Как подтвердить расходы на перевозку при утере транспортных накладных и избежать претензий ФНС

Понятие транспортной накладной

Транспортная накладная – это обязательный учетный документ для оформления отношений в сфере автомобильных перевозок грузов. Заключение договора перевозки сопровождается оформлением накладной, подтверждающей затраты на логистику.

В накладной указывают информацию об отправителе и получателе, грузоперевозчике, правилах перевозки, параметрах автомобиля и водителе, реквизитах сопроводительных документов, транспортируемом грузе, реальных условиях погрузки и выдачи.

Транспортная накладная оформляется в обязательном порядке при автомобильной перевозке грузов сторонней компанией.

ФНС может истребовать накладную в качестве обоснования расходов на транспортировку и уменьшения базы при расчете налога на прибыль. Помимо этого транспортная накладная подтверждает НДС, принятый к вычету.

Кто составляет и утверждает

Документ, как правило, выписывает организация или ИП, которое заказало услугу перевозки. В роли заказчика может выступать покупатель товара или его поставщик.

Оригинал транспортной накладной понадобится грузоотправителю, грузополучателю и перевозчику. Поэтому выписывают по экземпляру для каждой стороны, то есть не менее трех штук. В транспортной накладной нельзя указывать более одного получателя грузов.

Подписывают документ все участники перевозки. Если в накладную вносили изменения, новый вариант снова должны подписать все стороны. Момент подписания накладной для грузоотправителя наступает после завершения погрузки, а для грузополучателя – при получении груза. Перевозчик подписывает документ в обоих перечисленных случаях.

Четвертый экземпляр документа оформляют для грузоотправителя, если накладную используют как первичный документ для бухгалтерского учета.

На количество транспортных накладных влияет количество грузов и используемых для перевозки автомобилей. Отдельная накладная составляется на каждую машину. Также документ выписывают на каждую партию груза при перевозке нескольких партий одним транспортным средством. Речь о небольших партиях товара, предназначенных для разных заказчиков, которые погрузили на один автомобиль.

Транспортная накладная (форма) (утв. постановлением Правительства от 21.12.2020 № 2200)

Подтверждение грузоперевозок транспортной накладной

Обосновать расходы на услуги перевозки транспортной накладной позволяет раздел Стоимость перевозки груза, заполненный перевозчиком. Сведения, указанные в разделе, дают право принимать накладную в качестве первичного учетного документа для подтверждения расходов.

Документы, которыми можно подтвердить расходы на перевозку, в случае утери транспортной накладной

Подтвердить расходы на перевозку можно с помощью других документов. Об этом говорят следующие нормативно-правовые акты.

Постановление Пленума ВС от 26.06.2018 № 26 указывает, что обосновать расходы на услуги транспортировки грузов можно договором, счетом-фактурой и прочими платежными документами.

Пункт 20 постановления гласит:

«Отсутствие, неправильность или утрата транспортной накладной сами по себе не являются основанием для признания договора перевозки груза незаключенным или недействительным».

Согласно постановлению Пленума и ст. 252 НК, в случае отсутствия транспортной накладной расходы на услуги перевозки косвенно могут подтвердить другие документы (письмо ФНС от 19.04.2021 № СД-4-2/5238). Например, таможенная декларация, приказ о командировке, проездные документы, отчеты о выполнении работ по договору.

Письмо Минфина от 28.08.2018 № 03-03-06/1/61110 в качестве альтернативы транспортным накладным разрешает использовать накладные по формам № 1-Т и № ТОРГ-12.

Товарная накладная ТОРГ-12

Первичный учетный документ, с помощью которого оформляют отгрузку материальных ценностей со склада. Накладная содержит сведения о количестве и стоимости товаров. Документ чаще всего применяют в оптовой торговле. Накладную оформляют на сделку купли-продажи вне зависимости от того, пользовались ли вы для транспортировки услугами стороннего перевозчика или нет.

Накладную ТОРГ-12 готовит продавец для партий грузов, транспортируемых на одном автомобиле. У продавца она служит документом-основанием для списания товаров с учета, а покупатель с помощью накладной может оприходовать приобретенные товары. Форма накладной не содержит данные о перемещении товаров и расчетов за грузоперевозку.

Товарная накладная ТОРГ-12

Товарно-транспортная накладная № 1-Т

Первичный учетный документ для оформления перемещения товаров, в котором фиксируются сведения о договоре и расчеты. Накладная № 1-Т служит основанием для включения в расходы затрат, понесенных на оплату договорной стоимости товаров и стоимости транспортировки.

Товарно-транспортная накладная в обязательном порядке составляется, если перевозят:

• этиловый спирт;
• алкогольную продукцию;
• спиртосодержащую продукцию.

Использовать накладную при транспортировке других типов товаров от отправителя груза к получателю можно добровольно. Но в соответствии с разъяснением Росалкогольрегулирования от 08.07.2011, товарно-транспортную накладную заменить транспортной нельзя. В то же время обосновать затраты на перевозку посредством товарно-транспортной накладной вместо транспортной – допустимо.

Офомлением документа занимается грузоотправитель. Накладную выписывают на каждую перевозку и на каждую партию груза в случае поставки разным заказчикам на одном транспортном средстве.

Товарно-транспортная накладная № 1-Т

Зачем нужен путевой лист

Путевой лист – первичный учетный документ, который отражает состояние транспортного средства: схему маршрута, количество часов, проведенных водителем в пути, остановки, топливный расход, пройденный километраж.

Путевой лист

Путевой лист может послужить основанием для включения транспортных затрат в расходы. Но это допустимо только при самостоятельной транспортировке груза на собственном автомобиле без привлечения стороннего перевозчика (письмо Минфина от 02.09.2011 № 03-03−06/1/540). В этом случае факт оказания услуги перевозки отсутствует, следовательно, договор не заключают и необходимости в его подтверждении нет.

Подведем итоги. Договором перевозки и отчетом по нему, накладными по формам № ТОРГ-12 и № 1-Т, счетом-фактурой можно подтвердить расходы на логистику. Но все же лучше иметь на руках оформленную транспортную накладную: ФНС запрашивает, как правило, именно ее. Исключить риск утери накладной поможет перевод документа в электронный формат.

Преимущества электронного формата транспортных накладных

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) – надежная защита от потери документа.

Электронный документ имеет то же назначение, как и бумажный – подтверждение грузоперевозки и расходов на нее. Только такой документ нельзя потерять. ЭТрН находится в удаленном электронном архиве с круглосуточным доступом. Облегчается поиск накладных. Не придется перебирать множество бумажных папок: нужный документ всегда под рукой, можно отыскать в пару кликов. Соответственно, электронное хранилище значительно снижает налоговые риски.

ЭТрН помогает отследить перемещение груза. Уведомления сообщают, когда меняется статус документа. При возникновении сложностей во время получения груза или если возникла необходимость доставки на другой адрес, информация немедленно отобразится в сервисе.

Docrobot может предоставить два способа работы с электронными накладными:

• веб-версия сервиса;
• интеграция с учетной системой компании.

Веб-версия дает возможность сразу же перейти к работе с перевозочными документами. Нужен лишь выход в интернет.

Интеграционный модуль автоматизирует ручные операции и позволяет работать в привычном интерфейсе учетной программы компании.

Как сэкономить деньги на ЭТрН

Docrobot поможет начать работать с электронными транспортными накладными прямо сейчас

Забирайте образец нового бланка по ЭТрН

Оставьте контакты и мы отправим вам образец нового бланка

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным