Разбираемся, что это такое, почему возникает и как бороться с этим неприятным явлением, которое негативно сказывается на любом бизнесе, независимо от его возраста и размера.
Кассовый разрыв — что это
Кассовым разрывом называют ситуацию, когда компании временно не хватает денег, чтобы покрыть текущие обязательные расходы. К ним относятся зарплаты сотрудников, налоги, оплата аренды и услуг поставщиков, закупка сырья и материалов.
Но это вовсе не значит, что компания — банкрот, и пора закрываться. В этом случае деньги обычно есть, но они в обороте или заморожены в активах. Или как часто бывает — ещё не пришли от клиента. Будут через месяц. По сути это такие «деньги Шрёдингера» — они как бы есть, но на самом деле их нет.
Электронный документооборот (ЭДО) — один из наиболее эффективных способов устранить кассовые разрывы. Документы можно мгновенно доставить и подписать, а транзакции — отследить и оплатить. При этом все процессы как на ладони, ничего не потеряется.
Документооборот становится запутанным?
Это приводит к кассовым разрывам?
Как сделать обмен документами прозрачным и эффективным?
Что делать с кассовым разрывом?
Итак, случилось страшное — кассовый разрыв. Часто он возникает внезапно. Эта ситуация считается штатной, но все равно тут лучше не медлить и предпринять срочные меры. Иначе последствия могут быть плачевными — от штрафов и отказов контрагентов от сотрудничества вплоть до полной ликвидации бизнеса.
Перечисляем способы, как можно быстро закрыть кассовый разрыв. Здесь следует:
- Попросить об отсрочке. Предупредите партнёров и контрагентов о возможных задержках и попросите сдвинуть даты платежей. Причём закрепить договорённости нужно в дополнительных соглашениях и гарантийных письмах — они позволят в будущем избежать недоразумений и неустоек.
- Сократить расходы. Избавьтесь от необязательных статей расходов: трат на коллективные выезды и корпоративы, обучающие курсы для сотрудников и подписок на сервисы. В некоторых случаях придётся уменьшить бюджет на маркетинг и рекламу.
- Наладить документооборот. Часто кассовые разрывы возникают из-за устаревшего документооборота. Оплаты передаются на бумаге, а все уточнения по поставке и изменения в заказах оформляются по телефону. Чтобы такого не было, следует перевести весь документооборот в электронный формат, который позволит отслеживать транзакции, подписи и статусы.
- Воспользоваться факторингом. Факторинг — вид кредита, когда вместо клиента деньги компании переводит банк или факторинговая компания, забирает себе дебиторскую задолженность, а в награду получает процент от суммы сделки. Сумма факторинга может составлять 80-90% от сделки. Такая схема возвращает деньги в оборот и позволяет значительно сократить кассовый разрыв.
- Открыть овердрафт. Овердрафт — ещё один вид кредита, но только в этом случае на счёту обычно полный минус, но при этом банк все равно выдаёт средства на погашение кассовых разрывов. Получить овердрафт быстрее, чем обычный кредит — не нужен залог, сама процедура проще. Но процентные ставки здесь обычно выше — 20-25% годовых. Плюс погасить задолженность необходимо за короткий срок — один-два месяца. Поэтому важно убедиться, что к этому моменту у вас на руках будут деньги.
Помимо этих видов займа, можно воспользоваться и обычным кредитом. Но следует помнить, что его оформление нередко занимает до недели, и банк может легко отказать в выдаче денег — причём без всякий объяснений.
И, конечно, торопите клиентов с оплатой, если с вашей стороны услуги уже оказаны и выполнены все обязательства. Постоянно напоминайте им об этом. Для этого можно обзванивать должников и отправлять им письма (на электронную и обычную почту) с указанием суммы долга и крайнего срока для его закрытия. Ну, а если в ответ по-прежнему тишина, то следует обращаться в суд и применять санкции.
Как избежать кассовых разрывов?
Но всё-таки лучше профилактика, чем лечение. Бизнесу легче существовать и развиваться, когда кассовых разрывов нет в принципе.
Вот что поможет их избежать и свести к нулю:
- Финансовое планирование. Финансовый календарь, в котором зафиксированы все поступления и траты, все движения денежных средств, позволит увидеть возможные «мертвые зоны». А значит, предугадать кассовый разрыв и заранее продумать, как его предотвратить. Да и просто, финансовое планирование ещё никому не повредило.
- Постоянный денежный поток. Наладьте стабильный финансовый поток и следите, чтобы на расчётном счете были постоянные средства в обороте. Если это позволяет модель бизнеса, реализуйте товар в розницу, заключите контракты с мелкими контрагентами. Доход должен быть более диверсифицированным — это обеспечить его устойчивость. И, следовательно, устойчивость компании.
- Контроль дебиторской задолженности. Выстройте систему работы с дебиторкой: регулярно мониторьте поступление оплат и группируйте их по приоритетности, назначьте ответственных, кто будет контролировать этот вопрос. Внедрите штрафы за просрочку платежей, а тех, кто платит в сроки, можно поощрить бонусами. А самый надежный способ здесь — перейти на предоплату, хотя бы частичную.
Задержки платежей — главная причина кассового разрыва
Распространённая причина кассовых разрывов — дебиторская задолженность, когда клиент задерживает оплату за товары или услуги. Но часто причина здесь не в том, что он недобросовестный и безответственный, а из-за проблем с документооборотом.
Что здесь может быть не так:
- Документы не приходят вовремя. Многие контрагенты до сих пор присылают заказы в виде бумажных документов. Отправка документов в таком виде может затянуться на несколько недель. А чем дольше они идут, тем медленнее оплата. А без оригиналов согласны платить далеко не все.
- Непрозрачный процесс. Нет никаких подтверждений, что документ пришёл. Клиент может сказать, что ничего не получал, и это никак нельзя проверить. А иногда документы могут попросту затеряться в дороге.
Электронный документооборот (ЭДО) Docrobot поможет решить эти проблемы.
В системе документы приходят мгновенно — и подписать их можно тоже за секунды. Есть статусы — вы всегда можете посмотреть, что происходит с конкретным счётом или актом. Процессы становятся прозрачными, быстрыми, а это один из способов борьбы с кассовым разрывом.
Документооборот становится запутанным?
Это приводит к кассовым разрывам?
Начать дискуссию