Что такое ЭПЛ
ЭПЛ — это путевой лист, оформленный в электронном виде. По сути электронный лист ничем не отличается от привычного бумажного листа, только создается, заполняется и передается в специальных сервисах электронных перевозочных документов.
ЭПЛ сопровождает перевозки, если грузовой или легковой транспорт принадлежит компании, либо арендован для осуществления коммерческой деятельности и передвижения по рабочим задачам. Также вместе с путевыми листами уходят в рейс автобусы, трамваи, троллейбусы, пассажирские газели и другой общественный транспорт.
Путевой лист нужен для:
учета транспорта и передвижения водителей (внутренний учет компании);
бухгалтерского и налогового учета — например, для расчета затраченных ГСМ и заработной платы водителей;
обоснования поездки при проверке сотрудником госавтоинспекции.
В документ вносятся сведения о водителе, видах сообщения и перевозки, маршруте, времени выезда и возвращения автомобиля на парковку, результатах предрейсового и предсменного медосмотра, результатах технического контроля.
Какой путевой лист оформлять — бумажный или электронный
Компании могут оформлять бумажные путевые листы или перейти на ЭПЛ. Со временем (в соответствии со стратегий Правительства по цифровизации транспортной отрасли) электронные перевозочные документы станут обязательными для всех. Участникам оборота алкогольной и спиртосодержащей продукции необходимо перестроить рабочие процессы под электронные путевые листы и транспортные накладные до 1 сентября 2026 года.
При использовании ЭПЛ не нужно:
дублировать документ на бумаге и брать с собой в рейс;
загружать путевой лист в электронном виде на мобильное устройство водителя;
распечатывать документ для последующего хранения в бумажном архиве.
При создании и передаче ЭПЛ оператором в государственную систему формируется QR-код, который приходит в сервис ЭПД, на электронную почту водителя или на его телефон в смс-сообщении. Штрих-код предъявляется инспектору ГИБДД при проверке транспорта.
В 2024 году многие компании внедряют ЭПЛ, чтобы автоматизировать бизнес-процессы, сократить время формирования документа, обеспечить сохранность листов, упростить проверку транспорта на дорогах.
Кто заполняет электронный путевой лист
ЭПЛ состоит из разделов, которые называют титулами или файлами обмена информацией (ФОИ). Каждый раздел заполняет определенное лицо:
Перевозчик (собственник транспорта, арендатор, представитель перевозчика) запускает процесс создания ЭПЛ. Он формирует Титул 1 и вносит информацию о виде перевозки и сообщения, транспортном средстве, водителе, сроке действия документа.
Медицинский работник (штатная единица в компании или штатный сотрудник медицинской организации) проводит предсменный или предрейсовый медосмотр (очный или дистанционный с использованием специального медицинского аппарата), результаты которого заносит в Титул 2. Когда водитель вернется с поездки, медработник проводит послесменный и послерейсовый осмотр и заполняет Титул 6, если это требуется согласно правилам перевозки.
Механик (либо ответственный сотрудник) проводит технический осмотр транспорта и принимает решение о его выпуске или не выпуске на линию. Данные о результатах техосмотра и времени его проведения фиксируются в Титуле 3. Механик или другой ответственный за обслуживание транспорта работник заполняет Титул 4 с показаниями одометра при выезде автомобиля с парковки, и Титул 5 с показаниями одометра при возвращении транспорта с рейса.
Обязательными в ЭПЛ являются Титулы 1, 2, 4 и 5.
Титулы 3 и 6 опциональные — они заполняются, если законом предусмотрено проведение техосмотра перед выходом транспорта на линию и медосмотра после возвращения водителя из поездки.
Каждый ФОИ после заполнения подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) или неквалифицированной подписью (НЭП) Госключ. Медицинский работник подписывает электронный лист КЭП (приказ Минздрава от 30.05.2023 № 266н).
