В программе «1С:Управление торговлей, ред. 10.3» реализован блок для управления взаимоотношениями с клиентами, включающий следующие возможности:
- Фиксация всех контактов с клиентами (звонки, встречи, письма и др.).
- Планирование событий и получение напоминаний по ним.
- Просмотр календаря пользователя.
- Анализ истории отношений с клиентом.
- Работа со встроенным почтовым клиентом.
Рассмотрим подробнее эти возможности на следующем примере:
06 февраля в офис компании позвонил клиент «Мобил», интересующийся приобретением телефонов. Менеджер договорился о встрече с клиентом 07 февраля в 14:00, а также пообещал выслать клиенту прайс-лист на электронную почту.
Менеджер запланировал встречу по договоренности с клиентом, а также поставил себе напоминание на 12:00. Далее он отправил клиенту прайс-лист, как и обещал.
Фиксация телефонного звонка в 1С
Все общение с клиентом фиксируется в программе с помощью документа «Событие».
Меню: Документы – Управление отношениями с клиентами – События
В документе можно заполнить следующие реквизиты:
- Дата начала
- Дата окончания
- Контрагент
- Контактное лицо – конкретный сотрудник, с которым вы общались
- Тема – краткое указание предмета общения
- Содержание – подробное изложение основных обсуждаемых вопросов и достигнутых договоренностей
- Тип события – входящее или исходящее
- Вид события – телефонный звонок, личная встреча, почтовое письмо, электронное письмо, прочее
- Состояние – запланировано, завершено, отменено
- Важность – высокая, средняя, низкая
- Ответственный
Для события с типом «Личная встреча» дополнительно можно заполнить место встречи и указать нескольких участников.
Создадим документ для отражения звонка контрагента «Мобил». Укажем следующие значения:
- Контрагент – Мобил
- Контактное лицо – Сергеев Олег Борисович
- Дата начала – 06.02.2012 15:00
- Дата окончания – 06.02.2012 15:20
- Тема – Продажа телефонов
- Содержание – Клиент хочет сделать заказ на телефоны, договорились о встрече 07.02 в 14:00. Выслать прайс-лист.
- Тип события – входящее
- Вид события – телефонный звонок
- Состояние – завершено
Примечание: вид и тип события выбираются в шапке документа из выпадающих списков.
Важность события указывается на закладке «Дополнительно», оставим значение по умолчанию – средняя.
Заполненное событие можно провести и закрыть по кнопке «ОК».
Планирование встречи в 1С
В программе также можно планировать будущие контакты с клиентом. Запланируем на 07 февраля встречу с контрагентом «Мобил». Ввести встречу можно с нуля или на основании предыдущего события – телефонного звонка.
Создадим на основании телефонного звонка документ «Событие», вид события укажем – личная встреча, а состояние – запланировано. Также заполним предполагаемую дату встречи, укажем тему и описание.
Заполненный документ может выглядеть следующим образом:
На закладке «Дополнительно» можно указать территорию, на которой пройдет встреча, а также конкретное помещение:
На закладке «Участники» можно перечислить участников встречи – контрагентов и контактных лиц, если от контрагента участвуют несколько человек.
Заполненный документ можно провести.
Создание напоминания в 1С
Чтобы менеджер не забыл о запланированной встрече с клиентом, в программе можно создать напоминание.
Напоминание можно создать на основе события с помощью кнопки «Задача с оповещением»:
В открывшемся окне создания новой задачи нужно указать время напоминания в графе «Напомнить». Событие, на основе которого создано напоминание, прописано в поле «Основание».
Если вы хотите сделать напоминание для другого пользователя, то его нужно выбрать в поле «Исполнитель».
По кнопке ОК сохраним и закроем напоминание.
В момент напоминания, если пользователь будет находиться в базе, он увидит сообщение:
Если в момент напоминания пользователь не работает с базой, то он увидит его позже, как только войдет в программу.
Напоминание можно отложить на срок от пяти минут до недели. Для этого внизу выберите необходимый период и нажмите «Отложить». Чтобы просмотреть напоминание используется кнопка «Открыть». Откроется задача, а в ней можно открыть само событие:
Для того чтобы напоминание больше не показывалось, нажмите кнопку «Выполнено».
