ЭДО

Обязательная машиночитаемая доверенность: ответы на часто задаваемые вопросы

С 1 сентября 2023 года сотрудникам, которые участвуют во внешнем электронном документообороте компании, понадобится машиночитаемая доверенность (закон от 19.12.2022 № 536-ФЗ). Рассказываем, как подготовиться к работе по новым правилам и адаптировать к ним внутренние бизнес-процессы.
Обязательная машиночитаемая доверенность: ответы на часто задаваемые вопросы
Иллюстрация: Docrobot

Что такое машиночитаемая доверенность

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — цифровой аналог обычной бумажной доверенности, подписанная усиленной квалифицированной цифровой подписью (УКЭП) руководителя, которая даёт право отправлять и подписывать электронные документы от лица компании. 

Когда применение МЧД станет обязательным

Обязательным элементом электронного документооборота (ЭДО) машиночитаемая доверенность станет с 1 сентября 2023 года.

До этой даты сотрудники должны получить УКЭП физического лица. Работодатели, в свою очередь, обязаны выдать им МЧД и подписать её своей УКЭП. 

Изменения касаются сотрудников, которые участвуют в обмене юридически значимыми документами компании: сдают электронную отчётность, участвуют в торгах, взаимодействуют с госорганами или заключают сделки с контрагентами. 

МЧД применима только в работе с УКЭП. Для усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) выпускать МЧД не нужно.

Старые УКЭП, которые содержат данные владельца-физлица и организации, с 1 сентября 2023 года работать не будут.

Это не касается УКЭП, полученных руководителями компаний и ИП в удостоверяющем центре ФНС. Такие подписи будут действительны, пока не подойдёт к концу срок действия их сертификата.

Переходный период 

Переходный период будет продолжаться до 31 августа 2023 года. В это время сотрудники организации при подписании электронных документов могут выбрать один из вариантов: 

  1. Старый способ — использовать ранее выданную УКЭП на сотрудника организации (до 31.08.2023).

  2. Новый способ — подписывать электронные документы личной УКЭП физического лица, полученной в любом аккредитованном удостоверяющем центре, и прикладывать к ним МЧД или доверенность, распечатанную на бумажном носителе (сейчас и после 1 сентября 2023 года).

Уже сегодня ФНС, Социальный фонд, Росстат принимают отчётность вместе с машиночитаемой доверенностью.

Помимо них, на новый формат переходят система алкогольной отчётности ЕГАИС от Росалкогольрегулирования, национальная система маркировки «Честный знак», банки, нотариальные конторы.

Какой формат МЧД использовать

Общие требования к машиночитаемой доверенности установлены приказами Минцифры от 18.08.2021 № 857 и от 18.08.2021 № 858

На портале Госуслуг в специальном разделе «Машиночитаемые доверенности» опубликован единый формат МЧД, который подходит для взаимодействия с партнерами по бизнесу (B2B) и обмена документами с госструктурами (B2G).

Машиночитаемая доверенность по умолчанию представляет собой файл в XML-формате. Также  её можно отобразить в виде PDF — это нужно при печати документа. 

МЧД содержит следующие данные: 

  • название документа; 

  • номер документа; 

  • дата выдачи; 

  • данные доверителя (работодателя) и поверенного (сотрудника); 

  • УКЭП руководителя компании; 

  • срок действия; 

  • полномочия доверенного лица с идентификатором из классификатора полномочий; 

  • сведения об информационной системе, которая предоставит сведения о прекращении действия доверенности; 

  • отметка о возможности передоверия. 

Благодаря установленному формату, информационные системы считывают МЧД автоматически. 

Как зарегистрировать МЧД

Чтобы зарегистрировать машиночитаемую доверенность, нужно добавить документ в блокчейн-систему ФНС, пройти проверку данных и получить статус доверенности «Активна». 

Классификатор полномочий: что это

Классификатор полномочий — это сайт с перечнем полномочий, которые следует указывать в МЧД. Его разрабатывает и заполняет Минцифры. 

Актуальный классификатор размещён на портале «Единой системы нормативной справочной информации» (ЕСНСИ): здесь можно найти перечень возможных полномочий сотрудника, каждому из них присвоен уникальный идентификационный номер.

