Внедрение ЭДО. Группа компаний HeadHunter

Об использовании электронных документов группа компаний HeadHunter задумалась еще в 2009 г. В условиях работы с большим количеством контрагентов по всему миру приоритетной задачей компании по оптимизации бизнес-процессов стала ежедневная потребность
Внедрение ЭДО. Группа компаний HeadHunter

Ситуация

Об использовании электронных документов группа компаний HeadHunter задумалась еще в 2009 г. В условиях работы с большим количеством контрагентов по всему миру приоритетной задачей компании по оптимизации бизнес-процессов стала ежедневная потребность в минимальные сроки создавать и обрабатывать тысячи документов, подтверждающих бизнес-операции.

«HeadHunter – пример из числа компаний, работающих в сфере высоких технологий. Вся отчетность компании представляется в государственные контролирующие органы только в электронном виде, – комментирует Елена Плетнева, главный бухгалтер группы компаний HeadHunter.– У нас огромное количество контрагентов как в России, так и за рубежом. Ежемесячно формируется и отправляется более 55 тыс. документов. Ранее все документы необходимо было заносить в учетные системы входящей документации вручную. К тому же иногда документы шли до партнеров в течение очень продолжительного времени. Учитывая все это, мы стремились сделать взаимодействие с контрагентами более удобным и продуктивным. Хотелось избежать ручной обработки документов в процессе ввода в учетную систему, уйти от больших расходов на создание и хранение документов, длительных сроков подготовки и отправки, трудностей во взаимодействии между партнерами и неприятных последствий задержки и утери документов в случае курьерской доставки. После ознакомления с законодательной базой по электронному документообороту была проведена оценка расходов на реализацию проекта перехода на ЭДО. В результате мы пришли к выводу: с электронными документами работать значительно выгоднее и эффективнее. Компания приняла решение перейти на электронный документооборот».

Решение

При ознакомлении с техническими решениями и предложениями рынка было принято решение использовать в качестве технической платформы для обмена документами в электронном виде «1С-Такском».

Решение «1С-Такском», являющееся совместной разработкой компании «Такском» и фирмы «», уже является частью конфигураций программ «1С:Предприятие 8». То есть все функции подготовки, отправки и хранения документов, а также подключения к сервису обмена через оператора электронного документооборота «Такском» реализованы непосредственно в программных продуктах системы «1С:Предприятие 8», а не в отдельной (внешней) программе. Все входящие документы информационной базы 1С формируются автоматически на основе поступивших документов. Отправляется документ нажатием одной кнопки.

Компания «Такском» гарантирует доставку документов адресату в соответствии с требованиями нормативных актов, регулирующих обмен юридически значимыми электронными документами.

При работе с «1С-Такском» принимаются сертификаты электронной подписи, выданные любым из удостоверяющих центров, входящих в пространство доверия ФНС России, например, сертификаты, уже применяемые пользователями для сдачи электронной отчетности.

Также в решении «1С-Такском» для удобства пользователей предусмотрена возможность приглашать к обмену контрагентов из программ «1С:Предприятие 8» в несколько «кликов» мышью.

Реализация

Группа компаний HeadHunter перешла на систему электронного документооборота с апреля 2012 г. Примерный срок подготовки на реализацию проекта составил один квартал.

Основные этапы подготовки: техническая реализация, подготовка и обучение персонала, юридическая основа, маркетинговая активность.

В целях подготовки и обучения персонала (менеджеров по продажам, сотрудников юридической службы, служб поддержки продаж, регистрации, технической поддержки, биллинга, бухгалтерии), были проведены ознакомительные сессии (краткий обзор законодательства, ознакомление с планами компании по проекту и предстоящими изменениями, ознакомление с инструкцией для общения с контрагентами) и обучение сотрудников перед внедрением каждого очередного этапа по разработанному и протестированному функционалу.

Кроме того, было разработано Соглашение об использовании электронных документов, определяющее тонкие юридические нюансы, условия работы с электронными документами.

Было решено, что с контрагентами будет подписываться оригинальной подписью на бумаге только данное Соглашение. Все дальнейшие отношения будут проходить через электронные каналы связи. Со временем, когда будет наработана судебная практика и определяющие работу с электронными документами новые законы и разъяснения, планируется отказаться и от этой бумаги.

Для привлечения контрагентов к ЭДО проведена разъяснительная работа по преимуществам, реализации проекта, подготовлены специальные страницы на сайте компании, рассылки, раздаточные материалы, организованы семинары, вебинары, телефонные консультации для клиентов и т.п.

Результаты

Сегодня группа компаний HeadHunter приняла более 50 заявок от своих контрагентов.

