Что такое онлайн-касса
Закон 54-ФЗ вступил в силу в 2003 году, в 2016 году в него внесли поправки и обязали бизнес использовать именно онлайн-кассы. До этого ККТ записывали данные в фискальную память, и информация о расчетах в ФНС оперативно не поступала.
Онлайн-касса — это аппарат с фискальным накопителем (ФН) внутри. ФН — чип, который хранит все данные о чеках и передает их посреднику — оператору фискальных данных (ОФД), а он уже отправляет их в ФНС. При расчете с помощью онлайн-кассы продавец обязательно должен выдать покупателю чек.
Данные с кассы передаются в налоговую в режиме онлайн. Часто у предпринимателей возникает вопрос — что будет, если прервался доступ к интернету?
Тогда ФН сохранит информацию о каждой покупке и передаст ее в налоговую, когда появится связь. Если в течение 30 дней связь с интернетом не восстановится, ФН автоматически блокируется, и регистрировать продажи не получится.
Благодаря онлайн-кассам налоговая знает доход каждой торговой точки. Продавец не может изменить информацию в ФН, а значит, не получится умышленно занизить выручку и заплатить меньше налогов. Благодаря онлайн-кассам бизнес становится более прозрачным для государства, а налоговым органам проще проверять предпринимателей.
Кому нужно устанавливать онлайн-кассу
54-ФЗ обязывает использовать онлайн-кассы практически всем компаниям и предпринимателям, которые реализуют товары, работы или услуги физическим лицам.
Также кассу нужно применять тем, кто продает что-либо представителям организаций и другим предпринимателям, которые платят в торговой точке картой или наличными.
Кроме того, онлайн-касса понадобится организациям и ИП, которые принимают деньги на счет от физлица без статуса ИП. Покупатель может оплатить товары или услуги банковской картой на сайте, с помощью системы быстрых платежей или перевести платеж по реквизитам.
Кто может работать без кассы
Некоторые категории бизнеса могут работать без кассы, например:
Предприниматели на специальных налоговых режимах: налоге на профессиональный доход и автоматизированной упрощенной системе налогообложения.
Компании и ИП, которые ведут деятельность в труднодоступных и на отдаленных территориях. Список таких районов устанавливают власти региона, где работает продавец.
Интернет-магазины, которые принимают оплату через посредника: наложенным платежом в почтовом отделении, через платежные сервисы.
Предприниматели и компании, которые продают бумажные газеты и журналы, ценные бумаги, продукцию на ярмарках и выставках.
Продавцы кваса, молока, растительного масла в розлив.
Приемщики стеклопосуды и сырья на утилизацию, кроме лома цветных, черных, драгоценных металлов, драгоценных камней.
Компании и ИП, которые ремонтируют ключи, обувь.
ИП-арендодатели жилых помещений.
ИП на патенте, которые занимаются определенными видами деятельности — например, пошивом одежды или ремонтом мебели.
Полный список таких компаний и предпринимателей устанавливает ст. 2 закона 54-ФЗ.
Что будет, если не использовать онлайн-кассу или не предоставить чек покупателю
Если предприниматель или компания не используют онлайн-кассу, а по закону делать это обязаны, им грозит штраф по ст. 14.5 КоАП. Примеры нарушений и размеры штрафов — в таблице:
Правонарушение | Штраф для должностных лиц | Штраф для юрлиц |
Торговля без ККТ | 25-50% от суммы расчета, но не менее 10 000 руб. | 75-100% от суммы расчета, но не менее 30 тысяч рублей |
Невыдача кассового чека покупателю | до 2 000 руб. | до 10 000 руб. |
Непробитие чека на онлайн-кассе | 25-50% от суммы выручки, которую получили без использования ККТ, но не менее 10 000 руб. | 75-100% от суммы выручки, которую получили без использования ККТ, но не менее 30 тысяч рублей |
Как выбрать кассу
Общие требования
Налоговая публикует на своем сайте список ККТ, которые одобрены к использованию. Если касса, через которую предприниматель проводит расчеты с покупателями, отсутствует в этом реестре, то ФНС приравняет это к неприменению кассы.
Отдельный реестр есть у налоговой и для ФН. Без накопителя, который входит в список, использовать ККТ нельзя.
В реестре налоговой 214 онлайн-касс, и он постоянно обновляется. Глобально модели ККТ можно разделить на два класса — стационарные и облачные.
Стационарная касса
Это касса, которую продавец устанавливает у себя в торговой точке. Такую ККТ должны использовать те, кто продает товары или оказывает услуги на территории своего предприятия. Это офлайн-магазины, торговые точки в ТЦ, салоны красоты, вокзалы, билетные киоски, офисы управляющих компаний и ТСЖ.
