Все, что нужно знать об акте выполненных работ с внештатными исполнителями

Он подтверждает факт выполнения заказа, фиксирует дату, содержит подробное описание работ или услуг, а также может включать замечания по исполнению заказа и их устранение. Игнорировать акт – плохая затея: он считается прямым доказательством для налоговой, что расходы реальные и их правомерно включили в расчет налоговой базы. 

В этой статье рассказываем о важности этого документа и делимся инструкцией по его правильному оформлению. 

Как трактовать указания ФНС  

Рекомендации ФНС можно трактовать по-разному, и многие восприняли разъяснения налоговой неверно, считая, что чек – нужен, а акт не обязателен. На самом деле акт выполненных работ является важным дополнением к чеку, в котором:

• подтверждается факт исполнения заказа

• фиксируется период (дата) выполнения работ/оказания услуг 

• подробно расписываются выполненные работы или оказанные услуги 

• описываются возможные недочеты в исполнении и даются уточнения по их устранению. 

Чем больше документов в обосновании сделки у вас будет на руках, тем лучше – это особенно важно при спорах с налоговиками.

Нет акта — нет расходов

Как уже упомянули, для налоговой службы важно иметь подтверждение выполненных работ в виде акта. Его отсутствие может повлечь ряд сложностей, в частности может привести к:

• снятию расходов по налогу на прибыль (по УСН)

• начислению пени и штрафов

• начислению страховых взносов на сумму вознаграждения внештатнику, если решат, что фактически ваши отношения — трудовые, а не гражданско-правовые.

Именно поэтому правильнее всегда составлять договор с самозанятым и приложением к нему согласовывать форму акта для подтверждения оказанных услуг (выполненных работ).

Также в договоре с внештатными исполнителями стоит прописать санкции за опоздание с выдачей или за невыдачу чека. Подобная неустойка хорошо дисциплинирует, особенно, если вы будете ее применять, а не только прописывать.

Если внештатника нанимает организация, которая с его помощью оказывает какие-то услуги третьим лицам по агентскому договору (другому посредническому договору), то подтвердить реальность расходов помогут не только чеки и акты, но и иные документы (см. письмо ФНС от 30.10.2020 № АБ-4-20/17902).

«Мои самозанятые» — сервис для работы с внештатниками

Автоматизируем платежи и документооборот, облегчаем работу руководителя и бухгалтеров

Для новых клиентов сервиса: полный доступ к функционалу и 0% комиссии за выплаты 10 внештатным исполнителям

Оставьте заявку, мы свяжемся с вами и подключим месяц бесплатного доступа:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Название компании^*

Количество самозанятых^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Что указывать в акте выполненных работ 

Нет единого шаблона, который формализирован и подходит для всех – здесь вы можете составить и согласовать его самостоятельно. Готовый образец акта стоит приложить к договору, чтобы исполнитель знал по какой форме составить документ – далеко не все из них разбираются в бухгалтерских нюансах.

Также для корректного составления акта необходимо включить в документ: 

• реквизиты, упомянутые в части 2 статьи 9 Закона о бухучете (наименование документа, дата составления, описание факта хозяйственной жизни, подписи ответственных лиц и т. п.).

• перечень оказанных услуг (выполненных работ) – им следует уделить особое внимание.

Важно расписать объем работ, описать конкретные действия и т. п. — лишь при таких условиях налоговики не смогут придраться к реальности операции и к тому, что расходы документально не подтверждены.

Например, если внештатный исполнитель оказывал услуги по доставке товаров, то в акте недостаточно указать название услуги и ее стоимость – необходимо дополнить данными, характеризующими способ и пункт доставки, а также рассказать в какие дни и куда осуществлялась доставка. 

Какой должна быть форма акта 

Делимся простой инструкцией, которая поможет вам правильно оформить документ:

1. Прежде всего указываем наименование — «Акт об оказании услуг» (или выполнении работ), далее — место и дату составления. Указываем наименование заказчика, например:

«Общество с ограниченной ответственностью «Имя» (далее — Заказчик) в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего в соответствии с Уставом, с одной стороны...»

2. Далее описываем исполнителя. Тут достаточно указать ФИО:

«...и Петров Петр Петрович (далее — Исполнитель) с другой стороны, далее именуемые Стороны, составили настоящий Акт о нижеследующем:»

3. Далее указываем реквизиты договора, на основании которого были оказаны услуги (выполнены работы), и их четкий перечень.

Особо подчеркните, что услуги оказаны своевременно или работы выполнены в полном объеме, в какой период, а также то, что качество и результат соответствуют договорным требованиям.

4. Если есть разногласия по выполнению, значит указываем и их.

 К примеру, если выполнялись работы по покраске стен внештатным исполнителем-маляром, и после краска начала отслаиваться на одной из стен, можно написать в акте отказ в принятии работ до устранения недостатков:

«Некачественная покраска стены кабинета № 2 требует снятия нанесенной краски, грунтовки и повторного окрашивания. В соответствии с п. 6.1 Договора работы должны быть переделаны Исполнителем за свой счет. Приложение — фото стены со следами отслаивания краски».

5. Обязательно указываем и сумму — цифрами и прописью, с указанием на валюты расчетов.

6. Завершает любой акт замечание о том, что он составлен в 2-х экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой из сторон договора, а также адреса, реквизиты, контакты сторон, место для печати заказчика (при ее наличии).

В итоге, правильное оформление акта об оказании услуг с внештатным исполнителем поможет избежать проблем с налоговыми органами и подтвердит реальность расходов. 

Использование сервиса «Мои самозанятые» исключает риски работы с плательщиками НПД. С его помощью можно найти нужного исполнителя, проверить его статус перед началом сотрудничества и непосредственно перед выплатами – проверка происходит автоматически.

Сервис для работы с массовым внештатным персоналом

Автоматизируем работы с ИП, самозанятыми и физлицами: моментальные выплаты и ЭДО

Подключить по акции

Реклама: ООО «Цифровые банковские платформы», ИНН 7706456380, erid: LjN8KD4rZ