Успешность деятельности любой компании или предприятия во многом зависит от такого немаловажного аспекта, как эффективное планирование рабочего времени. В него входит целый комплекс действий, охватывающий все сферы функционирования предприятия от оперативного оформления и доставки необходимых документов до своевременного прибытия на важные переговоры, от которых зависит заключение важных контрактов, способствующих доходности.
В перечень факторов, определяющих организацию рабочего времени, входят:
планирование трудовых задач для сотрудников;
обеспечение активной персональной и коллективной вовлечённости;
приоритетность обеспечения своевременного выполнения поставленных задач;
создание оптимального режима труда и отдыха.
Для того чтобы обеспечить грамотное распределение времени труда работников и периодов отдыха, необходимо определиться с собственно понятием «режима работы» и его особенностями. И впоследствии, благодаря представленной ниже информации, планирование деятельности можно будет осуществлять намного эффективнее.
Что такое режим рабочего времени
Данная формулировка подразумевает официально утверждённый, прописанный в трудовом договоре либо должностных инструкциях рабочий график. Опираясь на регламент данной документации, работник имеет возможность планировать время рабочей занятости и отдыха.
Различают несколько типов режимов работы:
С нормированным графиком. Стандартная пятидневная рабочая неделя, рабочий день продолжительностью 8 часов с обязательным перерывом на обед. Такой режим оптимален для сотрудников, выполняющих работу с чётко регламентированными обязанностями, в строго определённый временной период.
С ненормированным рабочим расписанием. В таких условиях трудятся те работники, специфика деятельности которых связана с частыми переездами, командировками, работой в выходные дни, выполнением особых обязанностей.
С гибким графиком. Данный подход к выполнению рабочих обязанностей достаточно удобен, если сотрудник совмещает их с учёбой или трудовой занятостью в другой организации. Следует учесть, что заключение соглашения о данном режиме работы между работодателем и сотрудником вовсе не означает, что первый может вызывать второго на работу, когда ему заблагорассудится. В соответствующих разделах законодательства РФ для гибкого графика прописаны регулирующие условия по количеству отрабатываемых часов и о временных промежутках, в течение которых сотрудник может быть призван к выполнению трудовых обязанностей.
Со сменным графиком. В случае осуществлении работы по сменному графику составляется соответствующее расписание (график) смен, с которым сотрудники должны быть предварительно ознакомлены. В случае выхода на работу в ночные смены выплаты производятся в двойном размере.
Каким способом учитывается рабочее время
Каждая организация в зависимости от специфики деятельности выбирает для себя наиболее удобный формат учёта рабочего времени из примеров, представленных ниже:
Ежедневный учёт. Производится по фактически отработанным часам, на основании чего рассчитывается оплата труда. Посредством ежедневного учёта можно максимально результативно отследить степень вовлечённости и эффективности труда работника, выявить его слабые и сильные стороны, оценить зависимость качества выполнения работы от влияния различных факторов.
Еженедельный учёт. Производится по истечении рабочей недели. Если законодательно утверждённый норматив на 40 рабочих часов в ходе данного периода был превышен, вносятся данные о сверхурочно выполненной работе с последующим расчётом заработной платы.
Суммированный учёт. Период отчётности определяется выборочно, но он не должен превышать трёхмесячный срок. При суммированном учёте, как правило, применяется фиксированная ставка оплаты труда с назначением дополнительных выплат в случае выполнения сверхурочных работ.
В случае выбора любого принципа учёта рабочего времени необходима грамотная его организация, чтобы определить все нужные трудовые показатели.
Принципы управления рабочим временем
Чтобы руководители могли отслеживать этапы выполнения работ, объём их для каждого из сотрудников, скорость и эффективность реализации, необходим учёт рабочего времени. На сегодня существует несколько вариантов учёта. Рассмотрим их подробнее.
Google-документы и таблицы
Наиболее упрощённый вариант. Можно создать единый шаблон для различных задач. Вариант оптимален для отслеживания этапов реализации проекта, но малоэффективен при учёте времени, затраченного на реализацию конкретных вопросов. Влияние человеческого фактора при внесении данных может привести к ошибкам в подсчётах.
Фиксация входа на территорию предприятия (организации)
Достаточно «древний» метод. Учёт рабочего времени в данной ситуации производится не по решению конкретных задач, а по факту присутствия сотрудника на рабочем месте (карточки доступа в кабинет — тоже часть данной системы). Качество работы и её продуктивность таким путём проконтролировать не получится.
Трекер-программы
Подобный подход к отчётности даёт некоторое представление об эффективности персонала. Но в случае невключения программы сотрудником либо активизации её вне периода выполнения задач может создаться ложное впечатление об его эффективности как трудовой единицы.
Системы CRM
На сегодня считаются самым продуктивным решением по учёту рабочего времени. Посредством использования CRM-систем обеспечивается полный контроль как всего процесса работ, так и отдельных задач без дополнительных затрат и сложностей. Работы выполняются непосредственно внутри функциональности системы. Руководитель всегда может войти в систему и увидеть, на каком этапе находится решение задачи, время её осуществления и то, какой объём работы выполняет каждый работник. Также можно отследить и её качество благодаря подгруженным в систему файлам и документам.
Наиболее эффективным примером подобной системы можно считать Projecto, функциональные особенности которой позволяют объединять сразу несколько форматов учёта.
Лица, ответственные за организацию рабочего времени
Вне зависимости от того, какой способ ведения отчётности был выбран, ответственность за неё несет непосредственное руководство организации — директор. Он назначает компетентного сотрудника, который будет составлять итоговые отчёты на основании полученных данных.
Основные обязанности ответственного за учёт рабочего времени:
фиксация либо проверка корректности вносимых данных о прибытии сотрудников на рабочее место;
подтверждение наличия официальных документов, объясняющих уважительную причину отсутствия сотрудника на рабочем месте;
проверка отчётов сотрудников по выполненным задачам и времени их исполнения;
составление итоговых отчётов по эффективности труда работников и пропускам.
Учёт рабочего времени с Projecto
Важные события и задачи можно распределить по дням недели, недельным и месячным периодам в режиме просмотра календарной сетки. Личные, производственные, корпоративные задачи при этом можно выделять различными цветами.
Завершённым событиям присваивается статус состоявшихся. При необходимости, кликнув по значку «глаза», их можно скрыть.
Задачи можно распределить по часам и эффективно планировать их реализацию на неделю вперед. Возможна также синхронизация календарных сеток нескольких сотрудников для эффективной организации совместного рабочего времени по реализации проекта, планированию встреч и сроков выполнения.
В разделе «На весь день» отражены:
задачи и документация с дедлайном на этот день;
почта, требующая ответа либо напоминания о ней;
информация по отчётности, которую необходимо отправить в этот день.
Для вышеописанных событий доступно отслеживание времени, затраченного на их исполнение. Благодаря этому руководство может отслеживать степень эффективности реализации проекта и возникающие проблемные моменты (что позволит их избежать в будущем).
Использование системы Projecto позволяет как руководителям, так и сотрудникам чётко видеть поставленные цели и продуктивно разрабатывать и воплощать стратегию их реализации, планировать режим труда и отдыха, синхронизировать и оптимизировать производственные процессы, анализировать эффективность деятельности предприятия.
Начать дискуссию