Осталось меньше месяца для уведомления сотрудников о выборе формата трудовой книжки

У работодателей остался всего один месяц, чтобы уведомить сотрудников о необходимости выбрать формат трудовой книжки. Компании и ИП в обязательном порядке должны это сделать, поскольку в 2020 г. начался переход на электронные трудовые книжки.

Переход на ЭТК с 2020 г.

Переход на электронные трудовые книжки начался с 1 января 2020 г. На данный момент эта форма взаимоотношений между работодателями и сотрудниками имеет добровольный характер. Иными словами, работающие граждане сами выбирают, в каком формате будут вестись их трудовые книжки - в электронном или бумажном.

При переходе на ЭТК работодатель должен:

• разработать или внести в локальную документацию поправки в части применения электронных трудовых;
• уведомить сотрудников о необходимости подачи заявлений и обработать поступающие документы;
• настроить электронный документооборот с ПФР для передачи сведений;
• своевременно формировать и передавать информацию в ПФР, например, через сервис 1С: Отчетность.

Важно! К отчетности в данном случае относятся документы по формам СЗИ-ТД и СЗВ-ТД.

Уведомление сотрудников о переходе на ЭТК

Работодатели обязаны уведомить своих сотрудников о том, что им нужно выбрать формат ведения трудовой книжки. При этом работающие граждане должны подать соответствующее заявление в срок не позднее 31 декабря 2020 г.

Для компаний и ИП также установлен срок уведомления сотрудников - до 30 июня 2020 г. При этом уведомление должно быть в письменной форме. Бланк документа законодательством не предусмотрен, а потому он оформляется в любой форме. Компания может самостоятельно разработать шаблон уведомления и закрепить его в локальной документации.

Уведомления нужно передать лично в руки сотрудникам под подпись. Для этого, например, можно сформировать реестр или список сотрудников, в котором они будут расписываться в получении документа.

Если у работодателя нет возможности передать уведомление лично в руки, его можно направить по Почте России. Поскольку уведомление является официальным документом, необходимо, чтобы факт его отправки и получения были зафиксированы. Для этого используется заказное письмо с уведомлением.

Важно! Аналогичным образом можно поступить и в отношении сотрудников, на данный момент находящихся на дистанционном режиме работы в связи с распространением коронавирусной инфекции.