Ответы на вопросы по использованию МЧД
1. От чего зависит порядок применения МЧД?
От требований конкретного ресурса или условий, прописанных в соглашении между сторонами, если такое было заключено.
Так, в зависимости от ситуации можно:
Передать контрагенту с пакетом подписанных электронных документов файл с МЧД или только уникальный номер доверенности.
Загрузить доверенность в личный кабинет информационной системы, либо указать в кабинете ее номер.
Чтобы не ошибиться с порядком использования МЧД, изучите требования площадок, где будет работать сотрудник (представитель).
Рекомендуем заключить с контрагентами и партнерами соглашение об обмене электронными документами в системе ЭДО, в том числе чтобы закрепить порядок предоставления машиночитаемых доверенностей.
2. Какие полномочия добавлять в МЧД?
Полномочиями называют права и обязанности, которые доверитель передает своему представителю. В машиночитаемую доверенность полномочия можно добавить:
В текстовом человекочитаемом виде. В этом случае перечень прав и обязанностей сотрудника (представителя) прописывается вручную в специальном поле. МЧД с текстовыми полномочиями требуют ручной проверки, так как не могут быть проверены информационными системами автоматически. Поэтому права и обязанности представителя указываются в текстовом виде обычно только в узких частных случаях, или когда необходимого машиночитаемого полномочия нет в справочнике.
В машиночитаемом виде. Такие полномочия выбираются из специальных справочников, имеют уникальный код и идентификационный номер. МЧД с машиночитаемыми полномочиями проверяются информационными системами автоматически.
Машиночитаемые полномочия (их еще называют монолитными) могут быть составными — когда на каждое глагольное полномочие ставятся определенные ограничения (исключительно для формата МЧД 003). Например, действие «подписывать» можно ограничить по типу документа, сумме, территории и др. В результате представитель наделяется более конкретными правами и обязанностями — допустим, подписывать не все электронные документы, а только договоры в Москве и Московской области на суммы не выше 1 млн. рублей.
Выбор полномочий зависит от требований ресурса, куда будет предоставляться машиночитаемая доверенность.
Важно. Площадки могут предъявлять собственные требования к составу полномочий представителя, как и к формату МЧД. Поэтому при формировании МЧД бывает трудно определить, какими именно правами и обязанностями нужно наделить представителя. На изучение требований площадок не всегда хватает времени и сил, особенно если компания выпускает большое количество МЧД на сотрудников для различных ресурсов. Поэтому в сервис Айтиком.Доверенности был добавлен реестр площадок с перечнем правильных полномочий для каждой. Пользователи могут выпускать МЧД быстро и, что особенно важно, безошибочно. Реестр постоянно обновляется и дополняется.
3. Как понять, из какого именно справочника выбирать машиночитаемые полномочия?
Машиночитаемые полномочия содержатся в разных справочниках, таких как:
Классификатор полномочий на портале ЕСНСИ.
Справочник представителя налогоплательщика.
Справочники полномочий СФР и ФНС.
Справочник значений для ограничений полномочий.
В сервисе Айтиком.Доверенности все процессы максимально автоматизированы. Достаточно выбрать тип доверенности (формат 5.01, 002, 003, для СФР и т.д.), обозначить тип полномочий (машиночитаемые или машиночитаемые составные), далее выбрать площадку и полномочия из списка, и, конечно, заполнить все остальные обязательные данные.
Обращение сервиса к справочникам и классификаторам остается для пользователей незаметным. Вы не сможете выбрать полномочие из неподходящего справочника — сервис просто не даст этого сделать.
В Айтиком.Доверенности также можно сформировать МЧД с текстовыми полномочиями.
4. На какой срок можно оформить машиночитаемую доверенность?
Ограничений в законах на текущий момент нет, а значит срок можно определить любой — месяц, год, 10 лет и др.
Учитывайте, что по статье 186 ГК доверенности, в которых не указан срок действия, сохраняют силу в течение 1 года с момента подписания.
Важно. Если выпускаете МЧД в порядке передоверия, то ее срок не должен быть больше срока материнской (корневой) доверенности.
5. Как внести изменения в выпущенную МЧД?
Электронная подпись на МЧД, как и на любом документе — это гарант неизменности файла после подписания. Поэтому внести изменения в выпущенную машиночитаемую доверенность нельзя, можно только ее отменить и сформировать новую.
Для ускорения процесса выпуска МЧД добавили в сервис Айтиком.Доверенности функцию клонирования. За один клик вы можете скопировать любую МЧД и изменить необходимые данные. Доверителю останется только подписать сформированную доверенность электронной подписью руководителя. Функция особенно полезна, когда нужно перевыпустить доверенности, у которых заканчивается срок действия или в которые были внесены неверные сведения.
6. Как сформировать универсальную МЧД?
Несмотря на то, что формат 003 называют универсальным, МЧД «для всего» пока что не существует.
