Что такое машиночитаемая доверенность
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — цифровой аналог обычной бумажной доверенности, подписанная усиленной квалифицированной цифровой подписью (УКЭП) руководителя, которая даёт право отправлять и подписывать электронные документы от лица компании.
Когда применение МЧД станет обязательным
Обязательным элементом электронного документооборота (ЭДО) машиночитаемая доверенность станет с 1 сентября 2023 года.
До этой даты сотрудники должны получить УКЭП физического лица. Работодатели, в свою очередь, обязаны выдать им МЧД и подписать её своей УКЭП.
Изменения касаются сотрудников, которые участвуют в обмене юридически значимыми документами компании: сдают электронную отчётность, участвуют в торгах, взаимодействуют с госорганами или заключают сделки с контрагентами.
МЧД применима только в работе с УКЭП. Для усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) выпускать МЧД не нужно.
Старые УКЭП, которые содержат данные владельца-физлица и организации, с 1 сентября 2023 года работать не будут.
Это не касается УКЭП, полученных руководителями компаний и ИП в удостоверяющем центре ФНС. Такие подписи будут действительны, пока не подойдёт к концу срок действия их сертификата.
Переходный период
Переходный период будет продолжаться до 31 августа 2023 года. В это время сотрудники организации при подписании электронных документов могут выбрать один из вариантов:
Старый способ — использовать ранее выданную УКЭП на сотрудника организации (до 31.08.2023).
Новый способ — подписывать электронные документы личной УКЭП физического лица, полученной в любом аккредитованном удостоверяющем центре, и прикладывать к ним МЧД или доверенность, распечатанную на бумажном носителе (сейчас и после 1 сентября 2023 года).
Уже сегодня ФНС, Социальный фонд, Росстат принимают отчётность вместе с машиночитаемой доверенностью.
Помимо них, на новый формат переходят система алкогольной отчётности ЕГАИС от Росалкогольрегулирования, национальная система маркировки «Честный знак», банки, нотариальные конторы.
Какой формат МЧД использовать
Общие требования к машиночитаемой доверенности установлены приказами Минцифры от 18.08.2021 № 857 и от 18.08.2021 № 858.
На портале Госуслуг в специальном разделе «Машиночитаемые доверенности» опубликован единый формат МЧД, который подходит для взаимодействия с партнерами по бизнесу (B2B) и обмена документами с госструктурами (B2G).
Машиночитаемая доверенность по умолчанию представляет собой файл в XML-формате. Также её можно отобразить в виде PDF — это нужно при печати документа.
МЧД содержит следующие данные:
название документа;
номер документа;
дата выдачи;
данные доверителя (работодателя) и поверенного (сотрудника);
УКЭП руководителя компании;
срок действия;
полномочия доверенного лица с идентификатором из классификатора полномочий;
сведения об информационной системе, которая предоставит сведения о прекращении действия доверенности;
отметка о возможности передоверия.
Благодаря установленному формату, информационные системы считывают МЧД автоматически.
Как зарегистрировать МЧД
Чтобы зарегистрировать машиночитаемую доверенность, нужно добавить документ в блокчейн-систему ФНС, пройти проверку данных и получить статус доверенности «Активна».
Классификатор полномочий: что это
Классификатор полномочий — это сайт с перечнем полномочий, которые следует указывать в МЧД. Его разрабатывает и заполняет Минцифры.
Актуальный классификатор размещён на портале «Единой системы нормативной справочной информации» (ЕСНСИ): здесь можно найти перечень возможных полномочий сотрудника, каждому из них присвоен уникальный идентификационный номер.
Единые коды помогут информационной системе оператора ЭДО автоматически определять полномочия подписанта.
Возможности работы с МЧД на платформе Doсrobot
Docrobot — международный разработчик программного обеспечения для бизнеса, облачных сервисов и готовых Enterprise-решений для B2B и B2G взаимодействия, аккредитованный оператор электронного документооборота.
Уже сейчас функционал Doсrobot позволяет полноценно работать с машиночитаемой доверенностью. Личный кабинет позволяет выполнять все необходимые операции с МЧД: составлять, сохранять в информационной системе, корректировать, подписывать электронной подписью, отправлять адресатам, отображать в формате PDF, аннулировать.
Помимо перечисленного, можно:
Автоматически прикреплять МЧД к электронному документу — достаточно обозначить связь в файле Description. После этого каждый универсальный передаточный документ (УПД), подписанный электронной подписью физлица, будет передаваться вместе с доверенностью.
Загружать МЧД, ранее созданную в блокчейн-системе ФНС или в другом сервисе.
Проверять подлинность электронной подписи и статуса МЧД в информационной системе ФНС.
Чтобы создать новый документ, перейдите в личном кабинете во вкладку «Доверенности» и нажмите кнопку «Добавить доверенность». Дальше останется только заполнить нужные поля.
МЧД с истёкшим сроком действия, не прошедшие валидацию или не подтвердившие принадлежность к файлу подписи, не будут обрабатываться на платформе Docrobot и не будут доставлены получателям.
К 1 сентября будет реализована пакетная отправка машиночитаемой доверенности — передача МЧД в формате XML вместе с подписанным документом.
Как только классификатор Минцифры будет окончательно готов, функционал на платформе Docrobot дополнится ещё автоматической проверкой корректности полномочий сотрудника.
Если нужно добавить полномочия, которых нет в классификаторе, сделать это можно вручную в специальном поле.
Разобраться с вопросами внедрения МЧД и успеть завершить подготовку к 1 сентября 2023 года поможет Doсrobot. Обратитесь к экспертам Docrobot за консультацией: они подскажут, как работать с машиночитаемой доверенностью на платформе и что надо сделать, чтобы эффективно встроить МЧД в документооборот компании.
Хранение МЧД
Все МЧД, выпущенные через личный кабинет, будут автоматически отправляться на регистрацию в блокчейн-систему ФНС. Статус регистрации тоже можно отследить в личном кабинете.
Машиночитаемую доверенность можно хранить в облаке Docrobot. Также её можно скачать на персональный компьютер и хранить там.
Интеграция МЧД в учётную систему
Для интеграции МЧД необходимо скачать файл документа и загрузить его в учётную систему. Сделать это можно с помощью API. Также по API можно получить данные из МЧД и сам файл доверенности.
Сценарии с МЧД: отзыв и передоверие
В личном кабинете есть возможность отзыва МЧД. Для этого нужно выделить соответствующую опцию галочкой. Отозванные доверенности тоже отображаются в личном кабинете.
Личный кабинет позволяет выпускать доверенности с правом передоверия. Для этого также предусмотрена галочка.
Лицо, которое получило право выдачи МЧД, после регистрации доверенности сможет передоверить его другим сотрудникам организации.
При передоверии в основной доверенности доверителем будет выступать юридическое лицо, а в дочерней доверенности доверителем будет физическое лицо.
Переходите на МЧД при профессиональной поддержке Docrobot. Подробнее о законодательных изменениях и об особенных работы с документом рассказали на вебинаре. Оставьте заявку на консультацию и получите запись вебинара в подарок!
Забирайте бесплатную методичку
Узнайте все о машиночитаемой доверенности
Получите ответы на все вопросы о МЧД
Реклама: ООО «Э-КОМ», ИНН: 9715218298, erid: LjN8KbtkP
Комментарии
1Вы рассказали про МЧД для налоговой. А как быть с другими платформами? например, меня интересует таможня