УСЦ «ЕвроСибЭнерго»: ЭДО – отличный вариант для групп компаний со сложной организационной структурой

АО «ЕвроСибЭнерго» — крупнейший частный производитель энергии в России и одна из самых больших гидрогенерирующих компаний в мире. В состав АО «ЕвроСибЭнерго» входит ООО «Учетно-сервисный центр «ЕвроСибЭнерго», который оказывает предприятиям группы компаний аутсорсинговые услуги, в том числе по бухгалтерскому и налоговому учету.

Шмыков Владислав Викторович, руководитель управления торговых и расчетных операций ООО «Учетно-сервисный центр «ЕвроСибЭнерго».

О внедрении на предприятиях группы ПАО «Иркутскэнерго», входящих в группу компаний «ЕвроСибЭнерго», электронного документооборота, рассказывает руководитель управления торговых и расчетных операций ООО «Учетно-сервисный центр «ЕвроСибЭнерго»  Шмыков Владислав Викторович.

О предпосылках

«Помимо электростанций, угледобывающих и обогатительных предприятий в группу  «Иркутскэнерго» входит несколько дочерних организаций, которые предоставляют инжиниринговые, транспортные, ремонтные и другие услуги.

Когда в качестве Учетно-сервисного центра мы начали брать на обслуживания по бухучету первые предприятия, то сразу же столкнулись с тем, что все наши заказчики работают с документами по-своему. Кто-то работает только с оригиналами, кто-то с копиями, а некоторые отражают в учете суммы и вовсе без документов, а потом долгое время собирают подписанные оригиналы по всей области.

У нас же срок по подготовке отчетности установлен материнской компанией, и мы обязаны в эти сроки уложиться, а значит приложить все усилия, чтобы наши заказчики во всех регионах закрыли свою финансовую отчетность вовремя».

Именно этим обусловлены причины перехода УСЦ «ЕвроСибЭнерго», а вслед за ним и ряда компаний, которые пользуются услугами центра, на ЭДО.

Кроме того, ПАО «Иркутскэнерго» уже достаточно давно использует ЭДО по торговым операциям на рынке оптовой торговли электроэнергией, таким образом, положительный пример практического использования ЭДО стал дополнительным аргументом при принятии решения о переходе предприятий группы на ЭДО.

Электронный документооборот дает пользователям не только возможность обмениваться юридически значимыми документами и  снизить расходы на транспортировку  и печать, но и экономит самое ценное – время, необходимое на подписание и доставку оригиналов документов. А также позволяет отказаться от бумажных архивов и пользоваться электронным хранилищем, которое не занимает место и позволяет моментально найти необходимый документ в случае необходимости.

Этапы перехода

Первый приказ о начале проекта внедрения ЭДО был подписан в ПАО «Иркутскэнерго» в 2012 году.   Эту дату и принято считать начальной точкой перехода на безбумажные технологии. В 2013 году проект был запущен на шести пилотных предприятиях «Иркутскэнерго». В это число вошли  три филиала и три дочерних компании. После успешного тестирования проект был тиражирован на всю группу компаний «Иркутскэнерго».

Наша компания использует учетную систему «1С», где встроена возможность работы с электронными документами через оператора ЭДО. В связи с этим, мы выбрали решение «1С-Такском» настроив учетную систему под свои процессы.

Электронный документооборот в группе компаний «Иркутскэнерго» внедрялся собственными силами. Были доработаны дополнительные блоки УСЦ «ЕвроСибЭнерго» без привлечения внешних консультантов. Были доработаны дополнительные блоки согласования для некоторых предприятий и разработан пошаговый регламент, в котором пошагово были расписаны действия каждой из сторон. Оперативную техническую консультационную поддержку по типовым вопросам мы получаем у нашего партнера – компании Форус, где для нас организована система поддержки и закреплен специалист высокой квалификации.

 ЭДО экономит время!

«Однозначно могу сказать, что экономия времени уже ощутима. Если раньше мы могли проводить документы до 6, 7, 8 числа следующего месяца, то сейчас благодаря ЭДО закрытие периода происходит  до конца календарного месяца. Это в основном касается обязательных ежемесячных платежей, сумма которых неизменна, как, например, в случае с договором аренды. Компании, которые сдавали нам подписанные акты в самый последний момент, теперь сдают все документы вовремя и это не может не радовать.

Кроме того, система ЭДО позволяет нам надежно хранить все свои документы с тройной защитой. Один экземпляр хранится у нас, один у заказчика и один на сервере непосредственного оператора ЭДО компании «Такском».

На данный момент мы вполне довольны функционалом «1С-Такском». Наша система полностью настроена и никаких сложностей мы не видим. Система постоянно обновляется, выходят новые релизы, сохраняя при этом наши индивидуальные технические доработки».

Планы на будущее

«Для начала мы бы хотели подключить к ЭДО всю группу компаний «ЕвроСибЭнерго».  Также у  нас есть ряд предприятий, которые на момент внедрения ЭДО еще не вошли в группу компаний. Наш бизнес постоянно развивается и в УСЦ на обслуживание приходят все новые и новые предприятия. В самое ближайшее время мы планируем подключить к ЭДО нашу сетевую компанию, сбытовую компанию и торговый дом. Так что процесс еще не завершен».

Сейчас электронный документооборот в «Иркутскэнерго» используется только внутри группы компаний, но Шмыков В.В. не исключает, что со временем эта практика распространится и на внешних контрагентов.

«Мы уже успели оценить практическую пользу и удобство электронного документооборота, возможно в будущем, после тиражирования проекта на все дочерние компании «ЕвроСибЭнерго» мы рассмотрим возможность перехода на ЭДО и с внешними контрагентами. Но поскольку контрагентов у группы компаний «Иркутскэнерго» очень и очень много, это уже будет совсем другая история».