Но задача может быть как очень простой, так и очень сложной. К простым целям, например, можно отнести полив цветов вовремя, так как в этом деле нужна определенная периодичность. Также нужно ответственно подходить к выполнению данной задачи, поскольку без полива цветы могут просто погибнуть. К сложным задачам можно отнести организацию своего СМИ-портала, который предлагает тысячи материалов в разных категориях, имеет собственный штат журналистов и редакторов. Также к сложным задачам можно отнести открытие сети автосервисов или строительство больших торговых центров.
Руководство всех предприятий понимает, что для разработки и реализации любого крупного проекта необходимо выполнить множество работ. В важном бизнес-процессе необходимо вначале подготовить правильный и точный план. Затем его нужно разбить на отдельные этапы. Для каждого этапа важно выбрать срок исполнения, чтобы избежать любых накладок. Затем необходимо произвести расчет и распределение имеющихся ресурсов, подобрать исполнителей и поставить определенные задачи. После расстановки контрольных точек необходимо все время проверять качество реализации проекта, пока работы не будут завершены. Наличие теоретической базы позволяет лучше выполнить планирование нового проекта и реализовать его. Каждое предприятие может выбрать свою методологию. Но задачи в любом случае останутся задачами, так как имеют общие признаки.
О терминах
Любой проект представляет собой системный процесс. Также он может представлять собой несколько процессов, связанных между собой. При реализации проекта необходимо выполнить определенные действия в определенный период времени, чтобы получить заданный результат. Проекты могут быть разбиты на мелкие части. Также они могут быть элементами более сложных проектов.
Уточнение целей обычно происходит во время выполнения действий или после прохождения некоторых этапов. Это означает, что все цели строго фиксируются. Также в каждом проекте можно выделить промежуточные цели. Любой проект заканчивается результатом, получением конкретного продукта. При этом можно получить результат в единичном или множественном выражении. Продукты, полученные в результате выполнения проекта, не всегда являются материальными объектами.
Иногда в сфере бизнеса можно встретить термин ЦКП. Он расшифровывается как «ценный конечный продукт». Данное понятие означает товар, который имеет ценность для самой компании и для других фирм. Также конечный продукт может быть представлен в виде конкретной услуги.
Любой проект представляет собой масштабную задачу, в которой выделяется много подзадач. Во время его реализации необходимо проявить большую ответственность, чтобы получить нужный результат. Projecto предполагает целый раздел проектов. Это позволяет выделить или объединить ряд этапов, например «Документы» или «Задачи».
Особенности реализации проекта
Любой проект отличается своим жизненным циклом. Все программы, предназначенные для обучения специалистов-менеджеров, имеют одинаковые фазы жизни.
Этапы работы по созданию проекта и его дальнейшему воплощению в жизнь:
на предварительном этапе происходит генерация концепции. Это означает постановку цели и оценку возможности ее реализации;
подготовка плана. Данный этап имеет следующую цель — правильно распределить имеющиеся в распоряжении компании ресурсы. Также необходимо точно привязать каждый этап к определенному отрезку времени;
реализация проекта. На этом этапе проекты с длительным жизненным циклом должны быть введены в эксплуатацию. Также под этим понятием подразумевается фаза эксплуатации объекта;
закрытие проекта. В некоторых проектах данная стадия является положительным моментом. В других она может стать катастрофой, например, при завершении работы предприятия.
На каждом этапе можно менять курс, приоритеты, производить корректировки, формировать новую стратегию. Также можно полностью отказаться от самой идеи. Для снижения возможных рисков обеспечивается усиленный контроль. Также собираются необходимые аналитические данные в виде характеристик процессов в отдельных точках, которые называются контрольными. Но иногда составление планов, выбор задач, дополнительный контроль, сбор данных приводят к обратному результату. В этом случае вся деятельность системы может быть дестабилизирована.
Почему важно использовать специальные инструменты для управления проектами
Теоретическую базу необходимо правильно применить на практике на конкретном предприятии. При реализации сложного проекта нужно учесть много разных нюансов. Между планированием работы на каждый день для персонала в количестве 10 человек и планированием работы по крупному инвестиционному проекту имеется большое отличие.
Для планирования можно применять разные инструменты:
планировщики — офлайн-программы;
облачные сервисы, например SaaS-инфраструктуру в готовом виде;
корпоративный софт в виде систем электронного документооборота или ERP-систем.
Каждый тип решений имеет свои преимущества и недостатки. Многие классические планировщики можно использовать только в личных целях. При этом все задачи находятся в облачном хранилище. Также может применяться мобильное приложение.
В бизнесе с целью управления проектами чаще всего используются облачные системы. Также популярны ERP-системы корпоративного типа, которые обычно размещают на рабочих местах. После установки необходимо выполнять их доработку с целью адаптации к запросам фирмы. Также производится оплата услуг, необходимых для сопровождения этих систем.
Если получить систему абсолютно бесплатно, нужно будет все равно купить для ее работы мощный сервер. Далее потребуется самостоятельно приобрести и смонтировать необходимую структуру, например локальную сеть. Очень важно обеспечить ее питание и организовать резервное копирование. Такие расходы могут позволить себе только большие компании.
