Привычно считать, что раз что-то автоматизируют, значит собираются избавиться от людей. А что, вот заводы по сборке авто работают таким образом. Человек контролирует результат и выполняет какие-то определенные манипуляции, но основную часть делают машины, роботы. Однако, бухгалтерам не стоит опасаться конкуренции с этой стороны и вот почему...
Чего не сделает робот
Не сможет быть многофункциональным. Вам все равно требуются несколько программ или сервисов для работы. Невозможно в одном собрать абсолютно все, что надо организации. А вот бухгалтер объединяет в себе множество навыков и способностей, и даже по несколько профессий.
Он будет принимать решения, основанные на определенном алгоритме и установках. Машина ищет самые правильные (с ее точки зрения) решения, но они не всегда соответствуют реальности. К примеру, искусственный интеллект может отклонить какой-то вариант проведения хозяйственной операции, как рискованный, а ведь как говорится — кто не рискует, тот не пьет шампанского.
Бухгалтер подходит к решению каждой задачи индивидуально, не использует шаблонные методы, учитывает специфику и личный опыт. Робота придется обучать — как поступить, если вдруг ему попадется документ, оформленный не по стандарту, если этого не сделать, то он вообще не сможет его обработать, или обработает неправильно.
Кстати, в КНАП мы тоже работаем с разными документами, они поступают к нам в различных форматах и даже качество самих документов иногда оставляет желать лучшего (некоторые выглядят так, как будто они ветераны военных действий) и да, если наши роботы не справляются сами, они просят о помощи оператора-человека.
Робот не может учитывать человеческий фактор. Например, бухгалтер Мария Ивановна точно знает, что работники врут. Это как с пациентами и врачами (помните доктора Хауса?) — пациент всегда врет. И она знает, что водитель Кузнецов вовсе не передал документы в бухгалтерию, а как обычно оставил в машине и уехал в рейс, но признаваться не хочет. Поэтому убеждает главбуха, что он все сдал.
Робот будет работать по факту: есть документ — провожу, нет — значит нет. У него не возникнет сомнения — не забыл ли кто-то из сотрудников передать накладные или счета.
Как автоматизация помогает бухгалтерии
Давайте признаемся, что сдавать отчеты в электронном виде бухгалтерам нравится. Можно ностальгировать о душевных беседах в очередях, перепалках с налоговыми инспекторами (помните, раньше налогоплательщик закреплялся за конкретным инспектором и к одним шли как на праздник, а к другим как на каторгу), а еще это был повод уйти с работы пораньше. Кто посмеет остановит главбуха после фразы «Я в налоговую, вряд ли сегодня еще приеду»?
С другой стороны, сейчас — загружаешь или создаешь отчет в программе, пара движений мышкой, пара кликов и декларация уже в ФНС.
Мы в блоге уже рассказывали, что всеобщий электронный документооборот в будущем вовсе не миф, а реальность. Вот посмотрите хотя бы, что говорит о результатах работы ФНС за 2020 года министр финансов Антон Силуанов:
«Те задачи, которые мы вместе формировали по наполнению бюджета, выполнены: более 28 трлн рублей было собрано в бюджеты всех уровней. В этот сложный период ФНС России обеспечила создание блокчейн-платформы для поддержки бизнеса — льготного кредитования. Система ЕГР ЗАГС позволила оперативно оказать материальную поддержку семьям с детьми. Также была создана цифровая платформа сбора и анализа данных по налоговым расходам, отменены неэффективные льготы. Работа ККТ дала возможность формировать массив статистической информации в режиме реального времени. При подготовке управленческих решений эти данные Налоговой службы как никогда востребованы».
Выделили отдельные фразы уже мы, чтобы показать — большая часть работы налоговой службы сейчас связана с цифровой информацией, специальными сервисами и платформами, куда данные поступают в электронном виде. От предпринимателей она тоже ждет плавного, но неотвратимого перехода на ЭДО.
Примером может служить маркировка — к 2024 году планируется, что все товары в России будут маркироваться, а все их перемещения, вплоть до конечного потребителя, фиксироваться. Причем обмен документами по маркированным товарам происходит исключительно через ЭДО.
А недавнее нововведение в виде сервиса электронных чеков «Мои чеки онлайн»? Вы уже проверяли — какие ваши покупки в нем отражены?
Поэтому уже сейчас стоит задуматься — будете вы бухгалтером-старовером с кипами бумажных документов или перейдете на более комфортный уровень работы.
Избавьтесь от первички!
Передайте роботам КНАП заботы о самой рутинной части вашей работы
Вспомните, что мы рассказывали о восстановлении учета, можно дням и ночами сидеть за компьтером, обложившись коробками с документами, которыми никто не занимался несколько лет, а можно просто подключить сервис, в который документы можно загрузить даже с телефона. Поручите роботам выполнять текучку (кстати, в этом их огромный плюс — они не устают и работают круглые сутки, даже кофе не пьют) и получите быстрый и качественный результат, потому что документы не просто распознают и загрузят, но и проведут по счетам учета. А вам остается спокойно работать с готовой базой.
Как ни странно, но главбух может не просто облегчить себе работу с помощью автоматизации, но и начать больше зарабатывать.
Вот смотрите. Редко когда в малом бизнесе главбух ведет одну организацию. Обычно существует некая группа компаний и ИП, связанных между собой или объединенных собственниками (только тссс, налоговой не скажем).
