Как заранее подготовиться к проверке от ПФР и ФСС?

После сдачи отчетности за 9 месяцев 2013 года сотрудники Пенсионного фонда и Фонда социального страхования сформировали график совместных плановых проверок на следующий год, в ходе которых они проверят правильность начисления и уплаты страховых взносов. Разберемся, как узнать, ждут ли вас проверки и какие документы могут потребоваться для их успешного прохождения.

Совместные проверки ПФР и ФСС – обязательное мероприятие, регламентированное Федеральным законом от 24 июля 2009 года № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд РФ…». Нередко они становятся неожиданностью для предприятий. Избежать «сюрприза» и заранее подготовить необходимые документы поможет сервис «Эксперт» от компании СКБ Контур.

Перечень документов, которые инспекторы могут запросить в ходе проверки:

• учредительные документы. На их основании проверяющие установят наименование, юридический и фактический адрес компании и виды ее деятельности. Кроме того, учредительные документы указывают на порядок выплаты дивидендов, которые не облагаются страховыми взносами;

• регистры бухгалтерского и налогового учета. Эти документы позволят инспекторам установить порядок ведения учетной политики предприятия и наличие или отсутствие «зарплатных схем», направленных на уход от начисления страховых взносов;

• расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам. Сверяются с первичными документами бухгалтерского и налогового учета;

• книги учета доходов и расходов и хозяйственных операций за проверяемый период. Известно, что организации, применяющие упрощенную систему налогообложения, являются плательщиками страховых взносов на обязательное страхование, поэтому книги-регистры подтвердят начисление и выплату вознаграждений работникам, заключившим трудовые или гражданско-правовые договоры с компанией-работодателем, применяющей УСН.

Важно! Организациям, которые ожидают выездную проверку из ПФР и ФСС, следует обратить внимание на то, что инспекторы зачастую запрашивают документы, которые не имеют права требовать. Кроме того, проверяющие специалисты могут попросить предъявить те документы, которые в принципе не ведутся организацией. Например, список лиц, работающих на основании договоров гражданско-правового характера. Организация не обязана вести учет этих лиц и предоставлять его в ходе проверок. Наказание или штраф за отсутствие подобных документов не предусматривается – ведь на их основании не рассчитывается размер взносов в ФСС и ПФР.

Помимо учредительных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, расчетов по начисленным страховым взносам и книг учета доходов и расходов инспектор вправе запросить:

• бухгалтерскую отчетность за проверяемый период. На ее основании сопоставляется информация о задолженностях предприятия перед внебюджетными фондами, которая указана в бухгалтерском балансе и отчетах в фонды;

• трудовые договоры. Необходимы для проверок даты приема сотрудников на работу, а также их окладов, надбавок и премий. Эти сведения позволяют определить  полноту и своевременность перечисления страховых взносов в фонды;

• гражданско-правовые договоры (контракты) с физическими лицами. В таких договорах кроме сумм вознаграждения изучается предмет договора: относится он к договорам на оказание услуг (выполнение работ) или к передаче имущественных прав, например договору аренды.

Отметим, что инспекторы будут пытаться переквалифицировать договор гражданско-правового характера в трудовой. Это возможно, если предмет договора прописан некорректно: договор заключен не на выполнение определенной услуги, а на исполнение функций. Вместе с тем выплаты, произведенные по договорам гражданско-правового характера, не облагаются страховыми взносами, подлежащими уплате в ФСС (подпункт 2 пункта 3 статьи 9 ФЗ №212).

Инспекторов могут заинтересовать также:

• банковские и кассовые документы: выписки банка, поручения, ордера, кассовая книга, журнал кассира, отчеты кассира и т.д. В указанных документах специалисты фондов будут искать признаки ухода от официальных зарплат;

• первичные документы бухгалтерского учета, подтверждающие факты осуществления предприятием хозяйственной деятельности. Цель проверки этих документов – определить полноту отчета за выданные авансы и начислить взносы на разницу;

• кадровые документы: трудовые книжки и документы по учету и движению кадров. Трудовые книжки необходимы для сопоставления дат приема на работу, увольнения, перевода, поощрения, указанных в них, с датами, проставленными в других кадровых документах. Первичные документы по учету кадров требуются для проверки дат приема на работу, увольнения, выплаты премий и зарплаты;

• документы на предмет выплат, связанных со страховым обеспечением: листки нетрудоспособности, приказы о приеме на работу, табели учета рабочего времени, расчетно-платежные ведомости на выплату зарплаты, заявление и приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам.

Обратите внимание, что принимаются копии, заверенные руководителем проверяемой организации, а не нотариально. Также имейте в виду, что инспекторы вправе запросить один и тот же документ неограниченное количество раз.

Компании, которые станут объектами совместных проверок ПФР и ФСС, отбираются в соответствии с критериями отбора, указанными в Письме ПФР № ТМ-30-24/13848, ФСС РФ № 02-03-08/13-2872 от 21.12.2010. Но самим предпринимателям и бухгалтерам оценить вручную, попадет ли их фирма в список проверяемых, достаточно трудоемко. Поэтому был создан сервис, автоматизирующий все необходимые расчеты. Внесите данные о компании в «Эксперт» и узнайте, какова вероятность проверки заранее.