Настройка отчетов 1С

В процессе работы с программами «1С:Предприятие» все пользователи сталкиваются с необходимостью просмотра и анализа информации в отчетах. Для удобной работы важно не только знать все отчеты системы, но и уметь их настраивать для удобного отображения данных.

В процессе работы с программами «1С:Предприятие» все пользователи сталкиваются с необходимостью просмотра и анализа информации в отчетах. Для удобной работы важно не только знать все отчеты системы, но и уметь их настраивать для удобного отображения данных. 

В этой статье мы рассмотрим основные принципы настройки отчетов на примере программы «1С:Управление торговлей, ред. 10.3».

Создавайте точные аналитические отчеты! На нашем курсе вы научитесь настраивать аналитические отчеты для управления финансами. Повысьте качество своей отчетности и принимайте обоснованные решения. Присоединяйтесь к курсу за 6 900 ₽! 

Формы настройки отчетов 1С

Практически любой отчет имеет свою собственную форму настройки. Открыть ее можно с помощью кнопки «Настройка» на форме отчета. 

1.png

Форму настройки можно смотреть в двух вариантах: стандартном и расширенном. 

Пример стандартной формы настройки: 

2.png

Пример расширенной формы настройки: 

3.png

Рассмотрим стандартную форму настройки, так как она удобнее и проще.   

Стандартная форма настройки в отчетах 1С

Стандартная форма настройки содержит несколько окон для ввода настроек: 

  • Показатели 

  • Группировки строк 

  • Группировки колонок 

  • Отборы 

Также здесь есть настройка периода и некоторые другие опции.

Рассмотрим влияние каждой настройки отчета на примере ведомости по товарам на складах. 

Меню: Отчеты – Запасы (склад) – Ведомость по товарам на складах

Прежде всего нужно понять, для чего служит отчет и какую информацию в нем можно получить. Например, ведомость по товарам на складах содержит данные об остатках товаров на складах компании. 

Для начала попробуем сформировать отчет без каких-либо настроек. Т.е. уберем все флаги в показателях, удалим все группировки, снимем настройку периода и другие флаги. 

Востребованность специалистов в области автоматизации и бизнес-анализа растет

Освойте профессию аналитика 1С и станьте ключевым специалистом для компаний

В условиях экономической нестабильности спрос на специалистов по автоматизации бизнес-процессов продолжает расти. Курсы «Аналитик 1С» помогут вам освоить востребованную профессию и стать экспертом в автоматизации. Присоединяйтесь и начните строить успешную карьеру уже сегодня!

4.png

В результате такой настройки мы получим пустой и абсолютно бесполезный отчет: 

5.png

Таким образом, если мы не указываем программе каким образом выводить данные, она их не выводит!

Выбор данных для построения отчета

Какие именно данные можно вывести в отчете определяется в таблице показателей. 

Здесь перечислены все возможные данные, которые мы можем получить из отчета. Если показатель отмечен флагом, то он будет показываться в результате. 

Для ведомости по товарам на складах показателями являются: 

  • Начальный остаток (в базовых единицах) 

  • Приход (в базовых единицах) 

  • Расход (в базовых единицах) 

  • Конечный остаток (в базовых единицах) 

  • Оборот (в базовых единицах) 

  • Начальный остаток (в единицах отчетов) 

  • И т.д. 

6.png

Для отчета «Продажи» показатели иные:

  • Количество

  • Сумма продажи 

  • Сумма продажи без скидок

  • И т.д.

7.png

Каждый отчет имеет свой собственный список показателей, который определяет, какие именно данные можно посмотреть в отчете. 

В нашем отчете мы отметим показатели:

8.png

В результате получим следующий отчет: 

9.png

Обратите внимание, программа подготовила колонки для каждого показателя, но сами данные не вывела. 

Почему? – Потому что она не знает, в какой детализации мы хотим вывести данные. 

Например, нам может быть нужно только общее количество всех товаров на всех складах, а может быть нужна информация по каждому товару и складу. Вариантов очень много!   

