Облачная онлайн-касса: критерии выбора и обзор решений

Для приема оплат в интернете: на сайтах, в интернет-магазинах, через платежные ссылки в соцсетях и мессенджерах, а также в мобильных приложениях нет нужды приобретать стационарную кассу. Для таких платежей подходит облачная онлайн-касса.

Облачная онлайн-касса — это онлайн-касса, предназначенная для фискализации интернет-платежей. Такая касса формирует только электронные чеки.

Чаще всего облачная касса оформляется в аренду и хранится в защищенном дата-центре компании-арендодателя. Подключение к кассе происходит через интернет. Доступ к информации о продажах, чеках и платежах открыт в любое время и с любого устройства, подключенного к интернету через личный кабинет.

Виртуальная касса передает все данные в ФНС с помощью интернета через ОФД. Подходит для работы с разрешительным режимом и маркировкой (обратите внимание, не у каждой компании касса поддерживает работу с маркированными товарами, уточняйте этот пункт при выборе провайдера).

Виртуальная касса подходит для ИП и ООО, которые принимают онлайн-оплату от физлиц. Это могут быть разные сценарии взаимодействия через:

• интернет-магазин;

• сайт услуг (консультации, онлайн-обучение);

• соцсети и мессенджеры;

• мобильное приложение.

Также использование облачной кассы зависит от режима налогообложения. Так, для компаний на УСН, ОСН, ПСН при расчете в интернете с физлицами использование ККТ и выдача чека обязательны по 54-ФЗ. 

Но есть исключения, когда бизнес освобожден от применения кассы. Под льготы попадают:

• ИП на ПСН, указанные п. 1, 2, 4, 5, 7, 8, 12–17, 19–27, 29–31, 34–36, 39, 41–44, 49–52, 54, 55, 57–62, 64, 66–80 п. 2 ст. 346.43 НК.

• ИП на ПСН, о осуществляющие вид деятельности из перечисленных в п. 2.1 ст. 2 закона о ККТ и выдающие документ о расчете в подтверждение оплаты. 

• Предприниматели из отдаленных или труднодоступных местностей, описанных в п. 3 ст. 2 закона 54-ФЗ.

Также облачная касса не подойдет ИП и ООО, работающим в рознице, они обязаны применять ККТ по месту расчета с возможностью выдачи бумажного чека. Облачная касса не используется ИП на НПД и самозанятыми, т.к. они формируют чеки в мобильном приложении «Мой налог» (п. 1 ст. 14 422-ФЗ).

1. Экономия на обслуживании оборудования. Предпринимателям не придется тратить средства на приобретение физического устройства, его ремонт и обновление системы. Все расходы на поддержание облачной кассы несет компания, которая предоставляет ее в аренду. 

2. Автоматизация работы с кассой. Облачная касса формирует электронные чеки 24/7. Для работы не нужен кассир, открытие и закрытие смен происходит автоматически. 

3. Минимальная вероятность поломок и технических сбоев. Облачные кассы содержатся в защищенном дата-центре, с круглосуточным наблюдением, дополнительным электропитанием. Также предусмотрено резервное копирование данных и в случае сбоев, их можно восстановить. 

4. Предсказуемые расходы. За аренду и обслуживание облачной кассы предприниматели платят фиксированную сумму за весь срок, прописанную в договоре. 

5. Экономия времени на настройке. Подключение виртуальной кассы проходит дистанционно через удаленное подключение. Работать с облачной кассой можно сразу после проведения интеграции с платежной системой, сайтом и тестового платежа. 

Облачную онлайн-кассу нельзя использовать для розничной продажи, т.к. она предназначена только для онлайн-бизнеса и формирования электронного чека.

Облачная касса занимает основное место в цепочке онлайн-оплат, которая выглядит следующим образом:

1. Покупатель оплачивает товар или услугу онлайн через платежную форму. 

2. Интернет-эквайринг проводит онлайн-оплату и передает информацию о платеже на облачную кассу. 

3. Облачная касса получает данные об оплате и с помощью фискального накопителя формирует чек с фискальным признаком, то есть делает его законным.

4. Фискальный чек поступает к оператору фискальных данных (ОФД).

5. ОФД отправляет электронный чек клиенту на почту или в СМС, а также в ФНС. 

Минимально в стоимость тарифа аренды облачной кассы включены: 

• аренда облачной кассы;

• пакет электронных чеков;

• личный кабинет;

• базовая поддержка. 

Но часто компании расширяют пакеты и включают дополнительные услуги в стоимость. Что еще входит в тариф виртуальной кассы для ИП?

1. Помощь в регистрации и проведение интеграций.

• Подключение услуг ОФД. ИП не надо подбирать и заключать дополнительный договор. 

• Помощь в регистрации ККТ в ФНС. Операторы облачных касс объясняют, как заполнить личный кабинет, или берут на себя эту задачу. 

• Интеграция с платежными сервисами, платформами сайтов (CMS), CRM и другими системами. Не потребуется нанимать отдельных разработчиков, кассу подключат в удаленном формате сотрудники компании-арендодателя. 

2. Техническая поддержка.

Поддержка — весомое преимущество. Все заботы берет на себя провайдер облачной кассы: сбои в приеме оплат, ошибки в формировании чека и т.д. Любые проблемы решат за предпринимателя. 

Предпринимателю выгоднее, когда ему помогают по всей цепочке оплат. То есть, если случится сбой в работе интернет-эквайринга — провайдер разберется сам, чек попал в жесткий карантин ФНС — провайдер поможет исправить ошибку и оформить чек коррекции. 