Единые коды помогут информационной системе оператора ЭДО автоматически определять полномочия подписанта.

Возможности работы с МЧД на платформе Doсrobot

Docrobot — международный разработчик программного обеспечения для бизнеса, облачных сервисов и готовых Enterprise-решений для B2B и B2G взаимодействия, аккредитованный оператор электронного документооборота.

Уже сейчас функционал Doсrobot позволяет полноценно работать с машиночитаемой доверенностью. Личный кабинет позволяет выполнять все необходимые операции с МЧД: составлять, сохранять в информационной системе, корректировать, подписывать электронной подписью, отправлять адресатам, отображать в формате PDF, аннулировать.

Помимо перечисленного, можно

  • Автоматически прикреплять МЧД к электронному документу — достаточно обозначить связь в файле Description. После этого каждый универсальный передаточный документ (УПД), подписанный электронной подписью физлица, будет передаваться вместе с доверенностью.

  • Загружать МЧД, ранее созданную в блокчейн-системе ФНС или в другом сервисе. 

  • Проверять подлинность электронной подписи и статуса МЧД в информационной системе ФНС.

Чтобы создать новый документ, перейдите в личном кабинете во вкладку «Доверенности» и нажмите кнопку «Добавить доверенность». Дальше останется только заполнить нужные поля.

МЧД с истёкшим сроком действия, не прошедшие валидацию или не подтвердившие принадлежность к файлу подписи, не будут обрабатываться на платформе Docrobot и не будут доставлены получателям. 

К 1 сентября будет реализована пакетная отправка машиночитаемой доверенности — передача МЧД в формате XML вместе с подписанным документом. 

Как только классификатор Минцифры будет окончательно готов, функционал на платформе Docrobot дополнится ещё автоматической проверкой корректности полномочий сотрудника

Если нужно добавить полномочия, которых нет в классификаторе, сделать это можно вручную в специальном поле. 

Разобраться с вопросами внедрения МЧД и успеть завершить подготовку к 1 сентября 2023 года поможет Doсrobot. Обратитесь к экспертам Docrobot за консультацией: они подскажут, как работать с машиночитаемой доверенностью на платформе и что надо сделать, чтобы эффективно встроить МЧД в документооборот компании. 

Хранение МЧД

Все МЧД, выпущенные через личный кабинет, будут автоматически отправляться на регистрацию в блокчейн-систему ФНС. Статус регистрации тоже можно отследить в личном кабинете.

Машиночитаемую доверенность можно хранить в облаке Docrobot. Также её можно скачать на персональный компьютер и хранить там.  

Интеграция МЧД в учётную систему

Для интеграции МЧД необходимо скачать файл документа и загрузить его в учётную систему. Сделать это можно с помощью API. Также по API можно получить данные из МЧД и сам файл доверенности. 

Сценарии с МЧД: отзыв и передоверие

В личном кабинете есть возможность отзыва МЧД. Для этого нужно выделить соответствующую опцию галочкой. Отозванные доверенности тоже отображаются в личном кабинете.

Личный кабинет позволяет выпускать доверенности с правом передоверия. Для этого также предусмотрена галочка.

Лицо, которое получило право выдачи МЧД, после регистрации доверенности сможет передоверить его другим сотрудникам организации

При передоверии в основной доверенности доверителем будет выступать юридическое лицо, а в дочерней доверенности доверителем будет физическое лицо.

Переходите на МЧД при профессиональной поддержке Docrobot. Подробнее о законодательных изменениях и об особенных работы с документом рассказали на вебинаре. Оставьте заявку на консультацию и получите запись вебинара в подарок

Забирайте бесплатную методичку

Узнайте все о машиночитаемой доверенности

Получите ответы на все вопросы о МЧД

Заполните форму ниже и нажмите «Забрать» — методичка придет на ваш e-mail

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «Э-КОМ», ИНН: 9715218298, erid: LjN8KbtkP

Комментарии

1
  • Светлана

    Вы рассказали про МЧД для налоговой. А как быть с другими платформами? например, меня интересует таможня