Ведение бизнеса

Что такое гарантийное письмо и в каких случаях оно необходимо

Гарантийное письмо подтверждает возникновение обязательств между сторонами и условия сделки. Такой документ можно предоставить арендодателю, клиенту или кредитору как гарантию исполнения своих обязательств. Если сторона свои обещания нарушила, с таким документом можно идти в суд.
Что такое гарантийное письмо и в каких случаях оно необходимо
Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру

Рассказываем, как составить гарантийное письмо правильно и какие есть тонкости заполнения документов в разных ситуациях.

Что такое гарантийное письмо и как его составить

Гарантийным является письмо, которое одна из сторон сделки направляет другой. В нем сторона подтверждает, что выполнит взятые на себя обязательства

Например, предприниматели часто используют гарантийные письма, чтобы провести отгрузку товара или погасить задолженность. 

Гарантийное письмо составляют, чтобы:

  • доказать наличие соглашений между сторонами;

  • подтвердить условия выполнения взятых обязательств;

  • признать факт наличия задолженности.

Обычного в гарантийном письме описаны обязательства контрагента, оговоренные условия, а также способы урегулирования взаимоотношений сторон, если обязательства не будут выполнены.

Если в договоре описаны несколько аспектов сотрудничества, то в гарантийном письме стороны обычно концентрируют внимание на определенном спорном моменте и способах решения этой проблемы.

Виды гарантийных писем

Существует три основных вида гарантийных писем:

  1. Письмо-оферта — часть договора, где перечислены основные параметры документа: вид товара или услуги, сроки предоставления и так далее. Такое письмо направляют контрагенту, чтобы изменить условия взаимных расчетов.

  2. Письмо-акцепт — документ, где зафиксировано согласие второй стороны принять оферту. В нем прописано согласие с офертой, а также действия для совершения сделки, поскольку акцепт должен быть полным и безоговорочным и только письменного согласия для этого недостаточно.

  3. Дополнительное соглашение. В нем расширяют и подробно описывают недостаточно раскрытые пункты, например, порядок расчетов или ответственность сторон.

Формы гарантийного письма

Формы гарантийного письма выделяют на основании целей, для которого оно создано. Среди самых распространенных:

  • оплата задолженности;

  • письмо в налоговую службу;

  • выполнение работ;

  • аренда;

  • покупка товаров.

Оплата задолженности

Если должник признает долг, он может отправить второй стороне письмо, гарантирующее его оплату. Такой документ можно составить, если по каким-то причинам оплатить долг прямо сейчас должник не может. 

В письме указывают новые сроки оплаты задолженности и обязательства по погашению.

Планировать бюджет, вовремя выявлять задолженности, строить стратегию развития компании научим на онлайн-курс: «Финмоделирование и финанализ для бизнеса».

После курса вы сможете:

  • анализировать, как бизнесу развиваться и знать проблемные моменты;

  • строить финансовые модели и прогнозы;

  • делать наглядные дашборды для собственника.

Получите и расширите навыки управления финансами!

Успейте записаться, пока действует скидка! Цена курса сейчас: 3 690 вместо 18 990 рублей.

Записаться

Письмо в налоговую

Гарантийное письмо могут запросить налоговые инспекторы при регистрации юрлица. Это необходимо для подтверждения юридического адреса компании, если она арендует помещение.

Гарантийное письмо в этом случае может подтвердить, что собственник сдаваемого помещения заключит договор аренды с компанией и предоставит ей юридический адрес.

Письмо на оплату аренды

Гарантийное письмо для аренды жилья может потребоваться, если арендатор не может оплатить его прямо сейчас. В этом случае он может договориться с собственником об отсрочке платежа. Для этого арендатор должен составить гарантийное письмо с конкретными сроками переноса оплаты.

На выполнение работы

В таком письме обычно описаны обязательства подрядчика по их исполнению в определенный срок и в определенном размере, а также по оплате услуг заказчиком. Такой документ могут составить еще до составления договора, чтобы показать серьезность намерений подрядчика.

На поставку товара

В таком письме одна из сторон предлагает поставить товар. Документ составляют,  если поставщик предлагает какой-то компании сотрудничество на взаимовыгодных условиях.

С помощью такого письма поставщик может показать заинтересованность в возможном деловом партнере и впоследствии заключить договор на поставку товаров.

Другие формы документа

Подобные гарантийные письма составляют для проведения других сделок в процессе хозяйственной деятельности компании и для физлиц. 

Например, что договор заключат в определенный срок, должник вернет займ в полном объеме в указанный срок, студент вернется на работу в компанию, которая дала ему целевое направление на обучение, и т. д. 

Юридическая сила гарантийного письма

Несмотря на то, что для гарантийного письма нет единых правил заполнения, оно все же имеет юридическую силу. При этом такой документ очень похож на договор-оферту.

С помощью гарантийного письма можно добиться признания обязательств по каким-то работам от другой стороны, например.