Напоминания можно создавать не только на основании событий, но и просто так:
Меню: Сервис – Задачи с оповещением – Поставить задачу
Отчет по событиям в 1С
Часто бывает необходимо посмотреть всю историю общения с клиентом. Например, если основной менеджер по каким-то причинам не может общаться с клиентом, а другому менеджеру нужно быстро вникнуть в ситуацию. Посмотреть все события вы можете в отчете «Отчет по событиям».
Меню: Отчеты – Управление отношениями с клиентами – Отчет по событиям
В отчете вы можете сделать отбор по контрагенту, чтобы посмотреть события только по нему. Сначала вы увидите общий список всех событий, каждое из них можно посмотреть подробнее по «плюсу».
Календарь пользователя в 1С
Для более удобной работы со списком событий можно пользоваться обработкой «Менеджер контактов – Календарь пользователя».
Меню: Документы – Управление Отношениями с клиентами – Менеджер контактов – Календарь пользователя
С помощью обработки можно:
- Смотреть список запланированных событий пользователя.
- Смотреть все события пользователя в виде календаря на день/неделю/месяц.
- Работать с электронной почтой
Календарь пользователя имеет четыре режима просмотра:
- Список событий – показывается список запланированных событий
- День – показывается календарь на один/два дня
- Неделя – показывается календарь на неделю
- Месяц – показывается календарь на месяц
Закладка «Список событий»:
Закладка «День»:
Закладка «Неделя»:
Закладка «Месяц»:
На закладках «День» и «Неделя» можно двойным кликом открыть любое из событий. Кроме того, можно выделить интервал времени, нажать правую кнопку мыши и, выбрав один из доступных вариантов, будет создано событие с указанным временем.
На закладке «Месяц» вы можете двойным кликом по дню открыть календарь на этот день.
Настройка календаря пользователя
По умолчанию календарь пользователя отображается не очень удобно: время показывается с 0:00 до 24:00, показываются субботы и воскресенья. Можно настроить календарь на свое усмотрение по кнопке «Настройка».
В настройке можно:
- Указать отображаемый интервал времени.
- Указать рабочее время (будет иметь более светлый фон).
- Включить отображение заказов покупателей и поставщиков. Тогда в календаре будут отображаться заказы с указанными датами оплаты/отгрузки/поступления
- Выбрать количество отображаемых дней недели – 5/6/7.
- Поменять пользователя календаря. По умолчанию выводятся события текущего пользователя. Пользователя можно сменить (требует дополнительных прав).
Установим следующие настройки:
После этого все закладки поменяются.
На закладке «День» уменьшится отображаемый период времени, выделятся рабочие часы, появятся плановые оплаты/поступления/отгрузки по заказам.
На закладке «Неделя» также изменится отображаемое время, исчезнут суббота и воскресенье:
На закладке «Месяц» также исчезнут суббота и воскресенье.
Работа с электронной почтой в 1С
В программе есть возможность работать со встроенным почтовым клиентом (включается в настройках параметров учета). Если в вашей базе включено использование встроенного почтового клиента, то вы можете получать и отправлять письма прямо в базе.
Для работы с почтой используется обработка «Менеджер контактов – Календарь пользователя». При первом открытии почты программа предложит вам создать учетную запись. В учетной записи указывается:
- Представление
- Адрес электронной почты
- Параметры отправки писем
- Параметры получения писем
Настройку учетной записи желательно поручить системному администратору.
Пример учетной записи:
Менеджер контактов:
Почтовый клиент 1С поддерживает стандартные функции работы с почтой. Вы можете получать и отправлять письма, отвечать на письмо (отправителю или всем), пересылать письма, отправлять письма с вложениями.
Для отправки прайс-листа клиенту нажмем кнопку «Новое письмо».
В письме указываем адрес электронной почты, тему и содержание:
На закладке «Вложения» вы можете прикрепить к письму файлы. Нажимайте кнопку «Добавить» и выбирайте необходимые файлы на диске.
Вы можете сохранить письмо в черновики по кнопке «Записать и закрыть».
Для отправки письма используйте кнопку «Отправить».
Таким образом, вы можете работать с электронной почтой из базы 1С, не прибегая к помощи других почтовых клиентов.
Начать дискуссию