Указание способа детализации данных в отчетах

Для указания способа детализации данных служат: 

  • Группировки строк 

  • Группировки колонок

  • Флаг «Выводить общие итоги»

  • Флаг «Выводить детальные записи» 

Выводить общие итоги для отчета

Если вы хотите посмотреть данные отчета без какой-либо детализации, просто поставьте флаг «Выводить общие итоги»: 

10.png

В результате отчета вы получите данные за весь период по всем складам и товарам: 

11.png

Таким образом мы узнали, что за все время пользования базой на наши склады поступило 12085 товаров, было продано/списано 1545 товаров, а текущий складской остаток – 10540. Хотя обычно этой информации недостаточно.

Группировки строк в отчетах

Чтобы как-то детализировать выводимую информацию, можно добавлять группировки строк и колонок. Т.е. указывать программе, что нужно вывести не только общее количество, но еще и количество по каждому складу/товару/цвету/дню. 

Добавим в группировки строк «Склад». Для этого нажмем кнопку «Добавить» и в окне выбора поля отметим «Склад»:

12.png

Настройка отчета: 

13.png

Отчет примет следующий вид: 

14.png

Таким образом, мы попросили программу детализировать информацию по каждому складу, и она это сделала. Можно добавлять еще группировки и получать более детальную информацию. 

Например, добавим группировку «Номенклатура»: 

15.png

Получим следующий отчет: 

16.png

Примечание: порядок расположения группировок имеет важное значение. Если мы поменяем склад и номенклатуру местами, то получим другой отчет.

17.png

Сначала отображается информация по товару, а внутри расшифровка по складу: 

18.png

Тип группировки

Обратите внимание, что у каждой группировки имеется тип, который также влияет на отображение отчета. 

Тип может принимать следующие значения: 

  • Элементы – отображение детализации только по элементам. 

  • Иерархия – детализация по группам и элементам справочника.

  • Только иерархия – детализация только по группам. 

В качестве примера можно указать у номенклатуры тип группировки «Иерархия». 

19.png

Тогда отчет примет следующий вид: 

20.png

Мы видим информацию сначала по складу, потом по группам товаров, потом по самим товарам. 

Благодаря типу группировки вы можете смотреть информацию в отчетах с учетом иерархии справочника или без нее. 

Группировки колонок

Группировки колонок имеют на отчет такое же влияние, как и группировки строк. Но с одним важным отличием – детализация отчета в этом случае делается не «вниз», а «направо». 

В качестве примера перенесем группировку «Склад» из строк в колонки. Для этого можно воспользоваться синими стрелками, или просто удалить группировку в одной таблице и добавить в другую. 

21.png

Полученный отчет:

22.png

В отчете мы видим информацию по каждому товару и складу. При этом товары показываются слева, а склады наверху. Информация по каждому складу появляется справа, в виде отдельных колонок. 

Группировки колонок чаще всего используют для одного (максимум двух) показателей, а в качестве самой группировки используют справочник с небольшим количеством значений. Иначе отчет получается слишком широким и его сложно анализировать/печатать.   

Ограничение данных, выводимых в отчете

Помимо придания отчету нужного вида, очень часто бывает необходимо ограничить состав выводимых данных. Хотя бы потому, что при большом объеме данных сложно найти какую-то конкретную строку. Например, мы хотим посмотреть остаток по товару «Телевизор JVC». Без дополнительных настроек найти остаток по товару достаточно сложно. 

Если вы хотите ограничить состав выводимых данных, используется настройка периода и отборы. 

Настройка периода нужна для ограничения по времени (если хотим сформировать отчет за год, месяц или любой другой произвольный период). Отборы используются для всех остальных ограничений. 

Отборы

В нашем примере с телевизором нужно поставить отбор на номенклатуру, выводимую в отчете: 

23.png

Ставим флаг напротив отбора «Номенклатура», тип сравнения оставляем «Равно», а в качестве значения выбираем сам товар. 

Полученный отчет позволяет быстрее найти нужную информацию: 

24.png

Помимо стандартных отборов, которые уже выведены на форму (в данном отчете это склад и номенклатура), вы можете добавлять и другие. Для этого используйте кнопку «Добавить» в отборах и выбирайте одно из доступных полей. 

25.png

Важно: стандартные отборы доступны и без открытия формы настройки. Для их отображения нужно нажать кнопку «Быстрые отборы» на форме отчета.

