На что уходит время бухгалтера (спойлер — про чай с печеньками тоже будет)

Почему бухгалтер ночует на работе, проводит там выходные и праздники? Возможно он фанат своего дела или строит карьеру? Мы, постоянно общаясь с бухгалтерами, выяснили, по каким причинам рабочего времени не хватает даже профи, что за монстры пожирают бухгалтерскую свободу.

№ 1. Бюрократия

Бухгалтер, как и любой сотрудник, подчиняется правилам организации, в т.ч. правилам документооборота. Но в стремлении к порядку руководство иногда проявляет излишнее усердие, в результате место хаоса занимает вовсе не порядок, а бюрократия.

Согласовывать, подписать, переделать, снова согласовать и так по кругу.

Мы считаем, что в бухгалтерию должны поступать уже готовые документы, которые остается только завести в программу, но возможно это где-то в параллельной реальности, а не у нас в стране. Да и менталитет — «без бумажки ты букашка» продолжает работать.

Яркий пример из одного реального строительного магазина — чтобы получить товар, надо позвать продавца, выписать у него бумажку (несколько, если вы хотите купить товар в разных отделах), потом с ней пойти в кассу, оплатить, получить еще одну бумажку, уже для склада, отправиться в зону выдачи (это другое крыло), получить талон (прекратите улыбаться!), потом подождать в очереди и, наконец, получить свой товар. Думаете все? Нет — надо еще одну бумажку отдать охране, чтобы пропустила, а то вдруг вы что-то крадете. Про возврат рассказывать?

Избавиться от бюрократии сложно, проще сменить место работы.

№ 2. Управленка

Не секрет, что налоговый, бухгалтерский и управленческий учет, как правило, далеки друг от друга. Налоговый — для ФНС, бухгалтерский — для общего развития, управленческий — для руководства и учредителей.

Т.е. по факту каждую операцию бухгалтер фиксирует минимум дважды — в целях учета «для всех» и «для своих».

Например, ООО «Основа» купило у ООО «Вторичка» товар, но у обеих организаций один и тот же владелец. Груз мог даже склад не покидать, в то время, как в учете каждой организации нужно отразить доход или расход, движение по счетам, оформить несколько документов.

В реале собственник хочет знать — сколько у него осталось на складе товаров и всего денег на счетах. А тут даже раскладка не менялась, но это тоже надо понять и в управленке отразить.

Вот и ведет бедный бухгалтер таблички, перекраивает и объединяет оборотки, сводит вместе данные сразу по двум организациям. Мы знаем у вас таких может быть не две, а 3, 5, 10... И вот этот ворох первички, который нужен кому? Точно не собственникам.

Если ведете несколько компаний и тихонько зарастаете первичкой, вам поможет КНАП. Мы возьмем на себя обработку первичных документов и ввод их в 1С. Вы можете сосредоточиться на кадрах, управленке и отчетности, сделав работу группы компаний гораздо эффективнее.

№ 3. Законодательство

Начало года, как снежная лавина — не успеваешь войти в офис после праздников, а тут тебе и горы писем, и поставщики «давай сверяться!», и ФНС уже пару требований подкинула. Но самое главное — с 1 января наверняка вступили в действие какие-то законы. Принятые 31 декабря под бой курантов!

Тут прямые выплаты ввели, там сумму патента поменяли, здесь маркировка нагрянула, а впереди онлайн-кассы у ИП, что-то там с ЭЦП в налоговой, в общем не жизнь, а сплошное развлечение.

Говорят бухгалтера любят чай с печеньками, так вот ответственно заявляем — любят! Потому что под ароматный English Breakfast и «юбилейное» лучше заходит чтение ленты новостей по очередным изменениям в НК.

№ 4. Проблемы с софтом

«Оно само» и «я ничего не нажимала» — забудьте про эти стереотипы. Бухгалтер, вопреки анекдотам, опытный юзер самых распоследних приложений, сервисов и программ. У него в арсенале и облачная 1С, и всякие там онлайн-кассы, и Меркурий с ЕГАИСом.

Современный бухгалтер без базовых знаний системного администрирования долго в профессии не проживет. Но и быть всемогущим не может. Сырое обновление способно внести путаницу в красиво начисленные налоги, сайт госзакупок вдруг плюнет в лицо очередным «Ведутся технические работы». Даже установка сертификатов для электронных подписей превращается иногда в квест на выживание.

В итоге, вместо того, чтобы спокойно работать, приходится сотни раз обновлять страницы, перезагружать документы, устранять последствия неудачных обновлений. Если «повезло» работать в организации, которая использует не готовые конфигурации 1С, а серьезно доработанные, то наши вам соболезнования.

Еще один убийца тайм менеджмента бухгалтера найден. Переходим к самому вкусному.

№ 5. Дебиторка

По-хорошему, звонить клиентам и напоминать, что сроки оплаты не то, чтобы прошли, а уже пробежали, должен менеджер, который с этими клиентами работает, а в запущенных случаях руководитель или юрист.

