Отсутствие «прозрачного» учета в производстве – причина стихийного, непредсказуемого развития компании (предприятия)

Автор: Татьяна Шальнева, руководитель департамента учетных систем бизнес-направления 1С «Микротест»

Источник: «Микротест»

Всем известно, что достигнув определенного уровня развития, компания для того, чтобы сделать рывок вперед и расти дальше, должна иметь четко выстроенные бизнес-процессы. Выстроить и регламентировать процессы предприятия можно, только четко представляя себе, что именно происходит сейчас, и именно учет должен дать нам это представление.

Роль учета в управлении предприятием очевидна. Управленческие решения принимаются на основании каких-то показателей деятельности компании, которые мы получаем в результате анализа тех или иных результатов хозяйственной деятельности. Однако если учет в компании не налажен, анализировать просто нечего. Те или иные решения руководством могут приниматься только результаты анализа налаженного прозрачного учета. Любая другая отчетность будет не более чем красивой картинкой.

Вы замечали, наверное: когда человек хорошо себя чувствует, он хорошо выглядит. Так вот хорошо себя чувствовать организм предприятия может, только если снабдить его хорошей системой диагностики, которая позволит регулярно или по необходимости видеть, что происходит в организме, какие витамины или другие меры нужны для поддержания его в режиме работы «как часы». Вот так и с предприятием: мы должны вести учет, дающий понятные прозрачные результаты, которым мы доверяем и на основании которых будем принимать те или иные решения, связанные с закупками, продажами, производством и другими процессами, протекающие на производственном предприятии.

Если говорить о производственном предприятии, это и правда целый организм с комплексом задач и процессов, тесно связанных между собой. Эти задачи невозможно эффективно охватить при помощи просто набора электронных таблиц или же локальных систем учета, слабо связанных между собой. В данном случае правильно говорить о комплексной системе управления предприятием, состоящей из тесно связанных между собой блоков, работа которых должна быть направлена на решение единой задачи: сделать работу предприятия более эффективной за счет повышения прозрачности учета.

Почему комплексную систему управления необходимо строить на базе автоматизированной системы? Если снова сравнить предприятие с организмом, то учет на предприятии – это процесс регулярных обследований организма с отражением результатов обследования в истории болезни. А теперь давайте вместе ответим на вопрос: если Вам понадобится узнать о каком-то человеке, в каком состоянии находится его здоровье, чем он болел и когда, какие лекарства принимал или принимает сейчас, что будет проще: делать выборку из бумажной истории болезни, перенося нужные результаты «в блокнотик», или же провести необходимый анализ в электронной истории путем поиска нужных наименований, построения нужной отчетности и т.д.? Ответ очевиден: для крупного предприятия нам нужна «электронная история болезни», то есть нужна автоматизированная система учета, поскольку только комплексная автоматизированная система, охватывающая все процессы, дает нам полное представление о состоянии предприятия.

Остановимся более подробно на одном из самых значимых факторов, являющихся результатом учета на производственном предприятии: себестоимости производимой продукции.

Прозрачный учет в производстве по сути означает прозрачную информацию о себестоимости продукции, производимой на предприятии. Себестоимость в свою очередь – это одна из основных составляющих финансового результата компании, ради которого, собственно, всё и происходит, так как нет прибыли – нет денег, нет денег нет компании. Соответственно, если не иметь достоверной, качественной, точной информации о том, какова структура себестоимости, какие ее составляющие и их вклад в общий объем затрат, сложно управлять размером себестоимости в продукции и оптимизировать её. А понятно, что себестоимость должна быть оптимальной и минимально возможной. Выявление резервов снижения себестоимости, т.е. ее оптимизации – одна из важнейших задач, которая стоит на предприятии.

Чтобы оптимизировать себестоимость мы должны четко понимать, как и из чего она складывается, то есть необходим тот самый «прозрачный» учет производства, о котором мы говорим.

Прозрачный учет в производстве позволяет в частности понимать постоянно в оперативном режиме, какое сырье и материалы у нас уже обращаются в производстве, какие лежат на складе, но зарезервированы для ремонта оборудования или покрытия оставшегося плана производства, а какие являются страховым запасом, который необходимо иметь на складах для бесперебойного функционирования предприятия. Используя всю эту информацию, служба материально-технического снабжения предприятия имеет возможность эффективно составить и реализовать план закупок, по которому мы приобретем ровно то, что действительно необходимо. Если же производственный учет непрозрачен и представляет собой черный ящик, что мы постоянно должны будем закупаться хаотично.

Если закупки происходят стихийно из-за отсутствия у закупщиков полной информации о реальных потребностях в ТМЦ, возможны две крайности: первый риск - заморозить большое количество оборотных средств в излишне купленных ТМЦ; вторая крайность - не закупить какие-то важные ТМЦ, отсутствие которых способно нарушить процессы, протекающие на предприятии: остановить производство, сорвать поставку клиенту.

Имея достоверную себестоимость, мы можем с большой долей вероятности сравнить рентабельность того или иного вида продукции, соответственно, это позволяет нам регулировать ее выпуск, так как мы можем точно сказать, что нам выгодно производить, а что нет.

Прозрачный учет в производстве необходим для того, чтобы правильно установить цены на реализуемую продукцию, при которых предприятие может достигнуть желаемого уровня рентабельности, необходимого нормального функционирования предприятия и реализации каких-либо инвестиционных проектов. Таким образом, без налаженного учета производства мы не сможем полноценно сформировать систему планирования на предприятии, так как по сути не можем спланировать затраты, значит, не можем быть уверены, что при установленных ценах и плановом объеме продаж, мы достигнем определенного уровня прибыли. Отсутствие таких планов для предприятия по сути означает идти вперед вслепую на авось и деньги тратить тоже «на авось», надеясь, что мы заработаем столько, сколько нужно.

Таким образом, следствием внедрения учетной системы на производственном предприятии может быть снижение себестоимости и повышение рентабельности, если руководство предприятия воспользуется той информацией, которую предоставит ему учетная система.

Вопрос выбора платформы для автоматизации тоже является очень важным. При выборе платформы необходимо ориентироваться на уже существующий информационный ландшафт предприятия, с которым новой системе управления и учета придется интегрироваться, так как интеграция должна быть максимально простой. Необходимо также помнить о дальнейшей стоимости владения системой: ее поддержке, сопровождении, обновлении.

При выборе интегратора, на мой взгляд, нужно обратить внимание на два ключевых фактора: опыт и люди. Только команда, в составе которой есть опытные специалисты, способна реализовать комплексный проект.