Как правильно сделать копию паспорта

Что говорит закон

Паспортные данные содержат персональные данные гражданина. Следовательно, все вопросы, связанные с использованием подобной информации, регламентируются законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ред. от 22.02.2017) «О персональных данных».

Поэтому для снятия копии паспорта требуется для начала заручиться разрешением владельца. А это частенько не делается (например, в салонах связи при покупке сим-карты).

Кроме того, вы имеете право потребовать от организации, в интересах которой делается копия, подписать обязательство о неразглашении данных (это требование можно прямо прописать в договоре), а также обязательство не передавать данные третьим лицам при обработке персональных данных.

Масштабы обработки данных должны соответствовать ее целям. Так, для идентификации личности достаточно скопировать первую страницу документа.

Однако на практике при отказе сделать копию паспорта вам могут отказать в совершении самых различных действий: возврат товара, заключение договора, прием на работу.

Конкретные ситуации

Итак, от вас требуют копию паспорта при приеме на работу. Разумеется, никто не запретит работодателю оформить личные дела на своих сотрудников.

Но вот какие данные туда разрешается включать:

• анкета, автобиография, резюме;

• заявление о приеме на работу;

• копии документов об образовании;

• рекомендации и характеристики;

• медицинские справки;

• трудовой договор;

• выписка из приказа о приеме на работу;

• выписки из протоколов об избрании на должность, об итогах конкурса на вакантную должность;

• личная карточка.

Исключение составляют лишь государственные и муниципальные служащие (см. указ Президента от 30.05.2005 № 609, ст. 30 закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ). Они обязаны передать представителю нанимателя копию паспорта.

Налоговый триллер «Аудитор»

Электронная книга Евгения Сивкова.

Хотите получить БЕСПЛАТНО?

Оставьте заявку в форме ниже, и мы пришлем ее вам:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Так что, если вы не относитесь к такой категории работников, можете смело отказывать кадровикам в их незаконном требовании о копировании вашего паспорта.

То же касается ситуации с заключением гражданско-правового договора: паспортные данные можно потребовать, но не копирование самого документа.

Однако организация, с которой вы заключаете договор, может сослаться на положения ст. 421 ГК, где закреплен принцип свободы договора:

«Понуждение к заключению договора не допускается, за исключением случаев, когда обязанность заключить договор предусмотрена настоящим Кодексом, законом или добровольно принятым обязательством».

Внимательно прочитайте текст договора. Там должны содержаться положения, которые соответствуют указаниям закона о персональных данных (согласие на их представление, запрет на передачу третьим лицам и т. п.).

Вы оформляете возвратно-обменную операцию. От вас требуют копию паспорта, ссылаясь на внутрикорпоративные требования. Но такие требования не должны противоречить закону «О защите прав потребителей», методическим рекомендациям по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденным письмом Роскомторга от 10.07.1996 № 1−794/32−5, указаниям Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Из норм, содержащихся в этих документах, следует, что продавец при возврате обязан идентифицировать личность покупателя. А для этого достаточно предъявить паспорт, однако снимать копию документа для этого не нужно.

Но продавцы зачастую бывают очень неуступчивы. Как поступить в такой ситуации? Можно разрешить снятие копии, но потом на ней сделать надпись (в том месте, которое невозможно отрезать) следующего содержания:

«Организации X предоставляется копия документа Y для следующих целей (идет перечисление)».

Эта надпись не должна пересекать паспортные данные, но она сделает невозможным использование копии паспорта в противозаконных целях.

Второй вариант: вы даете снять копию, но затем пишете заявление (в двух экземплярах) с требованием о возврате персональных данных с уничтожением всех снятых копий. Один экземпляр заявления нужно оставить для себя, сделав на нем предварительно отметку о получении.

Евгений Сивков, налоговый консультант, аудитор, писатель