Как оформить электронную транспортную накладную в 2024 году

В статье расскажем, что нужно для перехода на ЭТрН, как заполняется цифровой документ, сколько времени занимает подключение к сервису электронных перевозочных документов (далее — ЭПД).

ЭТрН — что это, когда необходима

ЭТрН по своей сути ничем не отличается от бумажной ТН, только заполняется и передается в электронном виде. Документ содержит сведения об участниках взаимодействия, грузе и условиях его доставки, транспорте, водителе, адресе погрузки / выгрузки и др.

Электронная ТН позволяет подтвердить:

факт заключения договора между сторонами;
правомерность перевозки;
логистические расходы.

Транспортная накладная необходима всегда, когда груз перевозится на основании договора оказания услуг.

Если производитель отправляет товар своим транспортом между собственными складами и торговыми точками, то ТН не оформляется.

Когда переходить на ЭТрН

В 2024 году электронные ТТН должны были начать использовать участники оборота алкогольной и спиртосодержащей продукции. Однако в настоящий момент уже подписан закон от 29.05.2024 № 102-ФЗ, по которому допускается применение бумажных накладных в данной отрасли до 1 сентября 2026 года.

Если опираться на опыт внедрения обязательных цифровых продуктов для бизнеса (например, машиночитаемых доверенностей в 2023 году), то о переходе на ЭТрН и другие электронные перевозочные документы лучше позаботиться заранее.

Такая предусмотрительность позволит компаниям:

не спеша перестроить бизнес-процессы под новое решение;
подключить инструмент для создания электронных ТН или внедрить его в информационную систему компании;
вовремя обеспечить сотрудников всем необходимым для работы в цифровой среде (электронными подписями, МЧД и др.);
подготовить локальные акты и инструкции;
провести обучение сотрудников;
проинформировать партнеров и контрагентов об изменившемся порядке работы.

На момент, когда ЭТрН и другие ЭПД станут обязательными, компании не придется в спешке внедрять новую систему документооборота, снижая качество бизнес-процессов в период модернизации.

Что нужно для работы с ЭТрН

ЭТрН и другие ЭПД в обязательном порядке передаются на регистрацию в государственную информационную систему — ГИС ЭПД. Отправить документы в госсистему можно только через аккредитованных Минтрансом операторов.

Чтобы перейти с бумажных транспортных накладных на электронные, необходимо:

Подключиться к сервису обмена электронными перевозочными документами. Компания Айтиком получила статус аккредитованного Минтрансом оператора ИС ЭПД и разработала удобный сервис для работы с ЭПД Айтиком.Логистика.
Выпустить электронные подписи для подписания ЭТрН. Получить подписи в день обращения можно в Удостоверяющем центре Айтиком.
Оформить машиночитаемые доверенности на сотрудников, которые будут подписывать электронные ТН от имени компании. Нужное количество МЧД можно сформировать в сервисе Айтиком.Доверенности.

Чтобы компании могли протестировать сервис ЭПД и оценить удобство работы с ЭТрН, Айтиком предоставляет всем клиентам бесплатный полнофункциональный доступ к Айтиком.Логистика на 4 месяца — без каких-либо обязательств по дальнейшему продлению и использованию решения. Подключайтесь к Айтиком.Логистика до 1 августа 2024 года, формируйте ЭТрН и другие ЭПД 4 месяца бесплатно и безлимитно.

Как оформить ЭТрН

Процесс оформления электронной ТН приводим на примере сервиса Айтиком.Логистика.

Регистрация в сервисе

После подключения к сервису ЭПД нужно пройти регистрацию, которая состоит из следующих этапов:

Вход в личный кабинет сервиса по квалифицированной электронной подписи. Вход осуществляет руководитель компании. Зарегистрировать организацию или ИП в сервисе может и менеджер Айтиком — для этого понадобится карточка компании с реквизитами.
Активация кабинета. Для активации достаточно поставить галочку в соответствующем поле.
Приглашение новых пользователей. Вносится информация о сотрудниках, указываются роли и должности.
Добавление транспортных средств. Лучше сразу добавить сведения о транспорте (тип, марка, номер и прочее), чтобы потом не заполнять эти поля вручную.

Обратите внимание. В сервисе доступна функция массовой загрузки сведений об автомобилях и сотрудниках, что особенно важно для компаний с большим штатом и автопарком.

