Электронный архив клиентских дел

Деятельность финансово-кредитных организаций предполагает обработку и упорядочивание большого количества досье клиентов. Речь идет не только о текущих поступлениях клиентских дел, но и о хранении в электронном виде архивных документов.

Кроме того, при разветвленной филиальной структуре остро встает вопрос о контроле деятельности подразделений банков и компаний, а также о снижении издержек при проведении внутренних проверок.

Быстрый рост объемов бумажных документов, ограничение одновременного доступа к ним нескольких специалистов способны снизить скорость и эффективность работы сотрудников, увеличить риск потери информации. Подчас региональные представительства компаний невольно затягивают выполнение операций в связи с тем, что на пересылку пакета документов уходит значительное количество времени.

Решение корпорации ЭЛАР «Электронный архив клиентских дел» (ЭА КД), успешно внедряемое в банках и других организациях (например, в АКБ «Московский банк реконструкции и развития», ИО «Казахстанская ипотечная компания»), - это создание базы консолидированной, оперативной и актуальной информации о состоянии кредитного процесса наряду с обеспечением информационной безопасности и управлением доступом. Решение позволяет удаленно контролировать деятельность филиалов и своевременно формировать подборки документов при подготовке к внутренним и внешним проверкам. Внедрение ЭА КД в общую организацию кредитного процесса также позволяет получить значительные преимущества в скорости и удобстве обслуживания клиентов, что непосредственно влияет на уровень конкурентоспособности банка.

ЭА КД - модульное решение, которое комплектуется в зависимости от конкретных задач заказчика. В частности, на участке оцифровки документов производится сканирование клиентских досье на специализированном оборудовании. Высокопроизводительные документные сканеры ЭЛАР Скамакс обеспечивают скоростное поточное сканирование расшитых документов. Планетарные сканеры ЭЛАР Планскан позволяют обрабатывать те досье, которые нецелесообразно или нельзя расшивать по тем или иным причинам.

В случае, если объем документации очень большой, а сроки реализации сжаты, корпорация ЭЛАР предлагает услуги по сканированию и индексированию документов с использованием собственного парка оборудования. При этом сканирование может быть осуществлено как в производственных центрах корпорации, так и на территории заказчика. В последнем случае сканирование производится силами мобильных выездных бригад. Корпорация ЭЛАР гарантирует защиту конфиденциальной и частной информации, содержащейся в документах, что подтверждается лицензиями на работу компании с секретными материалами.

Важной особенностью решения является то, что оно строится на базе программного обеспечения САПЕРИОН, которое относится к системам управления контентом (ECM). Компоненты САПЕРИОН обеспечивают решение различных задач по работе с документами: создание электронного архива, управление документами и данными, организация электронного документооборота (СЭД) и управление бизнес-процессами. САПЕРИОН объединяет корпоративные данные и документы в единую инфраструктуру организации, интегрируется с любыми информационными системами, которые есть в компании, и обеспечивает надежную управляемость крупным ресурсом.

ЭА КД полностью соответствует требованиям   российского   законодательства и нормативных документов Банка России по защите персональных данных. В систему включен комплекс средств, обеспечивающих безопасность. Так, например, аутентификация пользователя в системе может осуществляться различными способами (постоянные пароли, одноразовые пароли, смарт-карты, usb-брелки, сканер отпечатков пальца и т.д.). Данные в системе шифруются, и устанавливаются защищенные каналы связи при удаленной работе для обеспечения требований указания ЦБ РФ от 25 ноября 2009 г.

№2346-У система ЭА КД обеспечивает надежное хранение электронного архива документов в современных роботизированных библиотеках, предназначенных для больших информационных массивов на DVD- и BD-носителях, которые обеспечивают гарантированную сохранность информации не менее 50 лет.

Компании и банки, внедрившие «Электронный архив клиентских дел», получают многопользовательский доступ к электронным копиям досье в режиме реального времени, повышение скорости взаимодействия между представительствами организации, а также возможность конфиденциального надежного хранения различного рода информации в едином ресурсе. Отныне банковские операции проводятся значительно быстрее, поскольку если раньше работа с одним клиентом занимала несколько дней, то сейчас на это уходит менее получаса. Возможность внесения изменений в существующие досье и просмотра документов в ретроспективе гарантируют актуальность информации, используемой в текущей деятельности. Все это способствует принятию взвешенных решений в сфере управления банковскими рисками и дает значительный положительный эффект.