«Решение «1С-Такском» не только выполняет все необходимые функции, включая отправку и прием документов, но и на основе полученных электронных документов формирует документы информационной базы «1С:Предприятия 8», – рассказывает Елена Плетнева. – Мы получаем документ в привычном виде и сразу можем принять его к учету. Нет необходимости отдельно устанавливать и обновлять программу оператора электронного документооборота или работать на его веб-ресурсе. В решении поддерживается обмен не только счетами-фактурами, но и другими юридически значимыми первичными учетными документами – накладными, актами, счетами, заказами. Список контрагентов, с которыми компания работает, ведется в форме Соглашения с контрагентами об использовании электронных документов через оператора ЭДО. Добавив нового контрагента в этот список, можно сразу оправить ему приглашение. Для работы в системе мы успешно используем ту же электронную подпись, что и при работе с электронной отчетностью».

Основные центры экономии и преимущества

1. Экономия времени:

  • на изготовление, подписание и доставку документов со стороны Исполнителя;
  • на прием, подписание, отправку документов со стороны Заказчика:
  • на занесение операций в бухгалтерские учетные системы по входящей документации у Заказчика (более 1 тыс. комплектов документов ежемесячно);
  • на изготовление бухгалтерской, управленческой отчетности и при необходимости изготовления отчетности по МСФО. При использовании электронных документов происходит автоматическое заполнение данных по хозяйственной операции, исключается возможность возникновения ошибок;
  • при сокращении количества этапов обработки.

2. Рациональное использование трудовых ресурсов.

3. Клиентоориентированность и повышение лояльности клиентов.

4. Экономия расходов:

  • на почтовые и курьерские услуги;
  • на бумагу, конверты, папки и другие канцелярские расходные материалы;
  • на количестве и обслуживании печатных устройств и расходных материалов к ним;
  • на обслуживание систем учета поступления и отправки документов;
  • на архивацию и хранение документов.

5. Оптимизация бизнес-процессов.

6. Исключение потребности в двойной работе:

  • печать одного документа в нескольких экземплярах при первичной обработке;
  • при внешних запросах (ФНС России, суды и т.п.);
  • в дублировании документов при их утере почтовыми и курьерскими службами,

  между службами компании, при смене адресов корреспонденции.

Комментарии

«При вступлении нового законодательства в силу, когда ФНС и Минфин России дали достаточное количество разъяснений и поддержали инициативу, для перехода на электронный документооборот требовалось только наше желание, – комментирует Елена Плетнева. – Такие перемены, по сути, естественное и органичное решение, логическое продолжение уже автоматизированной цепочки электронных процессов. Ведь интернет сегодня – это мгновенное поступление информации, высокая скорость продаж, поступления денежных средств. Такой темп требует одновременно мобильности бизнеса, упрощения самих бизнес-процессов и высокой скорости обработки информации. Появилась прекрасная возможность оптимизировать работу целого блока процессов. С другой стороны, электронный документооборот – отличный способ проявить бережное отношение не только к ресурсам компании, но и к  ресурсам планеты. Мы приглашаем наших клиентов и партнеров поддержать эту инициативу». 

Только сегодня - СКИДКА ДЛЯ НОВЫХ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ 69%!

"Бухгалтер с нуля: учет, налоги, 1С"

10 900 ₽ 36 000 ₽

✔️ Ведите бухгалтерский учет и правильно считайте налоги

✔️ Работайте в 1С и ведите кадры

✔️ Понимайте управленческий учет и оптимизируйте налоги

Программа обновлена с учетом налоговой реформы-2025!

Записаться на курс

Комментарии

Комментарии под этим материалом были скрыты

В связи с нарушением норм общения и правил сайта, мы скрыли все оставленные комментарии. Если у вас есть вопросы или замечания, отправляйте их на почту support@klerk.ru

Похожие материалы

5 млн семей смогут получить материнский капитал до конца 2030 года

Депутаты собираются продлить программу материнского капитала на пять лет.

Обучение для бухгалтеров

Какой вид сертификации выбрать для безопасной торговли в 2025 году

С 2025 года проверки наличия сертификатов будут ужесточены, прямо сейчас идет интеграция реестра сайта Росаккредитации с таможенной службой. Все ГТД активно проверяются и приобрести подставные номера уже не получится.

Какой вид сертификации выбрать для безопасной торговли в 2025 году
Маркетплейсы

Минэкономразвития: вход на маркетплейсы по биометрии дорого обойдется бизнесу

Если обязать продавцов и покупателей входить на маркетплейсы по биометрии, то финансовая нагрузка на бизнес значительно вырастет.

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Между РФ и ОАЭ не будет двойного налогообложения

Минфины двух стран приняли решение устранить двойное налогообложение доходов и капитала.

Банки

У ЦБ появился сервис с информацией о нелегальных компаниях

Теперь информацию о компаниях с признаками нелегальной деятельности можно автоматически получить по ИНН, названию организации, ее адресу или сайту.

💵 Клиенты банка «Санкт-Петербург» будут платить комиссию за внесение наличной валюты

С каждого наличного доллара клиенты заплатят по 10 рублей. Такая же комиссия будет действовать при покупке наличных долларов номиналами 10, 20, 50, 100.

Возврат прихода на р/с от физ.лиц

Мы ООО на УСН (медицинские услуги, без НДС). Получаем от физ.лиц на р/с денежные средства за медицинские услуги (как правило - авансы). Пробиваем чеки на онлайн-кассе...

Читать полностью

Эксперт:

Надежда Камышева

Надежда Камышева
Эксперт

Добрый вечер.

Да, конечно. Возврат денег тоже считается расчетов в целях закона 54-ФЗ. Для медицинских организаций никаких исключений нет.

Обучение для бухгалтеров

Начните изучать управленческий учет сейчас на новом бесплатном демо-курсе

Вы освоите базовые принципы управленческого учета, узнаете, как настроить аналитику, составить отчет о движении денежных средств, прибылях и убытках, управленческий баланс и т. д. Попробуете себя в роли студента — выполните проверочные работы и тесты, познакомитесь со справочным материалом.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Стандартный вычет

Налоговики сравнили размеры стандартных вычетов НДФЛ за 2024-2025 годы: таблица

УФНС напомнило о важном изменении в налоговом законодательстве: с 01.01.2025 увеличены лимиты доходов для стандартных налоговых вычетов. Это решение направлено на поддержку семей с детьми и других категорий граждан, имеющих право на льготы по НДФЛ.

3-НДФЛ

ФНС объяснила, как в декларации отразить доход от процентов по вкладам для получения вычетов

Процентные доходы нужно вручную добавить в декларацию 3-НДФЛ, затем подать заявление на перерасчет налога, а после распорядиться переплатой по своему усмотрению.

6-НДФЛ

Справки к 6-НДФЛ заполняют по выплате, а не по начислению

При заполнении справок к форме 6-НДФЛ (бывшие 2-НДФЛ) в составе дохода за месяц отражается реально выплаченная зарплата, а не начисленная.

Обзоры новостей

⚡️ Итоги дня: мошенники рассылают фейковые штрафы, ЦБ оштрафовали за незаконное хранение оружия, а россияне скупают путевки за границу

Подготовили обзор главных событий дня — 17 февраля 2025 года. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Обзоры новостей

Период охлаждения, англицизмы и безопасный QR-код. Юридический дайджест #17

Каждую неделю мы публикуем интересные, актуальные, а, главное, полезные новости из юридической вселенной.

На ответ по налоговому требованию у бухгалтера есть 11 рабочих дней. 📅«Ночной бухгалтер» № 1872

Сейчас бухгалтеру не нужно посылать квитанцию о приеме требования в ФНС, это сделает оператор, автоматически. Поэтому срок на требование составляет 6 + 5 дней.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
УСН

Когда селлеры на УСН учитывают доход

При УСН действует кассовый метод учета доходов.

Самозанятые

Предприниматели предложили продлить режим для самозанятых

В 2028 году завершится эксперимент со специальным налоговым режимом для самозанятых. Представители ТПП предложили его продлить, а также увеличить лимиты по доходам до 3,6 млн рублей.

У банков появятся новые причины заблокировать счета

Банк России ужесточит контроль за физлицами и компаниями, чтобы лучше бороться с финансированием терроризма и отмыванием нелегальных доходов.

НДФЛ

Налоговые органы не инициируют налоговые проверки физических лиц в случае совершения крупных покупок

Налоговые органы могут получать данные о расходах, но не вправе рассчитывать доходы налогоплательщика исходя из них.

Таможенное право

ФТС России пресекла контрабанду драгоценных металлов и ювелирных изделий на 4,3 млрд рублей в 2024 году

Это почти в 3,5 раза больше, чем в 2023 году, в 2023 году — 1,2 млрд.

🔐 Бухгалтеры обсуждают, что делать со старыми ЭЦП + комментарий оператора ЭДО

Когда срок действия электронной подписи подходит к концу, директор оформляет новую УКЭП. А что делать со старой?

Интересные материалы

Куда сходить в Москве после VII Всероссийской бухгалтерской конференции «БухВесна-2025»?

Куда сходить и что посмотреть в Москве 13 — 16 марта, после VII Всероссийской бухгалтерской конференции «БухВесна-2025». Собрали для вас культурно-просветительские идеи, а еще предлагаем эксклюзивную вечеринку в кругу редакции. Покупайте билет и забирайте идеи в закладки. Классных мест осталось уже немного.

Куда сходить в Москве после VII Всероссийской бухгалтерской конференции «БухВесна-2025»?