Рано или поздно, любая компания сталкивается с необходимостью упорядочить свой учет, иметь возможность проанализировать результаты своей деятельности, планировать собственное развитие.
При этом, несмотря на различия в сфере деятельности компаний, несмотря на разные подходы к управлению и учету – основной целью любой коммерческой организации остается получение прибыли в результате своей работы.
Без хранения, в каком либо виде, данных о результатах деятельности крайне трудно получить по истечении некоторого срока ответ на то, является ли организация прибыльной или же работает в убыток. При этом мы говорим, в первую очередь, об управленческом анализе деятельности компании, а ведь есть еще большое количество информации, которая должна быть собрана для формирования регламентированной отчетности, подсчета налоговой базы и т.д.
Не умаляя общности, мы можем считать, что любой способ хранения данных о деятельности компании и получения сведений о финансовых результатах – это информационная система. Уровень сложности такой системы определяется необходимостью автоматизации отдельных процессов, возможности алгоритмизировать те или иные бизнес-процессы, возможности приобрести и внедрить соответствующую систему и еще многими другими требованиями к системе.
Более строгое определение: информационная система (далее ИС) – это совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств. В этой статье, в первую очередь, будут затронуты именно корпоративные (учетные) информационные системы (далее КИС). КИС – это информационная система, участниками которой может быть ограниченный круг лиц, определенный ее владельцем или соглашением участников этой информационной системы.
Причины и предпосылки внедрения системы
Итак, в деятельности любого предприятия должна существовать информационная система, которая будет позволять хранить необходимые данные и анализировать их. Разве что у новой, только открывающейся компании может не быть никакой системы. Мы постараемся определить основные факторы для внедрения новой или модификации старой КИС.
Отсутствие информационной системы
Самая важная причина для построения/внедрения новой системы – это ее отсутствие. Эта причина может возникать как для новообразованных организаций, когда все строится «с нуля», так и для уже существующих компаний при расширении области своей деятельности, радикальном изменении какого-то из процессов. Например, торговая компания решает открыть собственное производство, для чего закупает новые станки.
Таким образом, у нас появляется новый вид деятельности, который не может быть учтен в имеющейся КИС, да и новым оборудованием надо как-то управлять.
Недостаток быстродействия имеющейся системы
С течением времени любая информационная система разрастается и начинает накапливать большие объемы данных. Как правило, большинство информационных систем ограниченно масштабируемы – покупка новых серверов/компьютеров может решать проблемы с быстродействием, так же путем модификации можно оптимизировать фрагменты системы.
Но, рано или поздно, информационная система может не выдержать растущей нагрузки, например, резкое расширение компании и, как следствие, увеличение числа пользователей. Когда скорость работы системы существенно падает, а средства увеличения быстродействия практически все исчерпаны, выход остается только один – внедрение новой системы.
Недостаточный уровень автоматизации процессов
Достаточно распространенная причина. Компания, внедрив когда-то имеющуюся систему, продолжает использовать ее в течение некоторого времени. В момент внедрения часть процессов не была сформулирована, какие-то задачи не представляли сложности, но в настоящий момент пользователи системы начинают испытывать трудности при работе из-за того, что система недостаточно удобна или не имеет определенных средств для автоматизации рутинных задач.
Как результат – сильное снижение эффективности работы пользователей. Чаще всего в таких ситуациях не требуется внедрения новой системы, достаточно модифицировать имеющуюся, донастроить или доработать ее. Пример из реальной жизни: компания вела учет в MS Excel, менеджеры набивали заказы, счета, накладные на отгрузку в отдельных файлах, а так же регистрировали результаты отгрузок в общих таблицах. Общее количество накладных за день было около 200 на весь отдел продаж.
После внедрения специализированной системы для учета торговых операций, за счет удобства системы ввода, количество накладных в день увеличилось более чем в три раза, как результат, компания смогла расширить рынок сбыта, не увеличивая штат отдела продаж.
Снятие системы с поддержки производителем
Данный фактор чаще применим к системам регламентированного учета, когда система обязана соответствовать всем текущим изменениям в законодательстве.
При этом производитель прекратил поддержку и развитие данной системы, а поддерживать и дорабатывать ее собственными силами оказывается нерентабельно. В этом случае внедрение новой системы поможет снизить издержки на сопровождение. Примером может послужить остановка поддержки решений на платформе 1С:Предприятие 7.7, которые еще несколько лет назад были самыми массовыми решениями в области регламентированного учета (в России), но возможности далее развивать и поддерживать исходную платформу у производителя нет.
