Что такое ЭТрН и как на них перейти
Используете бумажные транспортные накладные? Переходите на «цифру», т. е. замените бумажную версию на электронную.
ЭТрН имеет то же самое предназначение, а подписанная квалифицированной ЭЦП обладает законной силой. Налоговые органы автоматически получат всю положенную им информацию, когда оператор передаст электронный документ в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), которая в полную силу заработала в сентябре 2022 года.
Передавать ЭТрН имеет право только оператор из специального реестраМинтранса. С полным списком провайдеров, допущенных к ГИС ЭПД, можно познакомиться на сайте. Docrobot один из них, а его отличительной особенностью является наличие пакетных тарифов. Справедливая цена зависит только от числа транзакций.
Оператор может передать только подписанные документы, поэтому нужно обеспечить квалифицированными ЭЦП сотрудников, работающих на участке приемки и отправки грузов.
Почему ЭТрН дешевле бумажных транспортных накладных
Под руководством экспертов Docrobot внедрить ЭТрН можно в короткие сроки. Переход не потребует масштабных капиталовложений, а эффект от применения электронных документов не заставит долго ждать.
Уже подсчитано, что затраты на обеспечение перевозочного документооборота сократятся примерно в три раза.
В качестве доказательств приведем ниже калькуляцию ежемесячных расходов до и после внедрения.
Материальные затраты
У нашей среднестатистической организации в месяц образуется 200 бумажных транспортных накладных. Но работающие в этой сфере бизнесмены знают и добавят, что приходится печатать минимум три экземпляра, чтобы передать отправителю, получателю, перевозчику.
Таким образом, за месяц компания оформит и распечатает 600 ТрН. Помним, что ТрН может поместиться только на двух листах, а если нет возможности использовать двустороннюю печать, расход бумаги ещё больше увеличивается. Кроме бумаги конечно же потребуется заправить картридж, начислять амортизацию, платить за электричество, проводить техобслуживание и мелкий ремонт.
Собираем всё вместе и получаем себестоимость одного листа два рубля. Значит на обеспечение бумажного документооборота в месяц уходит около 1 200 рублей.
При использовании ЭТрН копии можно делать бесконечно, стоимость тарифа зависит только от количества первоначальных документов. Причем оптом, как всегда, дешевле, т.е. чем больше транзакций ЭТрН в месяц, тем выгоднее.
Затраты на фонд оплаты труда
Накладная сама собой не напечатается, нужны сотрудники и рабочее время. Раньше вы об этом не задумывались, но даже три минуты, которые уходят на создание ТрН в трех экземплярах, имеют свою цену около 15,45 руб. Вы можете самостоятельно для своих сотрудников определить этот размер.
В нашем примере среднемесячная зарплата установлена в пределах 50 000 руб., а рабочая неделя длится 40 часов. Выходит, что стоимость одной рабочей минут составит 5,15 руб. Изготовление 200 ТрН и их копий займет 600 минут рабочего времени, что в денежном эквиваленте составит 3 092 рубля из ФОТ.
Если вы хотите сэкономить деньги, то должны сократить временные затраты. С этой задачей успешно справляется ЭТрН, т. к. скорость обработки возрастает в три раза.
Электронное подписание и отправка займут в среднем 200 минут, и сохранят 2 062 рубля в ФОТ.
Затраты за простой транспорта
По вине бумажных версий чаще всего происходят задержки при обработке грузов. Транспорт будет простаивать, а вы дополнительно потратите около 5 000 рублей в месяц, если контрагент вовремя не получит ТрН.
В нашем примере на время простоя приходится 500 минут, для расчетов применяется среднерыночный тариф в размере 10 рублей за минуту. При ЭДО и формировании ЭТрН не придется тратить лишние 5 000 рублей, т. к. простой по вине бумажных документов больше не случится.
Брать с собой в дорогу бумажный оригинал не нужно, водители используют генератор QR-кодов от Docrobot и при необходимости могут показать ЭТрН сотруднику ГИБДД.
Затраты на повторную отправку документов
Процент пропавших и исправленных документов невелик, у нашей среднестатистической компании примерно 0,05% документов приходится отправлять повторно. Кажется немного и незначительная статья расходов, однако, стоимость повторной заказной доставки через курьера обходится в 100 рублей за один комплект, что в разы дороже отправки с поставкой. Поэтому к ежемесячным расходам прибавляем 1 214 рублей за доставку и восстановление документов.
К счастью для многих, ЭТрН невозможно потерять или испортить. Электронный документооборот проходит через оператора ИС ЭПД, который обязан загрузить ЭТрН в ГИС ЭПД. Также при необходимости исправить накладную доплачивать за курьера не нужно.
Затраты на архивное хранение
Последний аргумент в пользу ЭТрН – это отсутствие расходов на хранение электронных версий. В отличие от них хранение бумажных документов стоит денег. Придется не только оплачивать услуги архива, но и организовать выемку документов на протяжении пяти лет, если они потребуются для налоговой проверки или сверки с контрагентами.
Один год хранения бумажного документа в среднем стоит 10 копеек. Но не забывайте, что каждый год архив нужно перебирать и утилизировать документы с «просроченным» сроком годности, на эту процедуру заложим не менее 1 копейки за каждый лист. Если в месяц в бумажном обороте находится 600 документов, то каждый месяц нужно откладывать по 306 рублей на их хранение и утилизацию.
Бумажный архив оставьте в прошлом, храните ЭТрН на защищенных серверах, откуда надзорные органы легко и просто получат запрошенную информацию.
Итоги
В рассмотренном примере компания за 200 транспортных накладных в месяц платит 10 813 рублей. А вы готовы в месяц отдавать такую сумму?
После внедрения ЭТрН расходы составят 2905 рублей. При увеличении количества документов разница в затратах на бумажную и электронную версии ещё больше увеличивается. Поэтому крупным компаниям в разы выгоднее использовать ЭТрН.
Решайте не только насущные проблемы, а задумайтесь о перспективе и подготовьте площадку, если на законодательном уровне заставят всех перейти на ЭДО. Начните уже сейчас экономить время и деньги, рано или поздно ЭТрН коснется всех.
Запись вебинара в подарок!
Получите запись вебинара о новой версии модуля для 1С бесплатно
Начать дискуссию