Для небольшого бизнеса более выгодными будут системы облачного типа, предназначенные для управления проектами. Причем выгоду можно получить даже в том случае, если за систему нужно будет вносить оплату каждый месяц. Эти расходы считаются оперативными. Капитальные расходы необходимы для организации работы ERP. Всю инфраструктуру можно получить в последнем случае сразу и приложить для этого мало усилий. Доступ к сервису можно получить в любой период времени и со всех устройств. В оплату включаются услуги штатных специалистов, которые помогают решить любые проблемы. Поэтому не придется в ночное время вызывать из отпуска нужного сотрудника. Важно только правильно выбрать сервис, чтобы он соответствовал требованиям заказчика. Также его нужно адаптировать к методологии, которая применяется для управления. Благодаря этому можно быстро решить все задачи.
Как с помощью Projecto разрабатываются и реализуются проекты
Projecto предлагает функциональную систему, которая позволяет выполнять работы в любой организации. Благодаря универсальности она подходит для всех методологий.
Внутреннее содержание
Все проекты условно разделяются на отдельные группы по темам. При этом можно выбрать тип разделения проекта по своему усмотрению. Выбор временного отрезка для каждого этапа осуществляется опционально. Можно задать любые временные параметры для проекта, например его начало и завершение.
Новый проект не нужно отдавать кому-либо по приказу. Каждый сотрудник может разработать собственный проект, а также выделить личные задачи. Для обычного проекта разрешается привлекать других сотрудников. Все работники предприятия, которые зарегистрированы в системе, могут получить доступ к корпоративным проектам. При создании проекта выбираются участники. Также назначается руководитель, который будет обладать большими полномочиями для организации процесса и осуществления контроля.
Статус проекта может изменяться в ходе выполнения работ. Система предусматривает разные состояния:
план;
процесс;
приостановка;
завершение;
провал;
согласование.
Метки и заметки личного или общего характера представляют собой вспомогательные возможности. В качестве меток используются теги и логотип, что позволяет визуально воспринимать и соотносить информацию. Специально выбранные сотрудники выполняют работы по реализации проекта в соответствии с конкретными задачами. После разработки проекта можно сразу приступать к управлению его целями. Причем они могут быть представлены в любом количестве.
Какие задачи являются главными
Для быстрой реализации любого типа проекта важно четко определить его задачи. Также можно выбрать статус при назначении исполнителей или наблюдателей. Не менее важно определить период времени, чтобы начать и завершить работы по проекту. Наличие встроенной системы позволяет организовать получение напоминаний в определенное время. Это можно сделать перед заданной датой, в определенную дату, в определенный интервал времени.
Каждую задачу можно решать в определенные промежутки времени, например в конкретные дни месяца. Причем одна задача может быть решена в ходе реализации разных проектов. Внутри проекта можно выделить цели, которые являются самостоятельными сущностями. Они могут быть запланированы на конкретный срок и иметь свой статус. Также можно связать цель и одну задачу или сразу много задач. Это поможет разделить проект на отдельные этапы. История всех событий ведется для каждого проекта в автоматическом режиме. Также можно прикрепить файлы к любому проекту.
Как определить степень готовности проекта
Статус проекта можно изменить в любое время, если это будет необходимо. Сделать это может не только автор, но и руководитель. Но как поступить в ситуациях с ответственными проектами, которые связаны со сложными процессами? Для таких случаев назначается коллегиальный орган — проектный комитет, он будет определять степень решения задач. Закрытие проекта будет возможным только после того, как его статус будет согласован с комитетом.
Почему так важно проводить обсуждение всех вопросов
Прикрепить чат можно к любому проекту и задачам. Но цели могут быть достигнуты или не достигнуты. Комментарии не нужны. Поэтому для достижения целей не требуется функции обсуждения. В чатах происходит обмен между сотрудниками файлами, заметками или текстовыми сообщениями. При этом файлы могут загружаться из хранилища файлов. Заметки представляют собой страницы, на которых можно размещать ссылки, изображения и другую информацию. Их при необходимости можно прикреплять к проектам, а потом откреплять. Благодаря функции сквозного поиска можно легко обнаружить сообщения, необходимые файлы. В чате имеется возможность называть конкретных сотрудников, которые получат специальное уведомление. Также можно выбрать конкретные сообщения, чтобы ответить, это позволит объяснить любое высказывание.
О контроле
Проблема контроля является очень важной для всей системы. При реализации проекта в системе Projecto обеспечивается визуализированное сопровождение:
имеется возможность фильтрации проектов в зависимости от их статуса;
можно выполнять экспорт проекта в PDF. Также предлагается формат таблицы;
колонка с важными задачами имеет вид таймлайна. Также можно переключиться на календарный график. Имеются варианты в виде канбан-доски и графика Ганта;
можно выполнить фильтрацию целей и задач по статусу. Также их можно искать по критериям и выполнять экспорт.
Все это позволяет управлять реализацией проекта просто и в одном месте. Нужно только правильно выполнить настройку системы уведомлений. Благодаря этому вы не пропустите важное мероприятие. Лучше всего настроить функцию получения уведомлений в своем смартфоне. Для таких целей мы предлагаем готовые приложения. Они рассчитаны на Android, iOS. Projecto позволяет не только создать, но легко реализовать самый сложный проект.
Начать дискуссию