Таким образом, выбирайте компанию, которая предоставляет максимально полную техническую поддержку, включающую быстрый ответ на запрос, работу 24/7, решение вопросов по приему оплаты и формированию чека. 

3. Личный кабинет облачной кассы. 

Кабинет предоставляется при аренде облачной кассы для отслеживания отправки чеков. Личный кабинет нужен для онлайн мониторинга за кассой и чеками. В режиме реального времени доступна информация о:

• Состоянии кассы и фискального накопителя.

• Статусе чека: в очереди, отправлен, ошибка.

• Финансах: выручка, средний чек, сумма возвратов.

• Данных и отчетах за любой период.

У некоторых провайдеров в кабинете могут быть предоставлены дополнительные функции:

• Формирование онлайн-чека вручную.

• Импорт чеков из реестров.

• Брендирование электронного чека. 

4. Сопровождение и поддержка обновлений.

Удобно, если сотрудники компании отслеживают, когда истекает срок фискального накопителя, и предупреждают об этом ИП. 

Расскажем про 7 основных критериев, на которые стоит обратить внимание перед тем, как выбрать облачную кассу. 

Облачная онлайн-касса должна:

1. формировать чеки предоплаты и полного расчета;

2. поддерживать работу с маркировкой и разрешительным режимом;

3. поддерживать все форматы ФФД (1.05, 1.1, 1.2);

4. формировать все виды чека: приход, возврат, чек коррекции;

5. позволять формировать чеки вручную через личный кабинет;

6. поддерживать функцию импорта чеков из реестров и экспорта чеков из личного кабинета;

7. фискализировать разные виды оплат в интернете: по карте, платежной ссылке, QR-коду, СБП, рассрочки, pay-сервисы. 

Для подключения предпринимателю необходимо:

1. Подключить интернет-эквайринг

2. Заключить договор об аренде облачной кассы. 

3. Оплатить фискальный накопитель (Как выбрать правильный ФН — читайте тут).

4. Подключить договор с ОФД (чаще всего уже включен в тариф).

5. Зарегистрировать кассу в налоговой (часто компания-арендодатель помогает поставить на учет).

6. Провести интеграцию кассы с интернет-эквайрингом (помогает компания-арендодатель или нанимается сторонний разработчик).

7. Подключить облачную кассу к сайту: самостоятельно или с помощью компании-арендодателя (некоторые провайдеры не занимаются настройкой). 

8. Провести тестовые платежи и убедиться в верно настроенной цепочки приема оплат.

Собрали рейтинг облачных касс, которые представлены на рынке:

1. Бизнес. Ру Онлайн-Чеки. Есть несколько тарифов на выбор, аренда облачной кассы начинается от 1 600 ₽/мес.

Из преимуществ: 

• поддержка по работе с ФНС: ответы на предписания, чек коррекции, исправление чеков, чеки из карантина;

• время реакции на запрос в поддержку до 15 минут;

• бесплатный договор с ОФД;

• удаленная регистрация кассы в ФНС;

• настройка всего процесса приема онлайн-оплаты;

• онлайн-мониторинг за кассой и чекам через телефон;

• выгодные ставки на интернет-эквайринг от партнеров.

На тарифе «Оптимальный» дарят мобильное приложение для приема оплаты через телефон.

2. АТОЛ Онлайн. Предлагает на выбор четыре тарифа. Оптимальный тариф от 2 190 ₽/мес. Есть личный кабинет, для доступа к чекам и кассе, набор услуг (поддержка, настройка) зависит от выбранного тарифа. 

3. Комтет. Аренда кассы от 1 800 ₽/мес. ОФД в подарок, настройка облачной кассы и регистрация в ФНС оплачиваются отдельно. 

4. Orange Data. Аренда от 2 000 ₽/мес + 2 000 ₽ за подключение к сервису. Предоставляют техническую поддержку и помощь в регистрации ККТ. 

5. CloudKassir. 3 тарифа — квартальный (9 000 ₽), ежемесячный (3 500 ₽) и годовой (30 000 ₽). Все остальные услуги оплачиваются отдельно. 

6. OFD.ru Ferma. Аренда начинается от 2 690 ₽/мес. В тариф включены услуги ОФД, техподдержка и помощь в регистрации ККТ. 

Этот процесс происходит автоматически, в котором не участвует кассир. Облачная касса получает данные о платеже от интернет-эквайринга и с помощью фискального накопителя формирует онлайн-чек с фискальный признаком. 

Да, облачная онлайн-касса передает чеки в ОФД, откуда те отправляются в ФНС.

Облачная касса фискализирует любые платежи, совершенные онлайн в интернете: 

• банковской картой;    

• через СБП;

• по QR-коду;

• с применением электронных кошельков;

• через Pay-сервисы.

Также поддерживаются разные способы оплат:     

• полная/частичная предоплата;   

• аванс;    

• рекуррентные платежи;    

• рассрочка.

Да, если уже есть  розничная точка и стационарная касса, можно подключить к своей физической кассе прием оплат с  интернет-магазина с помощью решения «Сервис онлайн-чеки для стационарных касс». С помощью такого решения  касса будет фискализировать платежи с офлайн и онлайн-магазина. При онлайн-оплате будет отправляться электронный чек.

Да, нужна, т.к. интернет-эквайринг не выдает фискальные чеки. Это может сделать только облачная онлайн-касса с фискальным накопителем. 

Подбираете облачную кассу для формирования фискальных электронных чеков? Проведем бесплатную консультацию и поможем выбрать выгодный тариф! 

Запишитесь на консультацию

Проконсультируем по вопросам 54-ФЗ, подберем решение под вашу ситуацию

Оставить заявку

Реклама: ООО «Класс», ИНН 7722801524, erid: LjN8K2QZM