Несоответствие системы требованиям компании
Любая организация должна развиваться. Процессы в компании могут меняться, рынок может заставлять «ломать» старые схемы, чтобы оставаться конкурентоспособным, сфера деятельности может расширяться, структура компании за небольшой промежуток времени может стать совершенно другой. При этом система может оказаться не готова к таким изменениям. Иногда отражение операций в данной системе лишь усложнит работу пользователей, а иногда система просто не имеет достаточной функциональности для решения тех или иных новых задач.
Несовременность системы
Не самая распространенная причина, но и она имеет место быть. Любая информационная система имеет определенный срок жизни, после которого она сильно устаревает. Проблемы, связанные с этим, частично находятся в других причинах к смене ИС. Но, бывает и так, что система просто «выходит из моды», тем самым переставая выполнять определенную функцию. Это очень сильно сказывается, например, на веб-сайтах компании, когда старый сайт просто морально устаревает, потому что использует старые технологии и выглядит уже не таким привлекательным по сравнению с сайтами конкурентов, при этом он может отлично без сбоев работать, но окружающая обстановка будет диктовать его скорейшую модернизацию.
Так же, вариантом этой причины может быть невозможность поддержки определенных современных технологий и интеграции системы с передовыми разработками.
Анализ необходимости и выбор решения
Прежде чем решиться на замену или модернизацию информационной системы необходимо понять, насколько важно и насколько рентабельно приступать к этой задаче. Для начала следует понять, есть ли объективные причины внедрения новой системы. При этом для различного рода систем объективность причин определяется по-своему.
Например, для модернизации системы регламентированного учета, как правило, достаточно того, что старая система снимается с поддержки производителем. Но такая причина совершенно не объективна для модернизации системы управления производственным оборудованием, если оно и так хорошо и без сбоев работает.
Прежде чем начинать внедрять новую систему следует проанализировать возможность перехода, которая содержит внутри себя следующие проблемы:
• Обучение пользователей работе в новой системе.
• Возможная потеря в производительности на некоторый период во время внедрения новой системы.
• Затраты на внедрение/модернизацию системы. Оценка рентабельности.
• Выделение собственных IT-ресурсов (или же поиск партнера-аутсорсера) для внедрения системы.
• Возможность интеграции новой системы с другими имеющимися на предприятии системами.
Нужно отметить, что часть из перечисленных проблем может повлечь за собой дополнительные расходы и/или существенное увеличение рамок проекта внедрения/модернизации. Для того, чтобы минимизировать риски по возникающим дополнительным задачам, а так же для лучшей управляемости проекта рекомендуется спланировать проект и определиться с бюджетом, при котором внедрение данной системы будет рентабельным.
Когда хотя бы часть предварительных приготовлений пройдена и у всех ключевых пользователей/владельцев проекта есть представление чего же ожидать от внедрения новой системы, можно обратиться к рынку соответствующих IT-решений, чтобы выбрать готовый продукт или же готовиться к написанию собственной оригинальной системы.
В большинстве отраслей (кроме совсем узких направлений) есть возможность выбора базовых решений, которые могут полностью или почти полностью соответствовать требуемому функционалу. При этом выбор решения все равно крайне затруднителен, ниже приведены некоторые критерии, по которым можно оценить и подобрать оптимальную с точки зрения проекта систему.
• Уровень соответствия имеющимся процессам.
• Стоимость решения (включая стоимость необходимых модификаций и внедрения).
• Защищенность информации в системе.
• Сложность модификации (стоимость, трудозатраты, квалификация и наличие специалистов).
• Стоимость дальнейшего содержания (сопровождения) системы.
• Масштабируемость.
• Универсальность/узконаправленность.
• Удобство использования.
• Требования к аппаратной части.
• Возможность интеграции с другими решениями, открытость системы.
• Возможность расширения функциональности системы и способ расширения.
• Качество поддержки базового решения поставщиком.
• Надежность поставщика/производителя базового решения.
Это далеко не все аспекты для оценки и выбора подходящего решения, но, зачастую, достаточно выбрать несколько критериев, по которым можно быстро отсеять большую часть решений, а так же выбрать оптимальное с точки зрения затрат или скорости внедрения.
