Что такое МЧД
МЧД – это доверенность в электронном виде, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП), которая подтверждает, что сотрудник имеет право подписывать документы от имени организации.
Машиночитаемая доверенность позволяет сотрудникам представлять интересы компании в электронном документообороте с контрагентами: сдавать отчётность, выставлять счета, оформлять закрывающие документы.
Как выглядит МЧД
МЧД представляет собой файл в формате XML, который определяет полномочия сотрудника и подписывается электронной подписью юридического лица.
Машиночитаемая доверенность содержит в себе следующие данные:
название, номер и срок действия доверенности;
сведения о работодателе (доверителе);
сведения о сотруднике (поверенном);
операции, которые может выполнять поверенный (полномочия).
Какой формат актуален
Требования к форме МЧД установлены приказом Минцифры от 18.08.2021 № 857. В марте 2023 года на портале Госуслуг в разделе «Машиночитаемые доверенности» был опубликован единый формат МЧД, который уже можно использовать для B2B- и B2G-обмена.
Что изменится с обязательной МЧД
К сентябрю 2023 года каждый сотрудник организации должен получить машиночитаемую доверенность. МЧД создаёт на сотрудника работодатель и подписывает её своей КЭП. В документе он указывает срок действия доверенности и полномочия сотрудника.
Одну МЧД можно выдать сразу на группу сотрудников. А в одной МЧД можно указать сразу несколько полномочий: по одной доверенности сотрудник может выполнять разные операции.
Сотрудник при оформлении документов от имени организации прикладывает к ним файл МЧД, но подписывает их своей электронной подписью физического лица. Подписывать документы без МЧД могут только руководители.
Юридические лица будут обязаны передавать все выданные МЧД в единый реестр машиночитаемых доверенностей ФНС России, запуск которого тоже запланирован на 1 сентября.
Как повлияет переход на электронную подпись
Когда МЧД станет обязательной, электронная подпись юридического лица, которую раньше использовали при подписании документов от имени организации, утратит силу.
Теперь сотрудник будет подписывать документы своей квалифицированной электронной подписью (КЭП). Подпись он получает самостоятельно в удостоверяющем центре на своё имя как физическое лицо. Ключ защищён от передачи другим лицам – это повышает безопасность операций.
Что такое классификатор полномочий и зачем он нужен
Классификатор поможет быстро определить полномочия сотрудника и корректно отобразить их в МЧД.
Классификатор полномочий – это портал с переченем полномочий сотрудника, которые следует указывать в машиночитаемой доверенности. Каждое полномочие содержит наименование, дату включения в классификатор и уникальный идентификационный номер – именно он даёт право подписи.
Обязанность вести и заполнять классификатор возложена на Минцифры. Порядок работы с инструментом утверждён приказом ведомства от 18.08.2021 № 856. Актуальный классификатор размещён на сайте «Единой системы нормативной справочной информации» (ЕСНСИ).
Как корректно добавить МЧД к юридически значимым документам при их подписании
Стандартно при подписании универсальных передаточных документов (УПД) машиночитаемая доверенность передаётся вместе с ними в формате XML.Также МЧД можно направить в виде метаданных или с помощью блока инфополей.
Дополнительно Минцифры совместно с ФНС планируют обновить XSD-схему для юридически значимых документов и добавить в неё возможность прикреплять МЧД.
Следует ли отправлять МЧД вместе с каждым электронным документом
Каждый электронный документ, когда сотрудник совершает какие-либо действия от имени компании, должен быть снабжён машиночитаемой доверенностью в виде отдельного файла или ссылкой на неё.
Работайте с МЧД без ограничений в личном кабинете Docrobot
Docrobot обновил личный кабинет пользователя и добавил возможность полноценно работать с машиночитаемой доверенностью на платформе.
Теперь пользователям доступны следующие возможности.
Все операции с МЧД
Для работы с МЧД достаточно перейти во вкладку «Доверенности», нажать кнопку «Добавить доверенность» и создать документ. Затем следует указать дату и заполнить данные доверителя.
В личном кабинете можно совершить все необходимые действия с МЧД: откорректировать, подписать, отправить, отобразить в формате PDF. В любой момент доверенность можно отозвать или передоверить – для этого нужно только выделить опцию галочкой.
Предусмотрены статусы МЧД, которые помогут отследить операции с документом.
