Раньше такие задачи отнимали массу времени и сил. Сегодня трудоемкость планирования существенно снижена за счет специальных расширений для браузеров и приложений. Они-то и облегчают ведение проектов любого масштаба и степени сложности, обеспечивая грамотность, скорость и эффективность!
Возьмем, к примеру, электронного помощника Projecto. В нем уже предусмотрена та функциональность, которая подходит для определения задач и их ранжирования, исходя из первостепенности и вторичности. А заодно со структурированием Projecto осуществляет контроль — вот и все, что нужно для руководителя проекта и его непосредственных исполнителей!
Ведение проектов: два рабочих способа
Вот 2 основных метода реализации проекта:
«Водопад»;
Agile.
Главное отличие методологий — в последовательности этапов. В первом методе действует линейность: продвижение идет строго с запланированной очередностью. Второй метод гибче: жестких структур нет, решение вопросов происходит исходя из их своевременности и целесообразности. Например, можно перескакивать через несколько этапов, возвращаясь к нерешенным вопросам позже, а также решать несколько задач разом.
Давайте кратко рассмотрим оба способа!
Метод «Водопада»
Его еще называют «каскадным» за четкую структурированность и упорядоченность. Отрицающий «вольности» метод подойдет тем, кто привык к жесткому планированию и проектам со строго прописанными «ступенями» и не рассчитывает на появление ЧП.
Вот примерная схема «Водопада»:
Формулирование задач.
Выполнение задач.
Проверка результата.
Подтверждение соответствия результата задачам.
Завершение проекта.
Метод Agile
Идеален для тех, кто не исключает форс-мажоров и вообще не любит загонять себя в рамки, реализуя какой-то проект. Метод состоит из двух вариантов деятельности:
скрам — выполнение конкретных задач плюс систематические совещания (подходит для разработок с конкретным результатом);
канбан — справедливое и равномерное перераспределение обязанностей производится посписочно (предотвращается чрезмерная загрузка исполнителей).
Подразумевающий нелинейность процесса Agile разбивает работу на спринты продолжительностью по 2–4 недели каждый.
Генерирующая регулярную отчетность Agile более гибко реагирует на текущие изменения и позволяет наладить обратную связь с заказчиком. А еще метод адаптирует исполнителей к плюсам и минусам проекта.
Ведем проект организованно: разбиваем целое на стадии
Вот 5 основных ступеней к завершению любого мероприятия:
Инициация идеи.
Планирование исполнения.
Непосредственное выполнение.
Мониторинг достижения целей.
Окончание.
Из названий примерно понятна суть.
Инициация
Необходимо, чтобы мечта стала реальностью. Для этого оцениваются потенциал задуманного и вероятность его воплощения. Если анализ вскрыл проблемы, их устраняют, получают одобрение, а лишь затем переходят к планированию.
Планирование
Нужно для наглядно-временной ориентации каждого исполнителя, получающего свой фронт ответственности и цель. Чтобы отслеживать деятельность, контролируют сроки исполнения отдельных этапов.
Выполнение
Идет в паре с объективным мониторингом.
Мониторинг
Он делегирован менеджерам, которые отслеживают 2 направления:
сам процесс реализации;
соблюдение сроков.
Мониторинг устраняет перегруженность членов команды и обеспечивает ее коллективную эффективность.
Окончание
Время подведения итогов, оценки результата и составления отчетности.
ПО — важный помощник в ведении проекта
Залог успеха всех проектов — структурированное планирование. Для его точности и эффективности нужны грамотность организатора и серьезные усилия. Доверьте ответственную работу спецпрограмме, лишенной негативного «человеческого фактора», но обладающей множеством преимуществ:
полнота информации, хранящейся локально (облегчает поиск и поэтапные проверки);
прозрачность обязанностей каждого участника (облегчает персональный контроль эффективности и своевременное устранение препятствий);
наглядность отдельных этапов проекта для всех участников, наблюдающих свои задачи и цели.
Подобных расширений и приложений достаточно много. Все они заменяют обременительные и сумбурные послания на почту и в мессенджерах. Пора и вам систематизировать свои проекты, установив, например, Projecto.
Чем еще интересен Projecto
Тем, что он превращает информационное сопровождение проекта в отлично контролируемый и всегда доступный процесс! С Projecto вся ваша информация хранится в одном месте, а отдельные усилия команды управляются четко и последовательно.
Уникальное программное обеспечение, распределяя задачи в заметных вкладках, открывает менеджменту широчайшие возможности:
структурирования;
оперативного хранения;
целевого управления;
сопоставления графиков.
Как все перечисленное происходит в реальности? Координирующий работу участников проекта Projecto установлен на ПК руководителя, при этом руководитель сам определяет, какую часть проекта сделать общей для всех, а какую — персональной. Функции структурирования позволяют сортировать (группировать) задачи, упорядочивая их. Создаваемые цели привязываются к задачам так, чтобы ответственные сотрудники сразу видели конкретные приоритеты. Кроме того, программа фиксирует реальный и фактический сроки достижения целей, маркирует их статус как достигнутые, неактуальные и проваленные. Для объективного контроля выбирается подходящий способ отслеживания прогресса:
графики Гантта;
канбан-доски;
классический календарь.
Таким образом, процесс управления становится в разы проще, в том числе за счет свободного ориентирования в больших массивах информации. А еще минимизирован риск просрочить работу или потерять нечто важное.
Начать дискуссию