Гарантийное письмо выполняет несколько юридических функций:

  • доказывает факт наличия соглашений между сторонами;

  • удостоверяет наличие обязательств и условия их выполнения;

  • подтверждает факт наличия задолженности.

Как правильно оформить гарантийное письмо и какая информация должна в нем быть

В законодательстве нет установленной формы для гарантийного письма. Его структура зависит от вида, формы документа и задач составителя. 

Важно, чтобы текст был составлен в деловом стиле, имел четкие и однозначные формулировки.

В гарантийном письме обязательно должна быть следующая информация:

  • данные адресата и отправителя;

  • реквизиты стороны-гаранта, его юридический адрес и контактные данные;
    паспортные данные, если письмо оформляет физлицо или индивидуальный предприниматель (ИП);

  • ИНН — для ИП;

  • дата составления документа;

  • исходящий номер письма при необходимости;

  • какие обязательства должны выполнить стороны и при каких условиях;

  • печать организации или подпись доверенного лица;

  • данные и контакты исполнителя, если гарантийное письмо составлял он. В последнем случае также требуются данные доверенности.

Особенности составления письма юридическим лицом

Если составитель письма юрлицо, документ распечатывают на фирменном бланке организации.

В шапке обязательно прописывают юрадрес компании, ее контактный телефон и реквизиты банковского счета  организации.

Документ подписывает руководитель, а главный бухгалтер проставляет фирменную печать на письме.

Особенности составления гарантийного письма индивидуальным предпринимателем

Когда у ИП нет расчетного счета и печати, в гарантийном письме он указывает данные своего паспорта. Если расчетный счет открыт, в шапке письма также указывают его реквизиты.

Особенности составления письма физлицом

В шапке письма гражданин должен указать свои паспортные данные и адрес регистрации. В остальном письмо составляется по стандартным правилам.

Можно ли использовать гарантийное письмо вместо договора

Гарантийное письмо — скорее часть договора. В нем более полно описаны условия сделки.

Такое письмо — дополнительный гарант выполнения обязательств, прописанных в договоре.

Ошибки при заполнении

Среди самых частых ошибок при заполнении гарантийного письма:

  • расплывчатые формулировки. В таком документе важно понятно прописать обязательства и условия их выполнения без возможности разночтений;

  • не прописаны существенные условия сделки, например, не указаны сумма, объем работ, срок исполнения обязательств или ответственность сторон. Важно максимально полно и точно указать всю информацию об обязательствах;

  • нет контактных данных сторон;

  • не приложены необходимые документы. Если в гарантийном письме указаны какие-либо документы, их копии нужно приложить к гарантийному письму. 

Как вручить документ

Вручить документ можно лично под подпись руководителя компании или уполномоченного лица. В этом случае документ нужно распечатать в двух экземплярах, чтобы на втором поставить отметку о получении. В качестве подтверждения, что контрагент получил гарантийное письмо, может выступать расписка о принятии.

Письмо также можно отправить курьерской службой или почтовым заказным письмом.

Как составить гарантийное письмо: главное

  • Гарантийное письмо подтверждает наличие обязательств между сторонами, а также описывает условия его исполнения.

  • Такой документ можно предоставить арендодателю, клиенту или кредитору в качестве гарантии исполнения своих обязательств.

  • Гарантийное письмо не заменяет договор об оказании услуг, а скорее дополняет его. В таком письме подробно расписывают определенное обязательство по сделке, если в самом договоре оно раскрыто недостаточно.

  • Единой формы составления такого письма нет. Важно четко и понятно прописать данные сторон, все существенные условия и обязательства без возможности их неправильной трактовки. Если в документе не прописаны суммы и сроки сделки, предъявить контрагенту, возможно, будет нечего.

Ещё раз: как продвигать свои посты на «Клерке»

Если вы видите это сообщение, значит продвижение работает.

Ещё раз: как продвигать свои посты на «Клерке»
9

Начать дискуссию

Налоговые перспективы на 2025 год. Прогрессивная шкала НДФЛ

Какими будут налоговые ставки НДФЛ в 2025 году и можно ли этот налог оптимизировать.

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

🚚 Грузоперевозка в страну ЕАЭС может облагаться разным НДС

При сделках с контрагентами из стран ЕАЭС взимание косвенных налогов при работах, услугах идет в стране, территория которой признается местом реализации. При грузоперевозках место реализации – страна исполнителя.

Цены на наушники на маркетплейсах оказались завышенными по сговору

ФАС выявила картель продавцов наушников на маркетплейсах. Продавцы общались в чате мессенджера, писали негативные комментарии конкурентам и заказывали наушники «в никуда».

Лучшие спикеры, новый каждый день

💥 Бодрящие скидки на курсы повышения квалификации и профессиональной переподготовки! Ведем запись на первый летний поток обучения

Набираем первый летний поток-2024 на курсы повышения квалификации и переподготовки с максимальными скидками, чтобы вы не ограничивали траты на отпуск и получили полезные знания. Начало обучения 1 июня, присоединяйтесь!

