Рекламный рынок активно осваивает электронный документооборот

Об этом рассказали на 21-й конференции-выставке DOCFLOW 2015, которая проходила в гостинично-деловом комплексе «Рэдиссон Славянская», ведущий оператор электронного документооборота (ЭДО) – компания «Такском» и компания Vi (ранее – «Видео Интернешнл»).

На сегодняшний день Vi является крупнейшим в России и Восточной Европе оператором медиарекламного рынка. Компания, имеющая 2 500 сотрудников в 3 странах, обслуживает лидирующие телеканалы по всей России, в Белоруссии и Казахстане, российские федеральные радиостанции, интернет-ресурсы, сети кинотеатров, а также digital indoor в торговых центрах, супермаркетах, аэропортах. Дочерние предприятия Vi работают в уникальной единой IT-системе, связывающей в целостную сеть около 160 городов, более 100 различных медиа и около 150 рекламных агентств, являющихся постоянными пользователями-покупателями.

Vi активно развивает современные технологии, позволяющие максимально эффективно реализовывать рекламные возможности медиа.

Юридически значимый электронный документооборот начали внедрять в марте 2013 года. Инициатива внедрения электронного документооборота исходила от генерального директора компании Vi. Затем ее подхватили юридические и бухгалтерские службы, а также IT-подразделение компании.

В Vi была создана проектная команда, которая изучила законодательство. Толчком для перехода на электронный документооборот стало утверждение электронного формата счета-фактуры.

Решающим фактором выбора компании «Такском» как оператора ЭДО были гибкая ценовая политика и выделение команды специалистов, помогающих персоналу Vi на всех этапах внедрения.

Поначалу параллельно с бумажным документооборотом в тестовом режиме вели электронный. Это длилось 3 месяца. Потом необходимость вести документооборот на бумаге отпала.

И если раньше на подготовку документа или его поиск в архиве уходили недели, то теперь это занимает считанные минуты. Весь процесс согласования и подписания документа прозрачен, всегда можно узнать на какой стадии и у кого находится тот или иной документ.

В рекламном бизнесе, как и в любом другом, процесс передачи документов имеет важное значение. Теперь все больше документов от контрагентов приходит в электронном виде. А с внедрением электронного документооборота документы больше не теряются.

Представляя проект успешного внедрения электронного документооборота, заместитель руководителя юридического управления Vi Любовь Брызгалова отметила, что при документообороте около 388 тысяч документов в год сегодня 20% документов Vi подписывает электронной подписью.

В настоящее время компания отправляет и получает в электронном виде гарантийные письма, счета, приложения, акты, счета-фактуры, графики подтвержденных выходов рекламы, реализовав совместно с компанией «Такском» техническую интеграцию с собственным софтом – автоматизированной системой размещения рекламы ViMB. На очереди – универсальный передаточный документ, который планируется использовать после регистрации в Минюсте электронного формата.

«Для крупных компаний электронный документооборот – это неизбежность. С переходом на ЭДО в Vi ускорился процесс подписания, отправки и получения документов контрагентам. Этот тот случай, когда «Время – деньги!», так как сокращаются сроки оплат оказанных услуг и снижается дебиторская задолженность», – сказала эксперт.

Представитель Vi отметила, что электронный документооборот помогает ускорить процесс подписания и отправки документов, сократить сроки оплаты оказанных услуг и упрощает поиск документов, высказав пожелание поскорее наладить роуминг между операторами и реализовать возможность обмена электронными документами с иностранными партнерами.

«Компания «Такском» уже работает над этими вопросами», заверил присутствующих Иван Иванович Пальчиков, руководитель департамента по работе с корпоративными и ключевыми клиентами компании «Такском». Он отметил, что «компания ведет большую работу по межоператорскому взаимодействию. Заключены ряд договоров с другими операторами ЭДО (СКБ Контур, Калуга Астрал). Сегодня работа, которая велась в тестовом режиме, перешла в практическую плоскость. Вопрос по международному сотрудничеству сейчас прорабатывается и будет завершен в этом году».