Закупка товаров за рубежом – довольно сложный и многоэтапный процесс, который вне всяких сомнений нуждается в систематическом планировании и контроле со стороны руководства компании. Особенно это касается тех производственных предприятий, чья деятельность в значительной мере зависит от импорта материалов и оборудования.
В территориально распределенных компаниях с централизованной системой снабжения филиалов, такой контроль становится попросту неэффективным без применения соответствующей контрольно-учетной системы, позволяющей автоматизировать многие операции и сократить сроки предоставления необходимой информации для принятия управленческих решений.
Следует отметить, что какого-либо универсального или «тиражного» решения этой задачи быть не может, поскольку в каждой компании процесс импортных закупок имеет свою специфику. Поэтому такие контрольно-учетные системы разрабатываются индивидуально для каждого конкретного предприятия, что позволяет максимально учесть все особенности протекания бизнес-процессов в данной компании.
В этой статье мы хотели бы рассказать об одном из таких индивидуальных решений, которое было разработано специалистами компании RG-Soft по заказу российского представительства крупного нефтесервисного холдинга, предоставляющего комплекс услуг по разработке нефтяных и газовых месторождений.
В структуру представительства входит порядка 150-ти обособленных подразделений, рассредоточенных по всей России. Значительную долю материалов и оборудования для выполнения работ компания вынуждена ввозить в Россию из-за рубежа. Закупку, таможенное оформление и доставку грузов в филиалы организует и контролирует головной офис. Бизнес-процесс при этом выглядит следующим образом (рис. 1).
На первом этапе посредством специальной информационной системы со всех заинтересованных подразделений собираются заявки на поставку оборудования или материалов. Далее начинается согласование с таможенными брокерами возможностей и условий ввоза данных товаров на территорию Российской Федерации. После согласования и уточнения всех деталей ввоза сотрудники отдела импорта формируют заказы и передают их поставщикам. Перед тем, как пересечь российскую границу, грузы аккумулируются в промежуточных пунктах сборки, после чего груз попадает уже на российскую таможню, где его оформлением занимаются брокеры. Далее растаможенный груз отправляется по месту назначения в филиал.
После завершения всех этих процедур производится расчет фактических расходов на импорт (таможенные платежи, услуги брокеров, услуги по транспортировке и т.д.) и распределение их по соответствующим товарам. Полученные в результате данные передаются в бухгалтерию для внесения их в систему бухгалтерского учета.
До определенного момента большинство операций в рамках этого глобального бизнес-процесса осуществлялось при помощи электронных таблиц Excel. Это повышало вероятность возникновения ошибок и существенно ограничивало возможности анализа и оперативного контроля над ситуацией. В некоторых случаях задержка груза могла привести к остановке производственного процесса, что категорически недопустимо для той сферы деятельности, в которой работает компания. Поэтому руководством было принято решение о создании автоматизированной системы управления импортными закупками, которая позволила бы:
- снизить количество операций, совершаемых вручную и сократить сроки формирования и предоставления нужной информации;
- упростить документооборот;
- анализировать причины проблем, возникающих на различных этапах процесса и учитывать их при планировании будущих поставок;
- сократить сроки поставок грузов в филиалы;
- связать в единую цепочку существующие в компании информационные системы.
Рис. 1. Укрупненная схема бизнес-процесса импорта
Благодаря таким характеристикам, как гибкость, производительность и возможность интеграции с другими системами, основой созданной конфигурации стала технологическая платформа «1С: Предприятие 8».
Для ведения проекта была организована рабочая группа, включающая в себя сотрудников компании «RG-Soft» и компании заказчика. Работы проводились в режиме еженедельных консультаций и тестирования. Новые разделы системы вводились в строй постепенно, что позволило на ранних этапах определять ошибочный функционал. В результате - значительно сократились сроки выполнения и стоимость проекта.
Созданная система состоит из 4-х основных блоков. Рассмотрим каждый из них подробнее.
1.Блок «Импорт».Предназначен для оперативного управления процессами импорта товаров. Включает средства для контроля комплектования, доставки и таможенного оформления грузов, а также для взаимодействия с таможенным брокером.
Исходной информацией для этого блока являются заявки от подразделений компании на поставку грузов и сведения об их стоимости и характеристиках. Эти данные загружаются из централизованной системы сбора заказов. Для исключения дублирования заявок предусмотрены алгоритмы проверки. При наличии ошибок система выдает соответствующее сообщение.
После загрузки данных начинается процесс согласования с брокером возможности и условий ввоза, который отображается в системе (рис. 2). Также система позволяет фиксировать ответственного за согласование той или иной поставки, для последующей оценки качества его работы.
Рис. 2. Раздел системы, в котором отображаются этапы согласования с брокером возможности таможенного оформления грузов.
Для выделения приоритетных поставок используется цветовое форматирование (выделение поставки определенным цветом в соответствии с ее статусом).
Также в системе существует так называемый «черный» список товаров, ввоз которых в Россию по тем или иным причинам запрещен или затруднителен (рис. 3). При согласовании условий ввоза перечень товаров сопоставляется с данным списком и по проблемным товарам принимается решение: либо найти замену этому товару, либо начать собирать необходимые документы. Этот список постоянно обновляется и корректируется.