Айтиком.Логистика
Сервис обмена электронными перевозочными документами
Что нужно для работы с электронными путевыми листами
Заполнение и подписание ЭПЛ занимает значительно меньше времени и трудозатрат, чем оформление бумажного аналога. Каждый участник заполняет свою часть с рабочего компьютера и подписывает файл за один клик. Однако перед началом работы с ЭПЛ нужно пройти подготовительный этап:
выбрать оператора ИС ЭПД и подключиться к сервису электронных перевозочных документов;
обеспечить электронными подписями всех лиц, которые будут подписывать ФОИ ЭПЛ;
сформировать машиночитаемые доверенности (МЧД) на сотрудников для подписания путевого листа от имени компании.
Айтиком для работы с ЭПЛ и другими перевозочными документами разработала сервис Айтиком.Логистика. Предлагаем компаниям из транспортной сферы:
Подключиться к Айтиком.Логистика за 1 день. Сервис можно интегрировать с 1С или другой информационной системой компании. При API-интеграции подключение займет 5-10 рабочих дней.
Выпустить электронные подписи и МЧД в день обращения. Для массового выпуска подписей на территории работодателя можно воспользоваться сервисом Корпоративный Удостоверяющий центр.
При подключении до 1 августа 2024 года полнофункциональной версией Айтиком.Логистика можно пользоваться бесплатно и без ограничений 4 месяца — без обязательств по дальнейшему продлению сервиса и приобретению платного тарифа. Каждый желающий может бесплатно внедрить ЭПЛ и другие ЭПД в рабочие процессы и лично оценить преимущества электронного документооборота.
Напоминаем, что компания Айтиком имеет статус аккредитованного Минтрансом оператора ИС ЭПД, оператора ЭДО и МЧД, а также является аккредитованным Удостоверяющим центром. Подключим вашу компанию к Айтиком.Логистика, в режиме «единого окна» обеспечим сотрудников электронными подписями и МЧД для работы с ЭПЛ.
Как сформировать путевой лист в сервисе ЭПД
Приведем пример работы с путевым листом в сервисе Айтиком.Логистика.
После подключения к Айтиком.Логистика руководитель компании:
входит в систему по квалифицированной электронной подписи;
активирует сервис (проставляет отметку об активации);
проводит простую настройку личного кабинета, либо делегирует задачу администратору.
Лучше сразу внести сведения о водителях и транспортных средствах, чтобы в последующем не добавлять эти данные в ручном режиме. Данные можно загрузить «пакетом»:
По завершению настройки личного кабинета можно сразу приступать к оформлению путевого листа. Процесс состоит из следующих шагов:
Перевозчик (или его представитель) выбирает ЭПЛ, дает документу название, добавляет участников информационного обмена:
Формируется Титул 1. Перевозчик (или его представитель) заполняет файл обмена информацией и подписывает электронной подписью.
После подписания Титула 1 формируются Титулы 2 и 3. Механик и медицинский работник видят файлы в своих личных кабинетах, заполняют их по мере проведения техосмотра и медосмотра, а затем подписывают электронной подписью.
Обязательные для заполнения поля подсвечиваются в сервисе цветной заливкой.
После подписания титулов 2 и 3 формируется Титул 4. Ответственный сотрудник вносит показания одометра при выезде автомобиля с парковки и подписывает файл электронной подписью.
ЭПЛ передается оператором в государственную систему. На данном этапе формируется QR-код для водителя.
В сервисе появляется задача на заполнение Титула 5. Ответственное лицо вносит данные одометра по возвращению транспорта из рейса и подписывает файл электронной подписью.
На последнем шаге формируется Титул 6 для медработника, если послерейсовый/послесменный медосмотр предусмотрен сценарием.
Процесс оформления электронного путевого листа считается завершенным.
Все ЭПЛ сохраняются в системе, в любой момент нужный файл можно просмотреть или скачать. Внести изменения в подписанные ранее титулы уже не получится.
Как видим, процесс оформления ЭПЛ довольно прост. Все шаги в сервисе выполняются последовательно. Система подскажет, какие действия выполнять на каждом этапе.
Хотите перейти на электронные перевозочные документы? Оставьте заявку на подключение. Наши специалисты подключат вашу компанию к Айтиком.Логистика, настроят нужные сценарии работы с ЭПД, окажут консультационную и техническую поддержку.
Айтиком.Логистика
Сервис обмена электронными перевозочными документами
Реклама: ООО «АйтиКом», ИНН 7714407563, erid: LjN8KQccX
Начать дискуссию