Айтиком.Логистика

Сервис обмена электронными перевозочными документами

Заполнение титулов

Первым заполняет свою часть документа (которая называется «титул») грузоотправитель:

выбирает в сервисе документ, который нужно сформировать — ЭТрН
вносит сведения об участниках процесса — грузоотправителе, перевозчике и грузополучателе
заполняет все обязательные поля в своем титуле — о транспорте, водителе, передаваемом грузе
после заполнения подписывает титул электронной подписью

Далее в личном кабинете перевозчика появляется задача на приемку груза к перевозке. Перевозчику необходимо:

проверить полученную информацию
после погрузки заполнить свой раздел и подписать файл электронной подписью

Сразу после подписания титула перевозчиком появляется задача на заполнения сведений о приемке груза. Так формируется титул грузополучателя, который заполняется и подписывается по факту принятия груза от перевозчика. На заключительном этапе перевозчик подписывает еще один файл, чтобы подтвердить, что передал груз получателю.

На последнем шаге грузоотправитель и перевозчик могут по желанию заполнить титулы о факте хозяйственной деятельности, чтобы использовать документ как первичный учетный.

Важно. Мы привели стандартный сценарий по работе с ЭТрН. В сервисе Айтиком.Логистика можно сформировать любой сценарий — в том числе, когда первым титул заполняет перевозчик.

Подтверждение факта погрузки/выгрузки водителем

При работе с электронной ТН к процессу можно подключить водителя транспортного средства. Тогда перевозчик подписывает свои файлы электронной подписью после того, как водитель внесет сведения об обстоятельствах погрузки или выгрузки, а также подтвердит, что принял и сдал груз.

Подтверждение осуществляется с помощью простой электронной подписи. На телефон водителя приходит ссылка, при переходе по которой он подтверждает факт погрузки или выгрузки, либо указывает, что отказался от принятия груза.

Важно. Когда перевозчик принимает груз к перевозке и подписывает соответствующий титул, в системе ГИС ЭПД формируется QR-код для водителя — на случай проверки сотрудником ГИБДД. Штрих-код становится доступным в сервисе Айтиком.Логистика. Перевозчик скачивает код и отправляет его водителю на смартфон. Если в момент проверки у водителя не окажется под рукой телефона, то инспектор сможет найти ЭТрН в системе ГИС ЭПД по номеру автомобиля.

Какой подписью подписываются титулы ЭТрН

Грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель могут использовать для подписания электронной ТН квалифицированную электронную подпись или неквалифицированную электронную подпись с использованием технологии Госключ.

Просмотр электронной ТН

Все оформленные ЭТрН остаются в сервисе. Документы можно в любой момент просмотреть и скачать. А вот изменить титулы после завершения процесса оформления ЭТрН уже не получится. Информация, которая вносится в каждый титул, после подписания файла электронной подписью не подлежит корректировке.

Передача ЭТрН в ГИС ЭПД

Для участников взаимодействия процесс передачи электронных перевозочных документов в ГИС ЭПД происходит незаметно. Грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель заполняют и подписывают ЭТрН. За отправку документа на регистрацию в ГИС ЭПД отвечает оператор ИС ЭПД.

Как подключиться к сервису ЭПД

Подключиться к сервису ЭПД Айтиком.Логистика можно за 1 день. Для этого достаточно оставить заявку. Работа с ЭТрН будет осуществляться в веб-интерфейсе сервиса.

Сервис ЭПД можно интегрировать с информационной системой компании, чтобы создавать и подписывать ЭТрН в привычном для руководителя и сотрудников интерфейсе. Интеграция занимает в среднем 5–7 рабочих дней (5-10 дней для программ 1С).

Хотите перейти на электронные ТН? Подключайтесь к Айтиком.Логистика. Наши специалисты помогут:

выбрать подходящий способ подключения
настроить нужные сценарии ЭТрН
зарегистрироваться в сервисе, активировать личный кабинет, оформить первые ТН
выпустить электронные подписи в аккредитованном Удостоверяющем центре Айтиком
сформировать МЧД в сервисе Айтиком.Доверенности

Напоминаем, что первые 4 месяца предоставляем бесплатный доступ к Айтиком.Логистика, без каких-либо ограничений по функционалу. Также на всем протяжении сотрудничества оказываем консультационную и техническую поддержку.

Подключить сервис ЭПД