В соответствии с законом №63-ФЗ «Об электронной подписи», информационные системы могут предъявлять собственные требованию к формату МЧД и полномочиям представителя. В настоящий момент требования ФНС, СФР, коммерческих площадок разнятся. Поэтому на сотрудников, как правило, необходимо выпускать две-три МЧД для представления интересов компании в различных системах.
7. Можно ли выпустить МЧД, если у представителя нет электронной подписи?
Да, это возможно. Машиночитаемую доверенность выдают лицу, и не имеет значения, есть ли у него электронная подпись — ее можно выпустить и позже.
МЧД формирует доверитель и подписывает электронной подписью руководителя, тем самым подтверждая факт передачи полномочий. Представитель в процессе выпуска никакого участия не принимает (однако его необходимо уведомить о выпуске МЧД и перечне полномочий).
Выпустите электронную подпись для любых задач за 15 минут в аккредитованном Удостоверяющем центре Айтиком:
точки выдачи и представительства во всех регионах РФ;
удаленный выпуск по действующей КЭП или биометрическому загранпаспорту;
самостоятельное продление подписи, выпущенной любым аккредитованным УЦ, за 5-10 минут в онлайн-сервисе.
Для выпуска подписи и получения консультации оставьте заявку.
8. МЧД нужно отменять при смене директора?
Не обязательно, так как доверенности выдаются не лично от директора, а от имени организации. Однако новый директор может проверить все оформленные МЧД и решить, доверять дальше данным представителям или все же отменить доверенности.
Нет требований об отмене МЧД, если:
был назначен новый генеральный директор;
сменились фамилии или паспортные данные сторон;
обновились реквизиты организации;
истек срок действия электронной подписи, которой была подписана доверенность.
Мы рекомендуем при наступлении указанных событий все же перевыпускать доверенности, потому что еще не сформирована судебная практика по МЧД.
9. Когда необходима отмена МЧД?
Все обстоятельства, при которых доверенность прекращает свое действие, указаны в статье 188 ГК. Это может быть смерть доверителя или представителя, признание любой из сторон недееспособной, истечение срока действия, отмена доверителем, отказ представителя от полномочий, банкротство лица, а также прекращение деятельности компании, выдавшей доверенность.
В случае с МЧД отмена при наступлении перечисленных выше обстоятельств не происходит автоматически. Доверителю необходимо подать заявление на сайте ФНС.
Также доверитель может отменить МЧД (в том числе выпущенную в стороннем сервисе) через Айтиком.Доверенности — быстро, бесплатно, с экспертной поддержкой. С нашим ведущим специалистом по направлению МЧД вы можете связаться напрямую в чате.
10. Возможно отменить безотзывную МЧД?
Отмена возможна в ряде случаев:
в доверенности были указаны основания для отмены;
прекратилось обязательство, ради которого и выдавалась доверенность — например, сотрудник заключил необходимую сделку;
представитель злоупотребил возложенными на него правами.
В последнем случае необходимо будет доказать факт злоупотребления в суде.
11. МЧД выпускают только на сотрудников?
Не обязательно.
Компания может выдать машиночитаемую доверенность подрядчику — например, ИП, которому передали некоторые участки бухгалтерии на аутсорсинг.
12. Что делать, если регистрация МЧД на сайте ФНС недоступна?
Выпустили МЧД, но не можете ее зарегистрировать, потому что сайт налоговой временно не работает?
На деле такую МЧД можно использовать, если третья сторона (принимающая) с этим согласна, или в соглашении об ЭДО допускается обмен незарегистрированными доверенностями. К тому же такая МЧД все равно считается юридически значимой, так как подписана квалифицированной электронной подписью доверителя.
Третья сторона не готова принимать незарегистрированную доверенность? Имеет право, ведь ответственность за проверку доверенностей лежит именно на том, кто принимает электронные документы с МЧД. В этом случае придется подождать, когда работоспособность сайта ФНС будет восстановлена и зарегистрировать МЧД.
При выпуске МЧД в сервисе Айтиком.Доверенности проблемы с регистрацией маловероятны, так как сервис подключен напрямую к блокчейн ФНС и регистрация проходит вне зависимости от доступности сайта ведомства.
13. Как руководителю филиала передоверить полномочия сотруднику?
Руководитель филиала — это физическое лицо, которое действует от имени организации на основании доверенности и применяет для рабочих задач электронную подпись физлица.
Как физическое лицо руководитель филиала может передоверить часть своих прав и обязанностей сотруднику только через нотариуса (для форматов МЧД 003 и 5.02), или через приложение «АРМ Доверенности» (при формировании МЧД для СФР). Для формата 5.01 передоверие не предусмотрено.
Важно. При передоверии полномочия не утрачиваются первым представителем.
Остались вопросы по МЧД? Задайте вопрос напрямую ведущему эксперту Айтиком в Telegram-чате.
Оставьте заявку на консультацию и получите бесплатный чек-лист по использованию МЧД
Реклама: ООО «АйтиКом», ИНН 7714407563, erid: 2W5zFGQ8zEc
Начать дискуссию