26.png

Типы сравнения в отборах

В отборах важно выбрать правильный тип сравнения. 

Возможны следующие варианты: 

  • Равно – отчет выведется только по указанному значению.

  • Не равно – отчет выведется по всем значениям, кроме указанного в настройке. Например можно посмотреть остатки по всем складам, кроме главного. 

  • В списке – в качестве значения указывается список из нескольких элементов, данные выводятся по всем значениям из списка. Например, можно посмотреть остатки по трем интересующим покупателя моделям вентилятора. 

  • Не в списке – в качестве значения указывается список значений, данные выводятся по всем значениям, которые не принадлежат этому списку. 

  • В группе – используется для иерархических справочников. В отчете будет информация только по элементам входящим в указанную группу (например, по всем товарам, входящим в группу «Компьютеры»). 

  • Не в группе – используется для иерархических справочников. В отчете будет информация по всем элементам, кроме входящих в указанную группу (например, всем товарам, не входящим в группу «Компьютеры»). 

  • В группе из списка – выбирается список из нескольких групп, показываются данные по всем элементам, входящим в перечисленные группы 

  • Не в группе из списка – выбирается список из нескольких групп, показываются данные по всем элементам, не входящим в перечисленные группы 

  • Меньше, меньше или равно, больше, больше или равно – математические операции сравнения для чисел. Например, можно посмотреть все товары, остаток которых больше 10 шт. 

  • Интервалы (><,<=>, <>=,<= >=) – используются для проверки вхождения значения в указанные интервалы. Используется для дат и чисел. 

Настройка периода

Для ограничения периода выводимых данных используется настройка периода. Период можно настраивать как в форме отчета, так и в форме настроек. 

Например, если мы хотим посмотреть движения товаров на складе за 2011 год, то установим период с 01.01.2011 по 31.12.2011. 

27.png

В результате мы увидим: 

  • Начальный остаток на 01.01.2011

  • Приход товаров за 2011 год 

  • Расход товаров за 2011 год 

  • Конечный остаток на 31.12.2011 (на конец дня)  

28.png

Общие рекомендации при настройке отчетов в 1С

Мы убедились, что благодаря настройкам внешний вид отчета может очень сильно изменяться. Конечно, не все необходимые отчеты вы сможете получить в базе, не прибегая к помощи программистов и доработкам. Но многие из них вы можете настроить самостоятельно. 

Когда вам нужно получить какие-либо данные из базы, проделайте следующие действия:

  1. Представьте конечный вид отчета (мысленно или на бумаге) 

  2. Выберите отчет, в котором вы можете получить необходимую информацию 

  3. Сделайте настройки отчета, ответив на следующие вопросы: 

  4. Какие именно данные мы хотим получить из отчета? (выбираем показатели) 

  5. Нужна ли настройка периода? Отчет будет формироваться за весь период или за какой-то конкретный интервал времени? За какой? (устанавливаем период) 

  6. В каких разрезах нужно получить указанные данные? (указываем группировки строк и колонок) 

  7. Нужны ли какие-то другие ограничения? (устанавливаем отборы)   

Примеры настроек

Пример 1 – Поступления товаров на склад по месяцам

Предположим нам нужно получить отчет, отражающий поступления товаров на главный склад по месяцам за 2011 год. Отчет должен иметь следующий вид: 

Картинка вид отчета.jpg

Для получения данной информации мы можем использовать отчет «Закупки» (отражает только покупку у контрагентов), или отчет «Ведомость по товарам на складах» (показывает любые поступления на склад). Воспользуемся ведомостью по товарам на складах. 

Далее ответим на вопросы: 

Вопрос 

Ответ 

Какие именно данные мы хотим получить из отчета?

  
Нас интересует приход товара на склад. В  качестве показателя выберем «Количество  (в базовых единицах) – Приход»  

 

Нужна ли настройка периода? Отчет будет формироваться за весь период или за какой-то конкретный интервал времени? За какой?  
 

 Отчет нужно сформировать за 2011 год.  Ставим период с 01.01.2011 по 31.12.2011

В каких разрезах нужно получить указанные данные?

  
Данные нужны в разрезе каждого товара  (группировка строк) и месяца (группировка  колонки) 
 

Нужны ли какие-то другие ограничения?

