимает значительную часть рабочего времени и сил.

Избежать этого можно с помощью сервиса «Эксперт» от СКБ Контур. Во-первых, программа использует данные из бухгалтерской отчетности, достаточно загрузить ее в веб-сервис. Во-вторых, законченный отчет пользователь получает уже через пару секунд. В-третьих, отчет представляет собой  наглядный и эффективный документ, понять который может даже непрофессионал финансового анализа. В-четвертых, к отчету прилагаются индивидуальные советы по улучшению бизнеса. Таким образом, бухгалтер может не только сэкономить время и силы, но и получить доказательство того, что работает продуктивно и помогает руководителю улучшить финансовое состояние предприятия.