Однако,отдел продаж клиентов холит и лелеет, поэтому стать орудием возмездия поручают бухгалтеру. Грозным голосом напугать должника, который, по мнению руководства, должен трепетать перед словами «главный бухгалтер» получается не всегда.

Бывают и казусы, когда директор или кто-то из менеджеров изменил условия договора (причем устно) и не предупредил. В итоге краснеть приходится уже не дебитору, а бухгалтеру, пусть и незаслуженно.

Борьба с нерадивыми плательщиками — еще один пожиратель бухгалтерского времени.

№ 6. Первичка

Это прямо наша любимая тема! На первичные документы уходит львиная доля рабочего времени. Вот с чем сталкивается бухгалтер:

• Документы представлены не полностью, например, есть акт с НДС, но нет счет-фактуры — надо просить донести;
• Отсутствуют обязательные реквизиты (номер, дата, подписи и т.д.) — придется возвращать, чтобы все исправили, принять к учету такой документ нельзя;
• Документы вообще не принесли — к примеру, есть оплаченные услуги поставщика, он утверждает, что все отгружено, а в бухгалтерии ничего нет и на Дебете счета 60 висит аванс — придется пытать кладовщика, директора и прочих ответственных лиц;
• ОЧЕНЬ много авансовых отчетов — причем, практически нигде работники сами их не пишут, они просто приносят пачку чеков, билетов, квитанций и прочего добра бухгалтеру;
• Объемные накладные — строительство, производство, торговля, в таких сферах всегда много номенклатуры и входящих документов на сотни строк, тут может помочь ЭДО, но мы уже писали, что не всегда;
• Пересортица номенклатуры — одни и те же позиции вводятся несколько раз просто потому, что имеют другой артикул производителя или непохожее наименование, отслеживать дубли или разбираться в соответствии позиций друг-друг бухгалтеру попросту некогда, да и компетенции может не хватать.

С последними тремя пунктами бухгалтерского апокалипсиса успешно борется КНАП. Да, мы любим себя хвалить, ведь есть за что — нами обработано уже более 5,5 миллионов (!) сканов документов и 125 бухгалтеров получили больше свободного времени. Чувствуем вы уже на калькуляторе делите документы на бухгалтеров ;)

№ 7. Общение с налоговой

Спасибо электронной отчетности — напрямую общаться с ФНС совсем не обязательно. Но она умудряется достать работников бухгалтерии даже на расстоянии — шлет требования и запросы.

Требования, если успевает по срокам камералки, запросы — если нет. И вроде бы на первые отреагировать надо обязательно, а на вторые можно забить, но кто ж так делает?

Эпистолярный жанр бухгалтерами хорошо освоен. Обычно у них даже есть заготовки, в которых достаточно просто поменять номера/даты. Но каждое требование все-таки приходится внимательно (нет ли подвоха?) прочитать, потом обратиться к отчетам, о которых идет речь. Например, поднять 6-НДФЛ и РСВ за 3-й квартал 2020 и посмотреть вправду ли не совпадает количество сотрудников там и там, и почему.

№ 8. Поручения руководства и не только

Не секрет, что бухгалтер малого предприятия это универсал. Он не только выполняет непосредственные обязанности, но и какие-то смежные задачи. К примеру, готовит заявки на кредит, коммерческие предложения, котировки для торгов, заявления на регистрацию ИП и т.д. Про кадры, наверное, и упоминать не стоит.

Но эти задания еще можно понять, особенно, если за них готовы доплачивать, а вот что еще поручают бухгалтерам:

• Сделать 3-НДФЛ директору (его свату, брату, троюродной тете) или любому другому сотруднику. «Тыжбухгалтер» во всей красе;
• Отвезти документы клиенту (все равно по дороге, и не важно, что тебе в Южное Бутово, а клиент в Северном Медведково);
• Сделать 5, нет 10, нет 20 копий трудовой книжки. В смысле зачем? Кредит буду просить в банках! Кстати, еще столько же 2-НДФЛ. Минут через пять зайду!
• Найти что-то в интернете — телефон парикмахерской, адрес гостиницы, стоимость гравицапы, как сделать самогонный аппарат в домашних условиях. Дорогие, директора, очень просим (мы и ваши бухгалтера, пусть и не вслух) — наймите уже для этого секретаршу!

Наш ТОП закончился. Мы не понаслышке знаем о труде бухгалтеров, о том, как нелегко им приходится, особенно в период отчетов. Наш сервис КНАП мы создавали в первую очередь для них, чтобы кроме работы в жизни бухгалтера было время на семью, друзей и, конечно, для себя.

Наш сервис даст вам свободу от бумаг!

Забудьте про горы первички и ненавистные авансовые отчеты

Пусть за вас работает КНАП! 0 ₽ за первые 100 документов!

Оставьте ваши контанты в форме ниже, мы с вами свяжемся, проконсультируем и поможем подключиться к сервису:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным