ABBYY выяснила, как сотрудники компаний работают с документами

ABBYY подвела итоги ежегодного исследования, проведенного среди офисных сотрудников. Он показал, что процент тех, кто тратит половину трудового времени на работу с документами, сократился с 60% до 50%. Но при этом большинство опрошенных уверены, что поток документов всех форматов за последние 2 года увеличился. Из чего можно сделать вывод, что офисные работники стали эффективнее работать с документами. Исследование проводилось среди более чем 500 сотрудников, работающих в различных отраслях как в государственных, так и в частных компаниях Москвы, Санкт-Петербурга и других городов-миллионников.

Несмотря на активное внедрение электронного документооборота в компаниях, 76% опрошенных продолжают работать с бумажными документами. О росте количества документов Microsoft^® Office говорят 65% респондентов (против 33% годом ранее), а 60% - об увеличении потока PDF-документов (против 57% в 2014 году).

Чаще всего с документами работают специалисты, задействованные в бухгалтерии, управленческом учете и финансах, юридических отделах, менеджменте, производстве и административный персонал. Сотрудникам часто приходится создавать электронные копии бумажных документов, чтобы редактировать их и искать информацию, извлекать из них текст и работать с таблицами.

В PDF-документах сотрудники ищут информацию, копируют текст, вносят правки, меняют порядок страниц, а также объединяют файлы различных форматов в один PDF. Многие работники отмечают, что выполнить все эти задачи сложно без помощи специального ПО. Основная проблема заключается в том, что существенная часть PDF получена при сканировании. Такие документы состоят только из изображения страницы и не содержат текстового слоя, поэтому даже для копирования и поиска необходимо распознать текст.

Также половина респондентов отметили, что раз в неделю и чаще они сталкиваются с задачей сравнения документов. Более 60% – тратят более 4 часов в неделю на решение этой задачи. В 90% случаев, чтобы сравнить две версии документа, сотрудники параллельно вычитывают обе версии текстов. Решить эту задачу можно с помощью специализированного ПО, в частности, ABBYY Comparator, представленного в этом году.