Бухгалтерские программы

Как организовать документооборот «на удаленке»?

В условиях массового перехода на удаленный режим работы в выигрыше оказались компании, которые заранее автоматизировали внешний и внутренний электронный документооборот. Если вы не в их числе – не стоит огорчаться, но имеет смысл пересмотреть подход к организации этих процессов уже сегодня. ЭДО - это гарантия соблюдения сроков обработки документов, порядок в процессах и контроль исполнения.
Как организовать документооборот «на удаленке»?

В условиях массового перехода на удаленный режим работы в выигрыше оказались компании, которые заранее автоматизировали внешний и внутренний электронный документооборот. Если вы не в их числе – не стоит огорчаться, но имеет смысл пересмотреть подход к организации этих процессов уже сегодня. ЭДО - это гарантия соблюдения сроков обработки документов, порядок в процессах и контроль исполнения.

Быстрее всего можно перевести на удаленный формат работу с формализованными процессами: согласованием счетов и договоров, первичной бухгалтерией. Для этого необходимо определить перечень процессов, которые целесообразно оцифровать в первую очередь и составить список пользователей, которые должны получить доступ к системе.

В большинстве случаев процесс внедрения системы электронного документооборота с нуля длится минимум несколько недель. Если такие сроки не устраивают имеет смысл рассмотреть вариант работы с СЭД в облаке. Подключение к такому сервису занимает несколько часов, а стоимость подписки зависит от числа сотрудников, работающих в системе. При этом у вас остается возможность в любой момент отказаться от услуги – например, если при возвращении в офис вам захочется вернуться к работе с бумагой. Впрочем, практика говорить, что бизнес, решивший перевести документооборот на электронные рельсы, редко решается с них сойти.

Документы поставщиков

Поступление комплекта документов

Первичные учетные документы от поставщика поступают в виде скан-копий по электронной почте или в бумажном виде. Email пересылает менеджер на специальный адрес, а бумажные документы сканируются в назначенную папку. Из этих источников служба ввода документов захватывает комплект и импортирует в EnDocs Cloud.

Передача документов и данных в учётную систему

Оприходование товара и проводка документа бухгалтером оформляются традиционно, в учетной системе. Не нужно переключаться с одной системы на другую, чтобы перенести данные или выполнить задания. Полученные сканы документы доступны бухгалтеру не только в интерфейсе EnDocs Cloud, но и в учетной системе, например 1С.

Проведение документа и формирование электронного архива

По каждому полученному скану бухгалтер формируем проводку в учетной система. Данные о документах, проведенных в учетной системе автоматически отправляются в электронный архив

Документы для клиентов

Формирование первичного комплекта документов

Первичные учетные документы для клиентов формируются в учетной системе, распечатываются и отправляются на подпись руководителю с правом подписи для последующей отправки клиенту.

Получение подписанного клиентом комплекта документов

Первичные учетные документы от поставщика поступают в виде скан-копий по электронной почте или в бумажном виде. Email пересылает менеджер на специальный адрес, а бумажные документы сканируются в назначенную папку. Из этих источников служба ввода документов захватывает комплект и импортирует в EnDocs Cloud.

Обработка документа

Полученный скан документа в EnDocs отправляется на обработку бухгалтеру. В специальном реестре в учетной системе бухгалтер видит все переданные ему сканы документов и одним движением прикрепляет их к операциям реализации в учетной системе.

Внутренний документооборот

Внутренний ЭДО позволит автоматизировать различные внутренние процессы компании, например:

  • Регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции

  • Согласование договоров и счетов

  • Согласование коммерческих предложений и спецификаций

  • Подготовка и согласование авансовых отчетов

  • Служебные записки на командировку, отпуск, закупку и т.п.

  • Согласование и подписание кадровых документов.

Для организации удаленного процесса работы с документами отлично подходит сервис EnDocs Cloud. Это облачный сервис управления документами и бизнес-процессами, который поможет организовать процесс о передачи в бухгалтерию первичных документов и сформировать электронный архив документов.

Преимущества работы с EnDocs Cloud

  • Оперативный поиск документов по разным параметрам отбора и существенное сокращение времени на подготовку подборок документов;

  • Интеграция с 1C с привязкой электронных копий документов к транзакциям;

  • Возможность просмотра скан-образа документа из транзакции и наоборот — просматривая скан-копию, можно перейти к транзакции в учетной системе;

  • Надежность и защищенность базы данных;

  • Разграничение прав доступа к разным документам;

  • Возможность групповой работы с одной скан-копией документа;

  • Потоковое сканирование пакетов бумаг;

  • Быстрый запуск и отсутствие затрат на внедрение и приобретение оборудования для системы;

  • Доступ к документам 24/7 при наличии интернета;

  • Есть бесплатный тариф;

  • Возможность выгрузить из сервиса все свои документы.