  
Да, дополнительно нужно ограничить склад  – только главный. Устанавливаем отбор по  складу с типом сравнения «Равно». 
 

Сделаем соответствующие настройки: 

29.png

30.png

Примечание: если в каком-то месяце товары не поступали, этот месяц в результате не выводится. То же самое по товарам – если товар не поступал ни разу за год, он не показывается в отчете. 

Пример 2 – Продажи дистрибьюторам 

Нам нужно получить список наших дистрибьюторов, а также количество и сумму из покупок в $ (примечание: доллар является нашей управленческой валютой). 

Отчет должен иметь следующий вид: 

Картинка вид отчета 2.jpg

Для получения данной информации мы можем использовать отчет «Продажи». 

Далее ответим на вопросы: 

Вопрос 

Ответ 

Какие именно данные мы хотим получить из отчета?

 Нас интересует количество и сумма продажи. В качестве показателя выберем «Количество», «Сумма продажи в USD». 
 

Нужна ли настройка периода? Отчет будет формироваться за весь период или за какой-то конкретный интервал времени? За какой? 
 

 Нет, отчет формируется за весь период.

В каких разрезах нужно получить указанные данные?

Данные нужны в разрезе каждого контрагента, другая детализация не требуется. Сделаем группировку строк – Контрагент. 
 

Нужны ли какие-то другие ограничения?

Нас интересуют только дистрибьюторы. Сделаем отбор по соответствующей группе контрагентов. 
 

Сделаем соответствующие настройки:

31.png

Полученный отчет:

32.png


Управленческий учет и финансы в 1С: УНФ

Только сегодня! Скидка 50%!

  • Автоматизируйте учет и финансы в 1С: УНФ
  • Настройте CRM, бюджетирование и платежный календарь
  • Управляйте денежными потоками и повышайте прибыль
7 900 ₽ (или 4 платежа по 1 975 ₽)
Записаться сейчас

Комментарии

2
  • SubSystems

    Чего это вдруг нормальное сообщение в спам пометили? Уж не и з за ссылки ли? Да уж.... Клерк совсем не тот. Уже просто боятся какой то мелкой ссылки на бесплатную помощь.


Похожие материалы

⚡️ Итоги дня: карту метро перевели на арабский, Минстрой хочет единую платежку ЖКУ, а мошенники разводят клиентов Wildberries

Подготовили обзор главных событий дня — 19 февраля 2025 года. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Как отражать операции в 1С селлерам с пониженными ставками НДС

С 2025 года упрощенцы с доходом от 60 млн руб. в год обязаны уплачивать НДС. При этом компании на УСН могут выбрать специальные ставки 5% и 7% или применять общеустановленную ставку 20%. Для тех, кто применят пониженные ставки, есть свои нюансы заполнения декларации и учета в 1С. Рассказываем, как работать с такими селлерами на обновленном онлайн-курсе.

Как отражать операции в 1С селлерам с пониженными ставками НДС

🔦 ФНС начнет автоматически получать информацию о резидентстве и загранпаспортах. Мнение налогового юриста об эффективности будущей системы

Налоговики будут собирать сведения о пересечениях границ физлицами, чтобы эффективнее определять их налоговое резидентство.

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
НДФЛ

Необлагаемую матпомощь можно выплачивать сотрудникам несколько раз в год

В ряде случае материальная помощь сотрудникам не облагается НДФЛ. И условия о том, что она должна быть только один раз в год, в НК нет.

Сопутствующие услуги войдут в базу по туристическому налогу, но только при одном условии

Если гостиница включила в цену номера стоимость дополнительных услуг, то они будут считаться в базе по турналогу.

⚡️В поисках ответов: самое важное о VII Всероссийской бухгалтерской конференции «БухВесна-2025»

Нам начали приходить организационные вопросы от пользователей по VII Всероссийской бухгалтерской конференции «БухВесна-2025», которая пройдет 13 марта в Москве. Собрали все важное в одной статье: кто, что, как, куда, когда, во сколько, каким образом — все здесь! Забирайте в закладки, чтобы не потерять!