Торговая точка принадлежит продавцу на правах аренды или собственности. Чек он выдает покупателю в бумажном или, при его согласии, в электронном варианте.
Такие кассы могут быть в виде:
Готового устройства со встроенной кассовой программой, дисплеем, чекопечатающим механизмом. В такое устройство продавец вносит названия своих товаров, с помощью него пробивает чек и отправляет его покупателю.
Мобильные смарт-терминалы от LIFE PAY подойдут для маленьких торговых точек и служб доставки. Они имеют разъем для сим-карты и аккумулятор, который позволяет кассе непрерывно работать в течение 24 часов. Большинство мобильных смарт-терминалов поддерживают оплату тремя способами: наличными, банковскими и бесконтактными картами.
Фискального регистратора, который представляет собой аппарат с ФН и чекопечатающим устройством, но без дисплея и кассовой программы. Такой вид кассы можно подключать к компьютеру, ноутбуку, смартфону или планшету. Чтобы регистрировать продажи, нужно купить еще и программу.
Кассовая программа LIFE POS — удобное решение для розничной торговли, сферы услуг и ресторанного бизнеса. Приложение позволяет наполнять корзину сканированием, с помощью каталога и свободным вводом. Программу можно интегрировать с учетными программами, CRM-системами, CMS и электронными корзинами.
LIFE POS поддерживает работу с маркированными товарами: позволяет сканировать через приложение и выводить товар из оборота после продажи.
Облачная касса
Достаточно много сфер бизнеса, где покупатель и продавец при расчетах между собой физически не контактируют. Им подойдет облачная касса.
Облачная касса находится в специальном дата-центре, а предприниматель пользуется ей на расстоянии. Она формирует электронные чеки, которые продавец может отправить покупателю на электронную почту или в смс-сообщении.
Облачную кассу могут использовать:
Те предприниматели и компании, которые физически не контактируют с покупателем при продаже товара и пробитии чека. Например, интернет-магазины, где покупатель совершает заказ на сайте или в мобильном приложении и оплачивает его там же картой или через СБП.
Продавцы, которые применяют автоматические устройства для расчета. К ним относятся, например, вендинговые автоматы, автомойки, автоматы для продажи билетов.
Продавцы товаров и услуг, которые контактируют с покупателем при расчете, но: если платеж принимает курьер при доставке заказа, если покупатель оплачивает проезд водителю или кондуктору на в салоне транспортного средства, специалисты, которые оказывают услуги на выезде.
Облачная касса LIFE PAY — отличное решение для интернет-магазинов, служб доставки, страховых компаний, служб пассажирских перевозок, торговых точек на выезде.
Работа с такой кассой полностью соответствует 54-ФЗ. А еще:
Облачная касса от LIFE PAY помогает бизнесу сэкономить на оборудовании. Предприниматель берет кассу в аренду, а не покупает.
Одна облачная касса заменяет несколько стационарных. Не придется выдавать ККТ каждому курьеру или водителю. А значит, компания также сэкономит деньги.
Касса находится в дата-центре — риск, что она сломается, минимален. За техническим состоянием и исправной работой регулярно следят специалисты поставщика услуг.
LIFE PAY имеет более 40 готовых интеграций с CRM- CMS- и большинством популярных программ. Благодаря им можно быстро обмениваться данными о продажах между кассой, сайтом, и программами для торгового, складского и бухгалтерского учета.
Что делать с онлайн-кассой после покупки
Новую кассу обязательно нужно зарегистрировать в налоговой. Для этого необходимо:
Выбрать ОФД из реестра ФНС и заключить с ним договор — без этого поставить кассу на учет не получится.
Обратиться в налоговую и получить электронную подпись, чтобы подать заявление на регистрацию. ЭП можно получить у доверенных лиц удостоверяющего центра ФНС России.
На сайте налоговой или в личном кабинете организации отправить заявление на регистрацию ККТ в разделе «Учет контрольно-кассовой техники».
Если проверка будет успешной, в личном кабинете появится регистрационный номер кассы, который записывают в ККТ.
Касса распечатает отчет о регистрации. Эти данные нужно ввести в личном кабинете.
Получить карточку регистрации онлайн-кассы и внести параметры регистрации в личном кабинете на сайте ОФД.
Подключить облачную кассу LIFE PAY намного проще: специалисты возьмут на себя всю работу по регистрации онлайн-кассы в ОФД и ФНС, помогут выпустить ЭП и создать для вас учетную запись в личном кабинете Life Pay. После этого вы сможете принимать оплату и выдавать чеки.
Как избежать штрафов из-за кассового чека
Объясняют эксперты в инструкции
Забирайте чек–лист «Как правильно формировать чек и не попасть под штрафы» бесплатно
Реклама: ООО «ПСП», ИНН: 9701010050, erid: LjN8KA4Gp
Начать дискуссию