Рис. 3. «Черный» список товаров, ввоз которых запрещен или не рекомендован
Кроме того, имеется перечень товаров с высоким риском корректировки таможенной стоимости.
После прохождения всех согласований и проверок, осуществляется поставка. В рамках блока ведется мониторинг этапов перевозки и таможенного оформления грузов, отмечаются различные параметры отправки (когда груз выехал, когда прибыл на российскую таможню и проч.). Для разных видов транспорта в блоке прописаны свои сроки доставки. Соответственно, если поставка по каким-то причинам просрочена, система выдает предупреждение.
В данном блоке предусмотрен инструментарий для анализа поставок по различным параметрам. Можно отследить динамику количества и веса перевезенных товаров, оценить скорость таможенного оформления грузов в разрезе специалистов по импорту и пунктов прибытия и проч. Для удобства пользователей отчетная информация может быть представлена как в табличном виде, так и с помощью различных диаграмм и графиков.
Использование этого блока позволило обеспечить всесторонний мониторинг и планирование импортных закупок, в результате чего сократились сроки поставок, и уменьшилось количество простоев груза.
2.Блок «Таможня». Используется для отнесения стоимости таможенных пошлин и сборов на товары, а также для контроля расчетов с таможней.
Исходной информацией для этого раздела системы являются данные блока «Импорт», которая предоставляет сведения о ввезенных товарах: описание, количество, цена и т.д.
В данном блоке аккумулируются документы таможни. Загрузка данных документов производится автоматически при помощи соответствующих .xml-файлов.
Для контроля сумм пошлин и сборов, занесенных в систему, их сверяют с движением по банковскому счету. В целях автоматизации этих операций разработан механизм разбора банковской выписки и автоматического поиска ГТД. Такой механизм позволил существенно увеличить производительность персонала и снизить количество ошибок при определении стоимости ввозимых товаров.
Таможенные пошлины и сборы по каждой конкретной ГТД распределяются на товары пропорционально их стоимости.
Для анализа расчетов с таможней в системе формируются отчет о платежах, уплаченных на таможне, по видам платежей и корректировок и отчет по товарам, которые были ввезены по нулевой ставке.
Использование данного блока дало возможность ускорить формирование данных по таможенным платежам и обеспечить их автоматическую выгрузку в систему бухгалтерского учета. Кроме того, уменьшились авансовые платежи таможенным органам.
3.Блок «Дополнительные услуги». Этот блок предназначен для:
- отражения стоимости услуг, связанных с импортом товаров (расходы на услуги брокеров, транспортные расходы);
- распределения стоимости дополнительных услуг по товарам;
- учета счетов поставщиков услуг;
- выгрузки данных о стоимости оказанных услуг в систему бухгалтерского учета.
Стоимость услуг по транспортировке распределяется по товарам пропорционально их весу.
Данные о стоимости дополнительных услуг также автоматически выгружаются в систему бухгалтерского учета.
4. Блок «Локальная транспортировка». Предназначен для консолидации импортных и локальных грузовых местдля перевозки по территории России. Позволяет отслеживать и анализировать транспортировку грузов непосредственно в тот или иной филиал.
Для всех четырех блоков предусмотрено добавление комментариев к документам и ведение истории их изменения.
Полнотекстовый поиск данных, реализованный в системе на базе стандартных средств технологической платформы «1С: Предприятие 8», облегчает пользователям ориентирование в большом количестве документов и.
Использование преимуществ новой версии технологической платформы «1С: Предприятие 8» позволило обеспечить доступ пользователей из любой точки мира. Работа в системе может осуществляться через обычный браузер. Кроме того, имеется возможность подписаться на обновления по электронной почте.
Вся дополнительная информация хранится в системе. Для этого реализована возможность прикрепления файлов.
Резюме
Как показала практика, автоматизированная система управления импортными закупками, разработанная компанией RG-Soft, является эффективным инструментом для оптимизации процесса импорта.
Использование системы в компании заказчика привело к сокращению сроков таможенного оформления грузов на 20%, на четверть снизилось количество простоев груза на таможне и в местах комплектования грузов.
Применение предусмотренного в конфигурации инструментария существенно облегчило работу персонала и привело к снижению количества ошибок. Минимизирован бумажный документооборот. Руководство компании теперь имеет возможность оперативно получать всю необходимую информацию о поставках и возникающих проблемных ситуациях.
Положительной оценкой внедренного нами решения может служить и тот факт, что от компании- заказчика уже поступили запросы на разработку аналогичных продуктов для ее филиалов в Казахстане, Азербайджане и Туркменистане.
Говоря о технологии работы конфигурации, следует отметить, что подход, примененный нашей компанией, является оптимальным для проектирования подобного рода систем. Схема работы над проектом системы по принципу «заказчик всегда рядом» позволяет быстро разрабатывать наиболее важные блоки, своевременно вносить изменения и оперативно корректировать направления развития конфигурации. В этой связи нельзя не упомянуть и такой немаловажный фактор, как стоимость разработки. При данном подходе риск увеличения конечной стоимости продукта сводится к минимуму.
И, наконец, стоит признать, что успех реализации данного проекта определил выбор платформы «1С: Предприятие 8». Простота и скорость разработки, гибкость и производительность платформы - это именно те качества, которые позволили нам учесть все пожелания заказчика и разработать сложное решение в сжатые сроки.
Начать дискуссию