⚡️В поисках ответов: самое важное о VII Всероссийской бухгалтерской конференции «БухВесна-2025»
6
agafosha
НДС

Совмещение налоговых режимов

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, ИП работает на ОСНО (услуги грузоперевозки), но есть некоторые грузоперевозки этими же транспортными средствами без НДС, как...

Читать полностью

Эксперт:

Надежда Камышева

Надежда Камышева
Эксперт

Добрый день.

Никак не получится работать без НДС при ОСНО. Можно было бы купить патент (если ИП соответствует условию применения ПСН), но тогда...

Читать полностью
НДС на УСН

В каких случаях возможен вычет НДС при ставке 5%

Плательщики УСН с доходами свыше 60 млн рублей могут выбрать пониженные ставки НДС 5% и 7%, при которых нет права на вычет по покупкам.

В НК РФ могут внести нормы о глобальном минимальном налоге — «GloBE Rules»

22.01.2025 глава Минфина Антон Силуанов подписал обновленный План деятельности Федеральной налоговой службы на 2025 год и плановый период 2026-2030 годов.

Клиенты Райффайзенбанка не смогут покупать ценные бумаги на бирже

Банк меняет условия брокерского обслуживания для своих клиентов. Инвесторы не смогут покупать ценные бумаги на бирже.

НДС

При переходе с ОСНО на УСН восстановленный НДС по основным средствам можно учесть в расходах

Если организация с 01.01.2025 перешла с ОСНО на УСН с НДС 5%, она должна в 1 квартале 2025 года восстановить НДС по товарам и основным средствам.

👼 Декретные предложили платить с первых недель беременности. Эксперт по трудовым отношениям оценила шансы на принятие

Сейчас женщина уходит в отпуск по беременности и родам с 30-й недели беременности на 140 дней. Предложили этот срок сдвинуть и предоставлять отпуск по БиР со дня постановки на учет в женской консультации.

4

💲 Курс доллара упал до 89 рублей

На межбанковском рынке доллар торгуется ниже 90 рублей. Впервые с 14 февраля 2025 года.

Госкомпании нарастили закупки у самозанятых бухгалтеров и юристов

Если в 2019 году только 16 госкомпаний были готовы подписывать контракты с самозанятыми, то в 2024 году — уже 2 тысячи организаций.

Самозапрет на кредиты с 1 марта 2025 года: как защитить себя от мошенников и случайных долгов

С 1 марта 2025 года у всех россиян появится возможность полностью заблокировать возможность оформления на себя кредитов и займов. Это новый инструмент защиты, который поможет бороться с кредитным мошенничеством и защитит тех, кто не хочет рисковать. Разбираем, как работает самозапрет на кредиты, какие есть нюансы и как его установить.

Самозапрет на кредиты с 1 марта 2025 года: как защитить себя от мошенников и случайных долгов

Можно будет отслеживать ход рассмотрения жалоб на ИФНС

К декабрю 2025 года ФНС запланировала доработать свой интернет-сервиса «Узнать о жалобе».

УСН

Минфин рассказал, когда на УСН включать в расходы зарплатный НДФЛ

Сам НДФЛ, который работодатель удерживает с зарплаты сотрудников, не является расходом при УСН, но зарплата сотрудников, которая включает в себя НДФЛ – это расход.

АУСН

АУСН стала популярной у продавцов и специалистов по бухучету

6 тысяч компаний из сферы розничной торговли работают на АУСН. Этот налоговый режим также выбирают специалисты по праву и бухгалтерскому учету, разработчики ПО, риелторы и консультанты.

Самозанятые

Про объективную необходимость в привлечении самозанятого

«Мне бухгалтер сказал, что в договоре с самозанятым запрещено указывать фиксированную сумму выплаты! Как быть теперь?».

Премии

Госдума одобрила законопроект о прозрачности премиальных выплат

18 февраля 2025 года Госдума приняла в первом чтении законопроект, направленный на защиту прав работников при назначении премий.

Интересные материалы

Как организации на ОСНО отражать оформление КАСКО и ОСАГО

Если у организации на ОСНО есть лизинговое транспортное средство, то по нему не только нужно уплатить налог, но еще и оформить страховку. Рассказываем, как отразить оформление КАСКО и ОСАГО в учете.

Как организации на ОСНО отражать оформление КАСКО и ОСАГО