Автоматическое добавление МЧД к документу
Личный кабинет Docrobot позволяет прикрепить МЧД автоматически: достаточно обозначить связь между документом и доверенностью в файле Description. После этого каждый УПД, подписанный электронной подписью, будет передаваться вместе с МЧД.
Проверка электронной подписи и статуса МЧД
Docrobot автоматически проверяет соответствие электронной подписи уполномоченному сотруднику и статус МЧД в системе ФНС России.
Полномочия для МЧД пока необходимо проверять самостоятельно. Когда будет утверждён единый классификатор полномочий, функционал для проверки корректности полномочий появится на платформе Docrobot.
Подробнее о том, как работать с МЧД, рассказали на вебинаре. Оставьте заявку на подключение и получите запись вебинара в подарок!
Получите запись вебинара по МЧД!
Узнайте, как быстро добавить машиночитаемую доверенность в свою информационную систему
Заполните форму ниже
И получите запись на почту:
Реклама: ООО «Э-КОМ», ИНН: 9715218298, erid: LjN8KYwpx
Комментарии
8Прочитал. Многое не понял.
"К сентябрю 2023 года каждый сотрудник организации должен получить машиночитаемую доверенность". Зачем?
"Когда МЧД станет обязательной, электронная подпись юридического лица, которую раньше использовали при подписании документов от имени организации, утратит силу". Почему?
Добрый день! Благодарим за обратную связь!
Согласно Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ, с 1 сентября 2023 года перестанут работать старые электронные подписи для сотрудников, которые содержат в себе данные владельца-физлица и организации, от имени которой тот выступает. Получить или выдать электронную подпись на сотрудника организация больше не сможет, а сотрудники не смогут использовать ранее выданные электронные подписи. Изменения не затронут электронные подписи, выданные для собственника компании или ИП: такие ЭП будут действовать до окончания их срока.
Также с 1 сентября меняется схема обмена электронными документами. При подписании электронных документов от имени организации сотрудники будут должны использовать квалифицированную электронную подпись (КЭП) физического лица, а не подпись организации. В этом случае им понадобится машиночитаемая доверенность (МЧД).
До конца августа запланирован переходный период. Это значит, что сотрудники могут использовать ранее выданную электронную подпись организации, пока её срок действия не истечёт. Или могут уже начинать работать по новой схеме: подписывать документы личной подписью физического лица, полученной в любом аккредитованном удостоверяющем центре, и прикладывать к ним МЧД или доверенность, распечатанную на бумажном носителе. Сочетание КЭП и МЧД как раз и станет полноценной заменой электронной подписи, выданной от организации.
Новые правила в первую очередь касаются сотрудников, которые участвуют в юридически значимом документообороте компании: сдают отчётность в электронной форме, взаимодействуют с налоговой и госорганами, участвуют в торгах или подписывают документы с контрагентами. Таким сотрудникам в соответствии с Федеральным законом № 536-ФЗ от 19.12.2022 с 1 сентября 2023 года при подписании документов сертификатом, выданным на физическое лицо, работодатель обязан предоставить машиночитаемую доверенность с указанием полномочий и срока действия документа.
Добрый день, а в Docrobot есть (коды) области полномочий для подписания первички для отправки покупателям? Можно пример?