💥 Бодрящие скидки на курсы повышения квалификации и профессиональной переподготовки! Ведем запись на первый летний поток обучения
2

💥 Бодрящие скидки на курсы повышения квалификации и профессиональной переподготовки! Ведем запись на первый летний поток

Набираем первый летний поток-2024 на профкурсы. Успейте записаться до 3 июня, чтобы за лето повысить квалификацию и выйти на новый уровень знаний!

Итоги 35 месяцев инвестиций. 3,83 млн рублей

1 июня, значит пора защищать детей и подводить итоги мая! Ежемесячно я пишу отчёт о том, что произошло с моими инвестициями. Напоминаю: я начал копить на квартиру в Сочи в июле 2021. 35 месяцев позади. Погнали!

Итоги 35 месяцев инвестиций. 3,83 млн рублей
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Горящие глаза, «ген предпринимательства» и Борис Мальцев 

Студенты из акселератора «БизнесКуб» КубГУ, мечтая о собственных стартапах и предпринимательских прорывах, направлялись на встречу с успешными бизнесменами.

Горящие глаза, 
«ген предпринимательства» и 
Борис Мальцев 
1
Бесплатно с УСН

Как в 2024 году уменьшать налоги по УСН и ПСН на страховые взносы: таблица для ИП и ООО

При расчете налога на УСН «доходы» для фиксированных взносов факт уплаты не имеет значение, для взносов за работников — важен факт уплаты. На доходно-расходной упрощенке факт уплаты имеет решающее значение. Для подтверждения этого факта может понадобиться заявление о зачете. Смотрите в нашей таблице, когда и как можно учитывать взносы при УСН и ПСН.

Как в 2024 году уменьшать налоги по УСН и ПСН на страховые взносы: таблица для ИП и ООО

О чем говорят бухгалтеры — топ 5 обсуждаемых тем на этой неделе. 👂«Ночной бухгалтер» № 1694

Говорили не только о реформах, обычные рабочие проблемы никуда не делись. Кто-то в Китай не может перевести деньги, у кого-то налог на УСН — выпади глаза, а у кого-то вообще счета заблокировали. Но всегда есть коллеги-спасители, которые и словом утешат, и делом помогут.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
Валюта

Стартовал сезон скупки долларов

Интерес к валюте вырос в преддверии сезона отпусков, на спрос также повлияло укрепление рубля.

3

Иван Никитенко: «Я точно не готов продавать душу и работать с клиентами-говнюками»

Это второй сезон проекта «ТоТ еще разговор». Хочется говорить с предпринимателями об их бизнесе. Мы пригласили краснодарского предпринимателя Ивана Никитенко.

Иван Никитенко: «Я точно не готов продавать душу и работать с клиентами-говнюками»
3
Банки

Доля просроченных микрозаймов сократилась до 32%

80% клиентов МФО получают займы дистанционно.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
УСН

Изменения по УСН: НДС и новые лимиты

К каким переменам ИП и организациям на УСН надо приготовиться в 2024-2025 гг.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Зарплата

Большинство компаний МСП повысили зарплаты: каким именно специалистам

В основном бизнес повысил оклады линейным специалистам и руководителям отделов. Доходы выросли, в том числе и у бухгалтеров.

При назначении налоговых выплат будут учитывать детей до 23 лет

Семьи могут претендовать на налоговые вычеты, если дети до 23 лет получают очное образование.

Отпускные

Топ-4 трудностей с отпусками: с чем столкнулись бухгалтеры в 2024 году

Собрали ответы Роструда на частые вопросы об отпусках без сохранения зарплаты и компенсации за неиспользованный отпуск.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Общество

В поездах можно перевозить животных без их владельцев

Оформить документы и забронировать билет владельцы питомцев смогут на сайте РЖД, в информации нужно указать особенности ухода за домашним животным.

Какой будет налоговая система с 2025 года: реальность и предложения экспертов

30 мая 2024 года в рамках Ильинского клуба предпринимателей при ТПП прошли общественные обсуждения налоговых реформ и изменений в НК, в том числе предложенных Минфином с 2025 года.

Какой будет налоговая система с 2025 года:  реальность и предложения экспертов
НДС

Медицинские товары облагаются НДС 10%, если на них есть регудостоверение

По медицинским изделиям может быть ставка НДС 10%, если они входят в перечень, не быть вообще НДС, если они входят в другой перечень или НДС 20%, если ни в один перечень этот товар не входит.

Интересные материалы

Теперь рассчитывать дни станет проще, на «Клерке» появился удобный калькулятор

Калькулятор вам поможет быстро найти ответ на вопрос «сколько дней между датами». Если вам нужно быстро что-то рассчитать, воспользуйтесь бесплатным калькулятором на Клерке». Задайте начальную дату, конечную дату — и получите результат.

Теперь рассчитывать дни станет проще, на «Клерке» появился удобный калькулятор
3