Карина Кассис — аналитик компании Synerdocs
20 октября на форуме Клерк.Ру прошла интернет-конференция «Как создать идеальный архив бухгалтерских документов». На вопросы наших пользователей в режиме онлайн ответили Алексей Кольмай, руководитель проектов DIRECTUM, и Карина Кассис, аналитик Synerdocs.
Обычно, когда заходит речь о пересылке электронных документов контрагентам, выделяют 2 способа обмена: самостоятельный и через оператора ЭДО СФ. Самостоятельный обмен также называют взаимодействием «точка-точка», т. е. без посредников. Какой и когда выбрать порассуждаем в этой статье.
В прошлый раз мы рассказывали, как доказать легитимность электронного документа. Теперь давайте поговорим о копиях. Для чего и кому нужны бумажные копии электронных счетов-фактур, договоров, первички, и как правильно их подготовить.
Ситуации, когда необходимо предоставить документы третьей стороне для ознакомления, не редкость в бизнесе. Рассмотрим пример из практики. Предположим, вы – партнер компании разработчика некоторого программного обеспечения. Партнерский договор заключили в электронном виде, т.е. документ изначально был составлен в электронной форме и подписан электронными подписями.
Можно ли отправлять через оператора ЭДО отсканированные документы и будут ли они считаться юридически значимыми?
Могу ли я отправить документы через оператора ЭДО, если мой контрагент еще не является абонентом, так чтобы их юридическая сила сохранилась?
Наш оператор говорит, что роуминг есть, а оператор контрагента уверяет, что нет. Почему так происходит и как мы можем проверить информацию?
Мы решили сменить одного оператора на другого. Как быть с документами мы знаем (мы их храним в КИС со всеми подписями и т.п.), а вот как быть с базой контрагентов? Подскажите, какие трудности могут у них и у нас возникнуть, когда мы сменим сервис?
При переходе на ЭДО нам придется тратиться и на бумагу, и на ЭДО. Зачем нам это надо?
Есть ли подтверждения получения и прочтения документов контрагентом и насколько такое подтверждение юридически значимо? Возможно ли в суде доказать, что контрагент получил и прочел документ в сервисе?
В позапрошлом году мы не переходили на ЭДО из-за того, что нельзя было выставлять счета-фактуры задним числом. Прошло два года, появилось ли какое-то решение?
Изменились форматы электронных счетов-фактур. Как это отразится на нас – клиентах операторов ЭДО?
У нас есть сертификат квалифицированной ЭП, полученный на директора компании, а у контрагентов есть только неквалифицированные сертификаты. Приобретать квалифицированные они отказываются. Скажите, можно ли подписывать электронные документы с одной стороны квалифицированным сертификатом, а с другой неквалифицированным? Или это невозможно и всем участникам обмена надо покупать квалифицированные сертификаты? Как убедить контрагентов купить нужные подписи?
Наш оператор ЭДО предупредил нас, что форматы счетов-фактур обновились и прежние форматы использовать теперь нельзя. А что будет с документами, которыми мы обменивались еще в старых форматах? Налоговая не будет их истребовать?
В рамках проекта внедрения потребовался следующий документ: Образец соглашения между организациями о доверии к обмену документами в электронном виде. Необходим ли реально такой документ? Если да, то где можно найти образец?
А что делать, если ответственный за подписание сотрудник на выезде или идет процедура замены/перегенерации ключа, или технические проблемы с сервисом? А заказчику понадобится ключ (товар/услуга) «еще вчера»?
Что делать, если электронные документы пропали, сломался, например, компьютер? Можно ли их восстановить и как?
У нас акт выставлен на бумаге, а счет-фактура в электронном виде. Как быть, если из ФНС пришло электронное требование о предоставлении этих двух документов?
При заключении договора с контрагентами, нужно указывать в нем, что будет именно электронный документооборот?
Не можем нигде найти образец документа, который бы регламентировал передачу электронной подписи сотруднику компании (с передачей соответствующей ответственности). Подскажите, где мы можем найти такой документ?