При этом многие из имеющихся критериев так же подходят для оценки выбора основной платформы для разработки собственного решения. Как правило, ИС упрощенно можно представить в виде следующих компонент:
• Аппаратная часть – это серверы, компьютеры пользователей, устройства взаимодействия.
• Платформа/СУБД, проще говоря, основной «движок» системы.
• Клиентская часть, интерфейс пользователя и настройка СУБД, отражающий необходимую функциональность новой системы.
Выбор готового базового решения полностью определяет платформу и может частично или полностью соответствовать в области клиентской части, а так же задавать требования к аппаратной поддержке. В случае, когда готового решения нет, и требуется разработка собственной системы «с нуля», выбор основной СУБД позволяет определить требования к остальным компонентам ИС.
Контроль и принятие решений
Проекты внедрения информационных систем чаще всего осуществляются по определенным регламентам и в целом схемы проектов достаточно стандартны. При этом, если сравнивать конкретные стандарты, будут видны различия, например, даже ГОСТов существует несколько и они применимы к разным проектам. Но, в любом случае, укрупненно можно выделить три основных этапа:
• Предпроектные работы.
• Разработка, адаптация, подготовка прототипа системы.
• Запуск системы.
При этом, со стороны заказчика, необходим разный уровень и способ контроля на каждом этапе. Рассмотрим их по отдельности.
Предпроектные работы
На этом этапе происходит предварительное проектирование новой системы. Как правило, готовится документация, по которой в дальнейшем система будет разработана, и на соответствие которой система будет проверяться. Набор документов, создаваемых на данном этапе, может отличаться, в зависимости от выбранного регламента и вида системы, но, в любом случае, крайне важно написать полную, подробную и непротиворечивую документацию, которая позволит упорядочить собственные процессы и сформулировать алгоритмы работы новой системы.
Основная функция контроля на данном этапе – это проверка документации на соответствие ожиданиям от новой системы, проверка на полноту и корректность описания процессов и задач компании, для того, чтобы новая система работала по требуемым правилам.
Разработка
Разработка может осуществляться двумя основными способами: собственными силами или компанией-аутсорсером. При этом чаще всего, ключевым пользователям/владельцам проекта трудно проконтролировать этот процесс, пока он не завершится. Контроль на данном этапе больше напоминает мониторинг исполнения задач разработки в срок и управление ситуацией, когда требуется менять что-либо в проекте.
Самая распространенная проблема на данном этапе – это возникновение новых задач, которые были забыты или не могли быть учтены на этапе предпроектных работ, например, появление нового бизнес-процесса в течение процесса внедрения. Подобные задачи, если они критичные, требуется реализовывать на этапе разработки, что может потребовать пересмотра рамок проекта, бюджета и сроков, именно поэтому необходимо так же контролировать и все возникающие новые задачи.
Запуск
На данном этапе происходит тестирование системы, подготовка начальных данных для начала работы, проверка системы на соответствие документации.
Так же на этом этапе чаще всего происходит обучение пользователей и/или подготовка инструкций по работе с системой. Результат данного этапа – это запущенная в работу новая система и завершение проекта внедрения. Основная функция контроля – это проверка соответствия запускаемой системы составленной документации, а так же общее промышленное тестирование полученной системы.
Необходимость принятия решений
В процессе внедрения новой системы руководство компании или владельцы проекта должны принимать множество решений, участвовать в согласованиях различных этапов и задач, но при этом есть несколько крайне важных управленческих задач, без решения которых ни один проект успешно завершиться не сможет.
Вопросы, требующие управленческого решения можно условно разделить на следующие классы:
• Согласование документации (по возможности организация оперативной проверки создаваемых в ходе проекта документов).
• Управление изменениями (возникновение новых задач или изменение старых, их сортировка, выделение критичных).
• Мотивация сотрудников к содействию в запуске новой системы, чтобы исключить саботирование процессов внедрения.
• Принятие решений о запуске новой системы и отказе от старой.
Каждый из этих классов вопросов может сильно повлиять на ход проекта, а при медленном процессе принятия решений сильно затянуть сроки. По всем таким задачам и их решению написана не одна статья и не одна книга. Пересказать их, даже вкратце, в одной статье не получится, подходы могут радикально отличаться. Но именно здесь может проявиться талант руководителя при принятии того или иного решения и, как результат, успешное завершение проекта.
Начать дискуссию