Добрый день! Благодарим за вопрос! В Docrobot есть коды полномочий, которые можно передавать вместе с электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
Примеры кодов:
<СвПолн>
<КодПолн>13</КодПолн>
<СодержПолн>Утверждение Сведений об операциях с целевыми средствами (код формы по ОКУД 0501213)</СодержПолн>
</СвПолн>
<СвПолн>
<КодПолн>14</КодПолн>
<СодержПолн>Распоряжение банковскими счетами</СодержПолн>
</СвПолн>
<СвПолн>
<КодПолн>15</КодПолн>
<СодержПолн>Заключать любые сделки с цифровыми финансовыми активами, иными цифровыми правами и цифровой валютой, распоряжаться и осуществлять иные действия с цифровыми финансовыми активами, иными цифровыми правами и цифровой валютой</СодержПолн>
</СвПолн>
<СвПолн>
<КодПолн>16</КодПолн>
<СодержПолн>Направлять оператору информационной системы, оператору обмена цифровых финансовых активов, номинальному держателю заявки, уведомления, запросы, письма, требования и любые иные документы в отношении выпуска, обращения, распоряжения цифровыми финансовыми активами, иными цифровыми правами, цифровой валюты</СодержПолн>
</СвПолн>
<СвПолн>
<КодПолн>17</КодПолн>
<СодержПолн>Направлять оператору информационной системы, оператору обмена цифровых финансовых активов, номинальному держателю заявки уведомления, запросы, письма, требования и любые иные документы в отношении цифровых финансовых активов, иных цифровых прав и цифровой валюты</СодержПолн>
</СвПолн>
<СвПолн>
<КодПолн>18</КодПолн>
<СодержПолн>Запрашивать и получать от оператора информационной системы, оператора обмена цифровых финансовых активов, номинального держателя информацию об операциях с цифровыми финансовыми активами, иными цифровыми правами и цифровой валютой, сведения об имуществе на счете владельца, иные необходимые документы</СодержПолн>
</СвПолн>
<СвПолн>
<КодПолн>19</КодПолн>
<СодержПолн>Подписывать решение о выпуске цифровых финансовых активов и иных цифровых прав, а также любые иные документы, связанные с выпуском, обращением, осуществлением прав по цифровым правам</СодержПолн>
</СвПолн>
<СвПолн>
<КодПолн>20</КодПолн>
<СодержПолн>Подписание документов, направляемых в Росалкогольрегулирование</СодержПолн>
</СвПолн>
<СвПолн>
<КодПолн>37</КодПолн>
<СодержПолн>Подписывать и представлять согласие налогоплательщика (плательщика страховых взносов) на представление сведений, составляющих налоговую тайну, со стороны лица, раскрывающего сведения, составляющие налоговую тайну</СодержПолн>
</СвПолн>
<СвПолн>
<КодПолн>38</КодПолн>
<СодержПолн>Подписывать и представлять согласие налогоплательщика (плательщика страховых взносов) на представление сведений, составляющих налоговую тайну, со стороны лица, запрашивающего сведения, составляющие налоговую тайну</СодержПолн>
</СвПолн>
<СвПолн>
<КодПолн>39</КодПолн>
<СодержПолн>Подписывать и представлять запрос на представление сведений, составляющих налоговую тайну</СодержПолн>
</СвПолн>
<СвПолн>
<КодПолн>01</КодПолн>
<СодержПолн>Подписывать cчета-фактуры/УПД</СодержПолн>
</СвПолн>
<СвПолн>
<КодПолн>02</КодПолн>
<СодержПолн>Подписывать договоры</СодержПолн>
</СвПолн>
<СвПолн>
<КодПолн>03</КодПолн>
<СодержПолн>Подписывать акты</СодержПолн>
</СвПолн>
<СвПолн>
<КодПолн>04</КодПолн>
<СодержПолн>Подписывать товарные накладные</СодержПолн>
</СвПолн>
<СвПолн>
<КодПолн>05</КодПолн>
<СодержПолн>Подписывать транспортные накладные</СодержПолн>
</СвПолн>
<СвПолн>
<КодПолн>06</КодПолн>
<СодержПолн>Подписывать дарственные</СодержПолн>
</СвПолн>
<СвПолн>
<КодПолн>07</КодПолн>
<СодержПолн>Работать с ГИС «Капиталовложения»</СодержПолн>
</СвПолн>
<СвПолн>
<КодПолн>08</КодПолн>
<СодержПолн>Подписывать документы СЗПК</СодержПолн>
</СвПолн>
<СвПолн>
<КодПолн>GIISDMDK01</КодПолн>
<СодержПолн>Предоставление доступа в ГИИС ДМДК</СодержПолн>
</СвПолн>
<СвПолн>
<КодПолн>GIISDMDK02</КодПолн>
<СодержПолн>Предоставление сведений в ГИИС ДМДК</СодержПолн>
</СвПолн>
Перечисленные коды Docrobot получил от ФНС России, когда была выпущена МЧД версии 001. Машиночитаемые доверенности этого формата больше недействительны. Сейчас актуальны МЧД версии 002 и универсальный формат МЧД версии 003, опубликованный в марте 2023 года. Универсальный формат подойдёт для B2B- (с партнёрами по бизнесу) и для B2G-взаимодействия (с госорганами). Но при этом до выхода единого классификатора полномочий можно использовать коды, которые ФНС России предоставила для МЧД 001.