Управление документами и процессами

Электронный архив. Согласование документов. Внутренний и внешний ЭДО. Есть бесплатный тариф

Зарплата: учет, налоги, кадры, 1С

Хотите стать экспертом по зарплате и кадровому учету? 🚀

Наш курс научит вас:

  • Вести кадровый учет и рассчитывать зарплату в 1С без ошибок.
  • Быстро и точно формировать отчетность для контролирующих органов.
  • Автоматизировать процессы и продвигаться по карьерной лестнице.

Выгода до 77% — всего 4 290 ₽!

Начать дискуссию


НДС на УСН

НДС на УСН с 2025 года в мемах

НДС на УСН с 2025 года – звучит как начало шутки, но на самом деле это новая реальность для бизнеса. Мы решили объяснить изменения не скучными словами закона, а через мемы, чтобы сложное стало простым, а грустное — немного смешным.

НДС на УСН с 2025 года в мемах
Платежные системы

Платежные решения: что внедрить сейчас и что ждать в будущем 

Расчеты наличными и перечисления денег со счета на счет постепенно уходят в прошлое. На смену им приходят современные платежные технологии, которые позволяют бизнесу быть в тренде и оставаться конкурентоспособным. Даем обзор актуальных платежных решений и перспективных технологий.

Платежные решения: что внедрить сейчас и что ждать в будущем 

Как моя подруга купила салон красоты, чтобы поиграть в бизнес-леди?

Подруга-юрист продала салон с убытком в 600 000 рублей через год после покупки. Какие 3 ошибки она сделала?

Как моя подруга купила салон красоты, чтобы поиграть в бизнес-леди?

Курсы повышения
квалификации

21
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Кадры

Как распознать недобросовестного внештатного исполнителя: 5 красных флагов

Найти хорошего подрядчика — непростая задача. От качества услуг привлеченных специалистов иногда зависит репутация бизнеса и его доходность, поэтому компании стремятся снизить риски взаимодействия с недобросовестным внештатником. Разбираем признаки, которые помогут вычислить плохого контрагента «на берегу».

Как распознать недобросовестного внештатного исполнителя: 5 красных флагов

Кто может выйти на IPO в 2025 году

Где взять денег? В трёх весёлых буквах! В 2025 и 2026 годах планируется выход на биржу целого ряда крупных компаний, представляющих различные отрасли экономики, от нефтехимии и телекоммуникаций до фармацевтики и онлайн-образования. Посмотрим, кого ждать, а кого лучше даже и не ждать.

Кто может выйти на IPO в 2025 году

Налоговики говорят, что стали меньше истребовать документов, а с 2025 года вообще поменяется подход к проверкам бизнеса. 🍿«Ночной бухгалтер» № 1838

Налоговики утверждают, что развитие технологий и автоматизация позволили им снизить количество документов, запрашиваемых для проверки. В 2025 году бизнес также будут меньше и по-новому проверять другие ведомства.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру

Как отразить в книге продаж розничные продажи?

Добрый день, подскажите пжт. ИП УСН Д-Р (розничная торговля)будет с 2025 года платить НДС 5%. Как формируется книга продаж у предпринимателя? Необходимо каждой розничной...

Читать полностью

Эксперт:

Оксана Сутормина

Оксана Сутормина
Эксперт

Здравствуйте.

Необходимо каждой розничной продаже присваивать счет-фактуру, или достаточку сформировать одну за весь квартал?

Можете формировать...

Читать полностью

Ключевая ставка 21%: рынки на взлете, бизнес под давлением, инвесторы в эйфории

Торговая мечта всех котлетеров и туземунщиков сбылась — сегодня Эльвира Сахипзадовна сделала новогодний подарок бизнесу, рынку, активным депутатам и правительству страны, оставив без изменения ключевую ставку в размере 21%.

Налог на прибыль в 2024 году: самые важные письма Минфина и ФНС. Обзор для бухгалтера

Подготовили для вас большой обзор разъяснений Минфина и ФНС по налогу на прибыль. Все кратко, четко, по делу. Забирайте в закладки.

Налог на прибыль в 2024 году: самые важные письма Минфина и ФНС. Обзор для бухгалтера
Бухгалтеры

🌲Конкурс на самую красивую бухгалтерскую елку объявляю открытым!

Как же праздник и без традиционного конкурса елочек. Да, никак! И в этом году мы дарим не один приз, а целых три! И еще один разыграем между теми, кто не займет призовые места.

🌲Конкурс на самую красивую бухгалтерскую елку объявляю открытым!
35
Налог на имущество

Уведомления: по каким налогам надо подавать и еще один важный нюанс по налогу на имущество

Разбираемся в правилах и нюансах подачи уведомления об исчисленных суммах налогов в 2024 году.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Патент в 2025 году, льготы на пошлины, практика: от здания в форме яблока до способа повышения возможностей организма

Патент — это охранный документ, который удостоверяет, что конкретное лицо или компания владеет правами на объект интеллектуальной собственности.

Патент в 2025 году, льготы на пошлины, практика: от здания в форме яблока до способа повышения возможностей организма
Банки

Высокая ставка по вкладам — в чем подвох?

Сегодня Центральный Банк России сохранил ключевую ставку на уровне 21% годовых. Это решение стало неожиданным для многих экспертов, которые прогнозировали её повышение до 23% в связи с текущими экономическими условиями и ростом инфляции. Это может сигнализировать о возможном начале ее снижения в будущем.

Высокая ставка по вкладам — в чем подвох?
Маркетплейсы

Маркетплейсы станут помощниками в борьбе с дроблением компаний

В ближайшее время торговым площадкам будут предоставлены полномочия, позволяющие налоговым органам более эффективно выявлять схемы дробления компаний.

Маркетплейсы станут помощниками в борьбе с дроблением компаний
3
Туристический налог

Туристический налог

Туризм в России. Он то ли есть, то ли его нет. Прогулка по полям и лугам обычно не считается туризмом для путешественников, кто обычно отдыхает заграницей. Но чем отличаются собор Парижской Богоматери от собора Спаса на Крови? А Эверест от Эльбруса?

НДФЛ

Подарки сотрудникам на Новый год-2025: что с НДФЛ, страховыми взносами, НДС

НДФЛ не будет с подарков дешевле 4 тыс. рублей, для освобождения от взносов нужен письменный договор, взносов на травматизм не будет, а НДС будет.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
6
Депозиты

Как бизнесу хранить деньги в 2025 году: 5 полезных советов

Прогнозировать будущее сложно, особенно когда речь об эффективных инструментах защиты накоплений. Если раньше бизнес стремился найти возможности, которые гарантируют получение дохода, то сейчас акцент сместился на сохранение свободных средств. Рассказываем, как хранить деньги в 2025 году и почему депозиты по-прежнему самое надежное решение.

Как бизнесу хранить деньги в 2025 году: 5 полезных советов
Бухгалтеры

Изменения по ПСН в 2025 году, уведомление по ЕНП в декабре и среднесписочная численность

Мы регулярно готовим материалы об изменениях и рассказываем о них простым языком, чтобы бухгалтеры могли сразу применять новые правила на практике. Рассказываем, какой полезный контент вышел на этой неделе.

Изменения по ПСН в 2025 году, уведомление по ЕНП в декабре и среднесписочная численность

Порядок и сроки обжалования акта камеральной налоговой проверки

Узнайте, как обжаловать акт камеральной налоговой проверки: сроки подачи жалобы, порядок обжалования и важные нюансы. Руководство для защиты своих интересов и успешного решения налоговых вопросов.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Обучение для бухгалтеров

😱 Суперакции декабря: максимальная выгода на курсы повышения квалификации и курс «Бухгалтер маркетплейса» в подарок с подпиской!

Наступает время подарков, и у нас их накопилось очень много! Мы открыли дополнительный набор на курсы повышения квалификации и профпереподготовки по выгодным ценам, а еще мы дарим всем подписчикам «Клерк.Премиум» самый востребованный курс повышения квалификации!

😱 Суперакции декабря: максимальная выгода на курсы повышения квалификации и курс «Бухгалтер маркетплейса» в подарок с подпиской!

Интересные материалы

Переезд в регион с пониженной ставкой УСН в 2025 году

ИП, которые планировали перевести бизнес в другой регион с пониженными ставками УСН, стоит поторопиться. С 2025 года таким предпринимателям придется ждать пониженных ставок 3 года — и неважно, был переезд фиктивным или реальным.

Переезд в регион с пониженной ставкой УСН в 2025 году