Как известная пиццерия сэкономила 5 млн. руб. с помощью мобильного приложения F1SOFT.RU

Успех любого коммерческого предприятия, в первую очередь, зависит от оптимально подобранного рыночного позиционирования своих товаров, причем здесь абсолютно не учитываются масштабы организации, ну и во вторую, конечно же, от качественной реализации продукта.

Давайте разберем на примере казначейства всем известной пиццерии, работники которого  напрямую не контактируют с клиентом, но все же, они осуществляют операции, связанные с клиентурой, например, вносят данные в информационные системы, контролируют риски по сделкам.

Суть работы казначейства заключается в принятии «заявки на оплату». Формирование заявок на оплату товарных поставок для продажи осуществляется в автоматическом режиме, после получения товара и всех сопутствующих материалов к нему – в рамках оговоренных условий сотрудничества. 

Заявки, оставленные на оплаты услуги/товара, приобретаемые для нужд организации, могут генерироваться как вручную, так и автоматически. К автоматическим заявкам чаще всего относятся регулярные платежи, например, расчет по зарплатам, аренда и прочее.

Формирование заявки процесс уникальный, каждая заявка имеет свой собственный лист согласования и набор подписантов, эти факторы зависят от следующих пунктов:

• Наименование инициатора
• Статья затрат
• Подразделение
• Исчерпанность бюджета

Не исключено, что подписанты могут отсутствовать вовсе. В качестве примера разберем следующую ситуацию: заявка была сгенерирована в автоматическом режиме по имеющимся накладным от сотрудников отдела закупки, это означает, что данная заявка является согласованной на момент создания, потому как товар отправлен на склад. 

Для иных работ предполагаются собственные настраиваемые маршруты согласований. Персонал пиццерии насчитывает более ста лиц, которым предоставлено право на инициирование заявки на оплату и более тридцати сотрудников, которые фигурируют в качестве подписантов в маршрутах согласования.  Для каждой заявки на оплату характерны обязательные поля, которые необходимы для предоставления бухгалтерских отчетов и крайние сроки сдачи. Эти поля заполняются непосредственно при создании заявки, что может означать только одно, у бухгалтерии, естественно, имеется «чудо-список» по должникам, который генерируется автоматически. Кроме того, существует специальная «напоминалка» для должников и робот-палач, который в праве назначать штрафы, удерживать зарплату лицам, пренебрегающим ведения соответствующей документарной отчетности.

Долги по документациям есть в каждой крупной компании, и, поверьте, это сущий ад для бухгалтеров. Трудно представить, что введение подобных санкций против самых злейших «бумажных» должников сократил долги по задержке документов в три раза! 

В августе прошлого года для пользователей устройств на базе iOS стало доступно приложение по согласованию платежей, что существенно увеличило скорость принятия заявок в пиццерии. По скромным подсчетам, скорость подписания возросла на коэффициент 0.5 (50%), экономическая составляющая данной операции в пересчете на финансовый эквивалент превысила  5.000.000 рублей.

Приложение позволяет легко и быстро получить всю необходимую информацию:

• В каком подразделении  была осуществлена операция
• Сколько оплачено
• Сколько осталось оплатить

Вот так выглядит наше приложение:

Сейчас наша разработка используется на 20 мобильных устройствах и стабильно работает.

Наложение полученных данных на прогноз по движению финансов позволяет определить  периоды избыточной ликвидности или, наоборот, кассовые разрывы. В том случае, если наличных средств не хватает для оплаты всех текущих заявок, система автоматически просчитывает и выбирает оптимальное количество заявок для достижения стопроцентной оплаты. Все действия производятся в соответствии с установленными приоритетами, стандартами и правилами; заявкам, которые не прошли оплату, автоматически назначаются новые даты. 

Конец цикла предполагает, что подтвержденные заявки переходят в банк-клиент на стадию исполнения. Подведем итоги, казначейство пиццерии осуществляет сотни платежей каждый рабочий день, за обработку всей поступающей информации отвечает лишь один казначей, да два бухгалтера, которые, по большому счету, играют роль запасных и выступают лишь в крайних случаях, когда кто-то из сотрудников берет больничный или  уходит в отпуск.