Как это начинается — открывается ООО, потом руководитель захочет привлечь к работе какого-нибудь родственника — ИП, потом сам открывает ИП, потом открывает еще одну организацию, потому что решил дополнительно заняться ресторанным бизнесом, а название прежней компании «Топор и рубанок», торгующей ручным инструментом, как-то не вяжется с гламурным рестораном или нашел соучредителя и тот хочет отдельное совместное предприятие.
И все эти компании и предпринимателей ведет один главный бухгалтер. Но, конечно, одно дело справляться с небольшими объемами работы, другое — с целым разношерстным комплексом, который и внутри себя тоже взаимодействует. В результате главбух обрастает помощниками — бухгалтером по материалам, по зарплате, по банку и кассе и т.д.
Увеличивается штат бухгалтерии и расходы на сотрудников (к зарплате всегда надо плюсовать еще как минимум 40% сверху — на взносы и всякие непредвиденные выплаты). А работники не буратины, они «настоящие мальчики», живые люди — могут заболеть, улететь в отпуск в другую страну (о, ужас, даже без рабочего ноутбука!), в выходной выключить телефон или внезапно уволиться по семейным обстоятельствам. Женщины еще и в декрет выходят.
Приходит новый сотрудник — его надо ввести в курс, обучить. Если он опытный и курс молодого бойца не требуется, значит будет просить зарплату повыше. В общем куда ни кинь...
Но ведь можно поступить проще — вложиться в автоматизацию. Большую часть процессов легко и недорого можно автоматизировать. Если ЭДО внутри компании может быть дорогостоящим удовольствием, то вот получать электронные документы от контрагентов можно даже бесплатно (читайте наш предыдущий пост).
Что еще можно автоматизировать:
- ввод в 1С: Бухгалтерию первички (с КНАП конечно же);
- загрузку выписок из банка и их проведение;
- подтверждение требований из ФНС (чтобы не пропустить срок и не схлопотать блокировку счета);
- обработку писем, договоров и других объемных текстовых документов — существуют программы, которые их распознают и превращают в обычный файл, который можно открыть в WORD или переводят в формат PDF (редактируемый). Так можно взять за основу какие-то юридические документы, составлять протоколы разногласий, не перенабирая текст со сканов, готовить собственные письма или коммерческие предложения по образцам;
- расчет заработной платы и формирование кадровых документов, для этого подойдет специализированная программа (к примеру 1С:Зарплата и Управление Персоналом);
- для ИП, если у него достаточно простой режим налогообложения (патент, УСН «доходы»), можно использовать инструменты, предлагаемые банками — встроенные сервисы онлайн-бухгалтерии, где формируется отчетность и платежки для перечисления налогов и взносов;
- заведение отчетов по онлайн кассе можно автоматизировать через ОФД, в личном кабинете настроить интеграцию с программой и выгружать в нее необходимые данные.
Обратите внимание, что часть сервисов автоматизации вообще бесплатная!
В результате главбух, организовав грамотную автоматизацию для своей группы компаний и ИП, получает возможность продолжать работать одному или с минимумом помощников. У нас даже есть подобный пример — Екатерина, бухгалтер-аутсорсер из Москвы, которая ведет 30 компаний, причем активно работающих. Но расширение обязанностей и прибавление новых предприятий — это повод для прибавки к заработной плате.
Мы знаем, что вы сейчас скажете — ну да, а директор такой «так у тебя все автоматизировано, за что доплачивать то?».
Но, во-первых, никто не заставляет вас под пытками рассказывать ему о маленьких бухгалтерских секретах, типа бесплатной онлайн-бухгалтерии в банке.
Во-вторых, выжбухгалтер и сможете посчитать ему выгоды от внедрения технологий в цифрах, в крайнем случае нарисуйте диаграмму, картинки проще воспринимаются.
В-третьих, предложите альтернативу — замену вашим рутинным обязанностям. Например, скажите, что сможете вплотную заняться вопросами управленки и оптимизацией расходов, будете более тщательно прорабатывать дебиторку, возьметесь за договорную работу — поищите слабые места в действующих контрактах и придумаете как их обойти в будущем и т.д.
В любом случае вы не будете уже ограничены первичкой и бухучетом, а расширите сферу своего влияния, это, кстати, может позитивно сказаться и на карьерном росте. Может через какое-то время вы захотите не просто считать чужие деньги, а открыть собственный бизнес. Ну а как его автоматизировать, вы уже знаете ;)
Свободу бухгалтеру!
Избавляйтесь от текучки или создавайте свой бизнес с КНАП. С нами уже более 1000 организаций
Оставьте заявку на подключение или консультацию!
Впишите контакты в форму ниже, мы вам перезвоним, ответим на вопросы о сервисе, поможем выбрать тариф и подключиться
Комментарии
4Без устроенного автоматизированного учёта на работу не устраиваюсь. Сразу предупреждаю и предлагаю сервисы уже известные мне.
Я вот стала брать ан обслуживание ИП только при условии электронной отчетности. не хотят - сами делают и сдают отчеты ногами)
Везёт вам, а я вот бьюсь со своим ипшником, всё бесплатные программы сама подключила, а на платные ему жалко. Попробую ещё один подход осуществить, спасибо автору
Многофункциональности не хватает роботам, но им этого и не надо, человек всё равно должен на последнем этапе кнопку нажимать