DIRECTUM + Synerdocs: обмен первичными учетными документами в электронном виде

Synerdocs и DIRECTUM объявляют о выходе нового бизнес-решения «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот». Теперь пользователи смогут управлять внутренним и внешним документооборотом из одной корпоративной системы.

Любая компания, вне зависимости от размеров и отрасли, работает с первичной финансовой документацией – накладными, счетами-фактурами, актами, счетами на оплату и так далее. Как правило, эта работа заключается в оперативной обработке исходящих и входящих документов, их хранении, поиске для анализа и сверок, а также в подготовке к различным проверкам внешними контролирующими органами. Еще одна важная особенность таких документов заключается в четких регламентах их хранения и обмена с контрагентами, которые строго регулируются законодательством.

На сегодняшний день все процессы по хранению, передаче и отправке документов контрагентам возможны в электронном виде. И эта возможность полностью реализована в новом бизнес-решении «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот», в архитектуру которого входит сервис Synerdocs.

Бизнес-решение обеспечивает эффективную работу с первичными учетными документами в электронном виде, в полном соответствии с действующим законодательством. В частности c Приказом Минфина России от 25 апреля 2011 №50н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи».

Решение охватывает все этапы работы с электронными документами:

•  Создание документов в учетной системе, например 1С, из которой они с помощью интеграционного решения автоматически экспортируются в DIRECTUM на обработку.

•  Согласование и подписание документов в DIRECTUM в рамках настроенного мастера действий.

• Отправка документов контрагентам с помощью Synerdocs. После отправки документов ответственный сотрудник получает уведомление о подписании или отказе о подписании.

Все документы хранятся в электронном архиве первичных учетных документов, при этом вся информация по ним уже содержится в финансово-учетной системе в структурированном виде. Таким образом, обеспечивается возможность оперативной сверки существующих в финансово-учетной системе данных и актуальной информации из оригиналов документов, гарантируется достоверность данных. Сам электронный архив полностью исключает потери документов и обеспечивает постоянный и оперативный доступ сотрудников организаций к ним во время камеральных и встречных проверок ФНС.

 С бизнес-решением «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» работа с финансовой документацией значительно упрощается и становится управляемой, предсказуемой и контролируемой.

Эффект от внедрения решения оценит целый ряд специалистов различных подразделений компании. Бухгалтерии будет проще осуществлять процедуру сверки с контрагентами, снизится трудоемкость подготовки истребованных документов при налоговых и аудиторских проверках, а также сократится количество дублируемых из-за потерь документов. Сотрудникам договорного и юридического отделов будет проще работать с комплектами документов и претензиями контрагентов. Финансовая служба сможет проще вести контрольно-аналитические работы, обращаться к финансовым документам и отчетам за истекшие периоды. А руководители высшего и среднего звена сократят прямые издержки на печать документов, обеспечение их хранения и уничтожения и повысят скорость проведения оплаты по сделке с контрагентами.

Подробнее о решении вы можете узнать на сайте directum.ru